Mô hình Scanner tự phục vụ (Self-Service Scanner) – Xu thế mới trong môi trường Thư viện

Tác giả: Nhóm kỹ thuật – nghiệp vụ, Công ty Cổ phần Thông tin & Công nghệ số

Thế kỉ 21 là thời đại của thông tin tri thức. Thông tin đã trở thành một nguồn tài nguyên, một nguồn lực phát triển của mỗi quốc gia, vì vậy vai trò và nhiệm vụ của các cơ quan thông tin thư viện ngày càng được khẳng định. Để nâng cao vai trò của mình trong kỷ nguyên thông tin, thư viện ngày nay không chỉ đáp ứng, làm thỏa mãn nhu cầu tin của bạn đọc mà còn đa dạng hóa các sản phẩm, dịch vụ thông tin – thư viện.

Từ những nhìn nhận, đánh giá về nhu cầu sử dụng dịch vụ sao chép, in ấn tài liệu của bạn đọc, bài viết đề cập đến một mô hình mới đang được sử dụng phổ biến trên thế giới hiện nay: “Mô hình Scanner tự phục vụ- Self-Service Scanner ”. Từ đó nhìn nhận thực trạng khi áp dụng mô hình này tại hệ thống thư viện Việt Nam.

1. THỰC TRẠNG NHU CẦU SAO CHÉP TÀI LIỆU CỦA BẠN ĐỌC TẠI THƯ VIỆN

          Công tác bạn đọc hay việc tổ chức phục vụ tài liệu cho bạn đọc là một hoạt động của thư viện nhằm thúc đẩy, phát triển và thoả mãn nhu cầu, hứng thú đọc tài liệu thông qua việc tuyên truyền, hướng dẫn và cung cấp tài liệu dưới nhiều hình thức. Theo quan điểm trong lĩnh vực Thông tin- Thư viện, thư viện được chia thành hai bộ phận: bộ phận nghiệp vụ và bộ phận phục vụ. Và theo đó, khâu nghiệp vụ là nơi tạo ra các sản phẩm và dịch vụ, đưa ra khâu phục vụ bạn đọc. Tuy nhiên dù tài liệu chúng ta có xử lý tốt tới đâu nhưng không có người dùng tin đến thì coi như tài liệu “chết”. Vì vậy, đòi hỏi các cán bộ thư viện phải là nhưng người tạo ra nhu cầu tin, kích thích nhu cầu tin của người dùng tin, để họ chủ động đến với mình. Đồng thời công tác bạn đọc còn là tấm gương phản chiếu hình ảnh của thư viện, thước đo hiệu quả luân chuyển tài liệu và không thể không kể đến tác dụng thư viện đối nó đối với đời sống.

          Nhận thức được đầy đủ vai trò và ý nghĩa to lớn của công tác phục vụ bạn đọc trong thư viện nói riêng và trong xã hội nói chung, khi mà nhu cầu của người dùng tin về sản phẩm và dịch vụ thông tin ngày một tăng theo chiều hướng phát triển của nguồn lực thông tin, vì thế bên cạnh sản phẩm thông tin truyền thống, các thư viện cần tạo ra những sản phẩm và dịch vụ mới, giúp bạn đọc sử dụng thư viện một cách hữu ích.

        Một trong số đó, ở hầu hết các thư viện nhu cầu sử dụng dịch vụ photocopy tài liệu của bạn đọc là rất cao và vô cùng quan trọng.  Để đáp ứng nhu cầu đó, đa phần các thư viện lựa chọn cho bạn đọc sử dụng dịch vụ photocopy tài liệu tại thư viện, hoặc cho các đơn vị kinh doanh photocopy thuê địa điểm. Tuy nhiên bằng những hiện trạng trong thực tế, không thể phủ nhận những hạn chế của việc photocopy tài liệu: về chi phí giấy và mực in; việc sử dụng máy photocopy sẽ gây hư hại tới gáy sách và hơn nữa từ phía người sử dụng dịch vụ, gây khó khăn trong việc bảo quản, lưu trữ  tài liệu, đặc biệt là không có khả năng chỉnh sửa, tái sử dụng.

          Theo thống kê của Bộ Công thương, năm 2012 cả nước có tới 2,9 triệu tấn giấy đã được tiêu thụ, cho thấy văn bản, tài liệu bằng giấy vẫn tiếp tục là phương tiện quan trọng trong mọi hoạt động;  90% thông tin quan trọng đều được thể hiện trên giấy và 70% giao dịch có thể bị phá hỏng nếu như văn bản bằng giấy thất lạc. Tỉ lệ thất lạc tài liệu giấy rất cao, có 7% tổng số tài liệu trong một công ty hay cơ quan bị mất hoàn toàn, 3% tổng số tài liệu bị nhầm lẫn.

Có thể thấy, đây là tình trạng chung trong mọi hoạt động ngành nghề, đặc biệt là trong môi trường giáo dục tại Việt Nam hiện nay.

          Vậy giải pháp nào cho nhu cầu ngày một tăng cao về photocopy, scan tài liệu của bạn đọc trong thư viện?

2. MÔ HÌNH “SCANNER TỰ PHỤC VỤ- SELF SERVICE SCANNER”

          Trên thực tế, những tiện ích của việc scan tài liệu lưu trữ file là điều không thể phủ nhận. Scan để lưu trữ và trao đổi văn bản, tài liệu, thông tin trong môi trường mạng là lời đáp để giải quyết vấn đề nêu trên và đang là xu thế đang được quan tâm, không phân biệt quy mô hay lĩnh vực hoạt động. 

Hình 1: Nhu cầu scan tài liệu tại các cơ quan hoạt động trong các lĩnh vực khác nhau.

(Nguồn: HP Việt Nam)

          Do đó giải pháp cho nhu cầu lưu trữ và tái sử dụng dữ liệu chính là sử dụng máy scanner thay thế cho máy photocopy. Từ dữ liệu được scan vào máy tính, bạn đọc có thể chỉnh sửa, lưu trữ, tra cứu, in ấn, chia sẻ.       Nhiều thư viện lựa chọn sử dụng sản phẩm máy scan văn phòng, tuy nhiên cũng gặp rất nhiều bất lợi trong quá trình hoạt động, bởi nó không phải chuyên dụng cho sách nên tốc độ xử lý và chất lượng scan còn hạn chế, khó khăn cho bạn đọc và đặc biệt việc tháo gáy trong quá trình scan ảnh hưởng rất lớn tới gáy sách.

          Hiện nay nhiều hãng sản xuất hàng đầu về sản phẩm Scanner đã đưa ra những sản phẩm mới, được áp dụng rộng rãi tại các thư viện trên thế giới. Nổi bật trong đó là sản phẩm Zeta- Máy Scanner chuyên dụng cho sách theo mô hình tự phục vụ, là mô hình cho phép bạn đọc/ người dùng tự scan những phần tài liệu theo nhu cầu của mình mà không cần sự trợ giúp, can thiệp của thủ thư. Đây là mô hình phục vụ mang tính tự động hóa cao, chuyên nghiệp và hướng người dùng, đã được áp dụng tại nhiều thư viện trên thế giới.

          Zeta – Máy scanner tự phục vụ (Self-service Scanner) với công nghệ hoàn toàn mới đến từ Zeutschel hãng sản xuất hàng đầu trên thế giới về các sản phẩm máy quét chuyên dụng, các thiết bị vi phim. Zeutschel đã có hơn 50 năm kinh nghiệm trong việc cung cấp những giải pháp hoàn hảo cho việc số hóa, lưu trữ vào bảo quản tài liệu bằng hệ thống phần mềm và thiết bị quét tài liệu, vi phim tiên tiến nhất với 100% công nghệ và linh kiện từ Đức. Hệ thống thiết bị và phần mềm của Zeutschel được sử dụng rộng rãi trên khắp thế giới bởi các trung tâm lưu trữ, các thư viện, các trường đại học, bảo tàng, các cơ quan văn phòng cũng như các doanh nghiệp thương mại, ngân hàng, bệnh viện và các nhà cung cấp dịch vụ…

Hình 2:  Máy Scanner Zeta tự phục vụ của hãng Zeutschel

(Nguồn: http://www.zeutschel.com)

          Với thiết kế thanh mảnh, đơn giản và dễ sử dụng, Zeta là dòng máy quét tốc độ cao chuyên dụng cho việc quét sách, các tài liệu không thể tháo gáy, kết hợp cùng công nghệ thân thiện với môi trường (không có chứa tia cực tím) đảm bảo an toàn cho cả tài liệu gốc lẫn người dùng. Zeta có thể quét các loại tài liệu lên đến khổ A3. Đây là dòng sản phẩm mới, nổi bật với tính năng cho phép người dùng tự chủ động phục vụ nhu cầu scan của mình, mà không cần tới sự can thiệp trực tiếp của nhân viên thư viện. Các tài liệu khi đưa vào scan không cần tháo gáy,  điều này dường như hạn chế tối đa cho những cuốn sách không bị gãy hay bị hỏng mỗi khi photocopy theo cách truyền thống. Các thư viện không cần phải dành nhiều thời gian và chi phí để sửa chữa những cuốn sách và thay thế các gáy sách bị gãy.

          Dữ liệu hình ảnh scan thu được có thể được lưu trữ dưới dạng tài liệu điện tử thông qua USB, hoặc gửi vào email; hoặc lưu trữ trên tài khoản Dropbox, Google Drive…; hoặc cũng có thể in ấn trực tiếp. Công nghệ tiên tiến này không chỉ tiện dụng hơn cho người sử dụng mà còn góp phần hạn chế việc sử dụng giấy, mực và bảo vệ môi trường. Chức năng thu phí thông qua thẻ ngân hàng hoặc tài khoản nội bộ cho phép việc kiểm soát khối lượng scan, cũng như góp phần bảo vệ bản quyền sao chép tài liệu.

3. MỘT SỐ VẤN ĐỀ CẦN QUAN TÂM KHI ÁP DỤNG MÔ HÌNH “SCANNER TỰ PHỤC VỤ- SELF SERVICE SCANNER” TẠI HỆ THỐNG THƯ VIỆN VIỆT NAM

          Với thực trạng Việt Nam, việc áp dụng mô hình “Scanner tự phục vụ (Self-Service Scanner)”còn tồn đọng một số vấn đề cần giải quyết. Vấn đề bản quyền tài liệu số hóa là vấn đề quan trọng đối với các thư viện hiện nay. Việc số hóa tài liệu cho thư viện là không vi phạm bản quyền nếu tài liệu nằm ngoài bản quyền hoặc tài liệu được bảo hộ bản quyền nhưng số hóa để sử dụng với mục đích phi thương mại trong phạm vi hạn chế của thư viện, trường học, viện nghiên cứu… Bản thân việc số hóa tài liệu không vi phạm bản quyền, việc vi phạm hay không phụ thuộc vào mục đích sử dụng (chẳng hạn dùng với mục đích thương mại làm ảnh hưởng đến lợi ích kinh tế của người nắm giữ bản quyền là vi phạm) và phạm vi sử dụng (ví dụ nếu phổ biến rộng rãi ra công chúng, ngoài phạm vi thư viện là vi phạm). Việc download, phát tán tài liệu số hiện nay đang rất phổ biến ở Việt Nam đang ảnh hưởng nghiêm trọng đến quyền lợi của tác giả và các nhà xuất bản.

           Vì thế, việc để bạn đọc tự scan tài liệu trong thư viện, cũng ảnh hưởng không nhỏ tới vấn đề vi phạm bản quyền.Tuy nhiên trên thực tế, rất khó có thể kiểm soát vấn đề này một cách tuyệt đối, chúng ta có thể đưa ra một số ví dụ cụ thể như tất cả các thư viện không cho phép bạn đọc scan toàn bộ của một cuốn sách, tuy nhiên nếu một nhóm bạn đọc kết hợp cùng sao chép các phần khác nhau của một cuốn sách vào những thời điểm khác nhau, họ có thể kết hợp tất cả tài liệu sao chép thành một file hoàn chỉnh. Ngoài ra, ở một số nước trên thế giới, các thư viện không cho phép bạn đọc scan hơn 5% của cuốn sách. Tuy nhiên, nếu bạn đọc sao chép 5% của cuốn sách vào những ngày khác sau, như vậy sau 20 lần, họ có thể scan hoàn chỉnh một cuốn sách. Như vậy, chúng ta có thể thấy bất cứ sự kiểm soát hoặc hạn chế sao chép nào của thư viện, luôn luôn có một cách để phá vỡ nó nếu bạn đọc không tuân thủ theo quy định. Tại nhiều quốc gia ở Châu Á, các thư viện không cho phép bạn đọc scan các cuốn sách và lưu các hình ảnh quét lên USB, họ cho rằng nó rất dễ dàng sao chép và chia sẻ. Hầu hết các thư viện chỉ cho phép photocopy của cuốn sách để bản sao giấy và một số họ thậm chí có một con dấu trên bản in của cuốn sách. Trong khi đó, nhiều thư viện ở Châu Âu đã xử lý vấn đề bản quyền bằng cách chuyển sang trách nhiệm của cá nhân người dùng. Họ để một màn hình hiển thị luật bản quyền trước khi người dùng có thể thực hiện công việc scan tài liệu. Người sử dụng phải trả lời “Có” cho các điều khoản và điều kiện đặt ra đối với luật bản quyền, bằng cách này bạn đọc chịu trách nhiệm về bản quyền của cuốn sách. Điều này phụ thuộc rất nhiều vào thư viện để giải thích về luật bản quyền cho bạn đọc và quan trọng hơn cả là ý thức của bạn đọc khi sử dụng sản phẩm dịch vụ tại thư viện.

          Với thực trạng tại Việt Nam hiện nay, chúng ta có thể nói đến một số giải pháp như việc quản lý thông qua tài khoản người dùng, yêu cầu bạn đọc đăng nhập username, password với mỗi phiên scan, điều này có thể phần nào hạn chế tương đối việc bạn đọc thực hiện scan nhiều phiên scan trong một lần. Việc quản lý hệ thống scan của bạn đọc qua thủ thư, cũng là một giải pháp phù hợp và dễ triển khai với đặc điểm bạn đọc tại Việt Nam. Một vấn đề cũng khá cần quan tâm đó là chính sách thu phí bạn đọc. Ở nhiều nước trên thế giới, họ đã ứng dụng việc tích hợp thu phí với hệ thống thẻ ngân hàng, tuy nhiên với điều kiện ở Việt Nam, khi đưa vào áp dụng còn gặp nhiều khó khăn.

          Nắm bắt được những hạn chế đó, các nhà cung cấp trên thế giới đang cố gắng khắc phục để đưa ra hệ thống ngày càng hoàn chỉnh hơn. Với kinh nghiệm trên 50 năm, Zeutschel- nhà sản xuất hàng đầu thế giới về sản phẩm Scanner, luôn định hướng cố gắng đưa ra những giải pháp nhằm đưa ra những giải pháp tốt nhất bảo vệ bản quyền, bảo vệ môi trường gắn liền lợi ích của người sử dụng và cộng đồng xã hội. Zeta có thể là lựa chọn tốt cho các thư viện, khi cân nhắc đưa mô hình “Scanner tự phục vụ – Self-Service Scanner” vào trong hệ thống thư viện.

KẾT LUẬN

          Xã hội hiện đại đang chứng kiến sự thâm nhập và tác động mạnh mẽ của công nghệ thông tin vào các hoạt động.Các thư viện cần không ngừng nâng cao chất lượng, tiện ích phục vụ và đáp ứng những yêu cầu ngày càng cao của đối tượng sử dụng, gia tăng các sản phẩm và dịch vụ, phát triển thư viện đáp ứng nhu cầu đổi mới giáo dục đại học.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. http://www.zeutschel.de/en/produkte/scanner/farbscanner/zeta.htm

2.  Catalogue Zeta.- Đức: Zeutschel, 2014.

3. Cao Minh Kiểm. Về các chuẩn áp dụng trong số hóa tài liệu phục vụ xây dựng thư viện điện tử và trao đổi dữ liệu//Kỷ yếu Hội thảo khoa học chuyên đề: quản trị và chia sẻ nguồn tin số hóa. H, 2007.