MỘT SỐ VĂN BẢN QUY ĐỊNH VỀ ĐỊNH MỨC SỐ HOÁ TÀI LIỆU – TẠO LẬP CSDL DÀNH CHO CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC
Trong bối cảnh hiện nay, số hoá tài liệu và tạo lập CSDL là hoạt động cần thiết và cấp bách tại hầu hết các cơ quan trong các lĩnh vực giáo dục, y tế, ngân hàng, bảo hiểm, tài chính, xây dựng, luật pháp,… Vậy để xây dựng dự toán cho các đề án về số hóa tài liệu và tạo lập CSDL thì các cơ quan căn cứ vào một số văn bản quy định về định mức số hoá tài liệu. Cùng IDT Vietnam tìm hiểu 4 văn bản quy định nhé!
Thực trạng tại các cơ quan nhà nước hiện nay
Hiện nay, quá trình số hóa tài liệu – tạo lập CSDL đang trở thành xu thế tất yếu đối với các cơ quan và các tổ chức tại Việt Nam nhằm chuyển đổi số và nâng cao hiệu quả quản lý, khai thác nguồn thông tin. Tuy nhiên, thực trạng thiếu kiến thức và kinh nghiệm trong việc xây dựng kế hoạch hay lập định mức cho hoạt động số hóa, tạo lập CSDL đang là một rào cản lớn đối với nhiều cơ quan, tổ chức.
Nhiều cơ quan nhà nước, cán bộ hiện chưa có kiến thức chuyên môn sâu về việc số hóa tài liệu – tạo lập cơ sở dữ liệu. Do không nắm rõ, nhiều cơ quan gặp khó khăn trong việc lập kế hoạch và xây dựng các định mức phù hợp cho từng loại tài liệu hay yêu cầu thực thế của cơ quan mình.
Hiện nay, có rất nhiều văn bản quy định về định mức số hoá và tạo lập CSDL chi tiết trong từng trường hợp khác nhau. Hầu hết các văn bản đều chỉ ra rõ về định mức lao động, tiêu chuẩn rõ ràng để đo lường và dự đoán khối lượng công việc. Tuy nhiên, không phải cán bộ nào cũng có thể ứng dụng và lập đề án số hoá cho cơ quan nhà nước do thiếu kinh nghiệm, chuyên môn và nguồn lực. Chính vì vậy , việc lập ra định mức sẽ xảy ra tình trạng thiếu chính xác và không phản ánh nhu cầu thực tế của từng đơn vị.
Cùng IDT Vietnam tìm hiểu về 4 văn bản hiện đang được lưu hành và trở thành căn cứ giúp cho các cơ quan nhà nước hiểu, nắm chắc và thực hiện để xây dựng đề án, triển khai trong đơn vị.
Những quy định về định mức kinh tế – kỹ thuật tạo lập CSDL tài liệu lưu trữ
1. TT Số: 04/2014/TT-BNV THÔNG TƯ QUY ĐỊNH ĐỊNH MỨC KINH TẾ – KỸ THUẬT TẠO LẬP CƠ SỞ DỮ LIỆU TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Thông tư này quy định định mức kinh tế – kỹ thuật tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ nền giấy và dữ liệu tài liệu lưu trữ số ở dạng thô.
Đối tượng áp dụng của thông tư: Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử.
Thông tư quy định rõ ràng cách tính định mức cho các công việc trong tạo lập CSDL gồm:
Bước 1: Lập kế hoạch, chuẩn bị tài liệu để tạo lập CSDL
Bước 2: Xây dựng dữ liệu đặc tả
Bước 3: Nhập phiếu tin
Bước 4: Số hóa tài liệu
Bước 5: Kiểm tra sản phẩm
Bước 6: Nghiệm thu và bàn giao sản phẩm
2. 194/2012/TT-BTC: HƯỚNG DẪN MỨC CHI TẠO LẬP THÔNG TIN ĐIỆN TỬ NHẰM DUY TRÌ HOẠT ĐỘNG THƯỜNG XUYÊN CỦA CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ SỬ DỤNG NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC
Thông tư này áp dụng đối với cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập; các cơ quan, tổ chức khác có sử dụng kinh phí từ ngân sách Nhà nước để thực hiện việc tạo lập thông tin điện tử (số hóa tài liệu và tạo lập chuyển đổi thông tin điển tử) trên môi trường mạng phục vụ hoạt động thường xuyên của cơ quan, đơn vị ở trung ương và các địa phương.
Thông tư quy định rất rõ về các mức chi cho các công việc như sau:
- Chi nhập dữ liệu.
- Chi tạo lập các trang siêu văn bản.
- Chi tạo lập thông tin điện tử trên cơ sở các dữ liệu có sẵn.
- Chi số hóa thông tin.
3. Số: 1595/QĐ-BTTT: QUYẾT ĐỊNH VỀ VIỆC CÔNG BỐ ĐỊNH MỨC LẬP CƠ SỞ DỮ LIỆU TRONG HOẠT ĐỘNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
Định mức tạo lập cơ sở dữ liệu (CSDL) là các định mức về kinh tế – kỹ thuật (KTKT) quy định các mức hao phí cần thiết về lao động công nghệ (lao động), thiết bị, vật liệu để hoàn thành một đơn vị khối lượng công việc liên quan tới tạo lập CSDL trong các hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT), từ khâu chuẩn bị đến khâu kết thúc.
Bộ Định mức tạo lập CSDL được trình bày theo trình tự từng bước của Quy trình tạo lập CSDL sau:
4. THÔNG TƯ Số: 16/2023/TT-BVHTTDL THÔNG TƯ BAN HÀNH QUY ĐỊNH TIÊU CHÍ, TIÊU CHUẨN CHẤT LƯỢNG, ĐỊNH MỨC KINH TẾ – KỸ THUẬT VÀ HƯỚNG DẪN TRIỂN KHAI VIỆC THỰC HIỆN CUNG CẤP DỊCH VỤ XÂY DỰNG, XỬ LÝ, BẢO QUẢN TÀI NGUYÊN THÔNG TIN; XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU, HỆ THỐNG TRA CỨU THÔNG TIN TẠI THƯ VIỆN CÔNG LẬP
Quy định này quy định tiêu chí, tiêu chuẩn chất lượng, định mức kinh tế – kỹ thuật và hướng dẫn triển khai việc thực hiện cung cấp dịch vụ xây dựng, xử lý, bảo quản tài nguyên thông tin; xây dựng cơ sở dữ liệu, hệ thống tra cứu thông tin tại thư viện công lập (sau đây gọi là dịch vụ sự nghiệp công).
Đối tượng áp dụng của thông tư này:
- Thư viện công lập được quy định tại điểm a khoản 2 Điều 9 Luật Thư viện sử dụng ngân sách nhà nước để triển khai cung cấp dịch vụ sự nghiệp công.
- Cơ quan, tổ chức sử dụng ngân sách nhà nước để cung cấp dịch vụ sự nghiệp công.
- Cơ quan, tổ chức, cá nhân quản lý hoặc liên quan đến việc triển khai cung cấp dịch vụ sự nghiệp công sử dụng ngân sách nhà nước.
- Khuyến khích thư viện, cơ quan, tổ chức ngoài công lập có triển khai cung cấp dịch vụ sự nghiệp công không sử dụng ngân sách nhà nước áp dụng tiêu chí, tiêu chuẩn chất lượng, định mức kinh tế – kỹ thuật tại Quy định này.
Định mức kinh tế – kỹ thuật tại Quy định này là mức tối đa, được bảo đảm tính đúng, tính đủ các hao phí nhân công, hao phí máy móc, thiết bị và hao phí vật liệu (hao phí trực tiếp) để hoàn thành việc thực hiện cung cấp dịch vụ sự nghiệp công theo tiêu chí, tiêu chuẩn chất lượng.
Hoạt động số hoá tài liệu đóng vai trò như thế nào trong quá trình tạo lập CSDL?
Hoạt động số hóa tài liệu giúp chuẩn hóa và sắp xếp thông tin một cách khoa học. Dữ liệu sau khi số hóa có thể được phân loại, gắn thẻ và tổ chức theo các tiêu chí khác nhau, tạo nên một hệ thống cơ sở dữ liệu dễ quản lý. Việc này giúp người quản lý thư viện, doanh nghiệp hay cơ quan có thể theo dõi và điều phối nguồn tài liệu một cách hiệu quả, từ đó cải thiện quy trình làm việc.
- Nâng cao khả năng chia sẻ và hợp tác
- Ứng dụng trong phân tích và ra quyết định
- Tích hợp với các hệ thống công nghệ hiện đại
- Giảm thiểu chi phí và không gian lưu trữ
- Tăng cường bảo mật và kiểm soát quyền truy cập
Tóm lại, số hóa tài liệu là bước quan trọng và cần thiết để xây dựng cơ sở dữ liệu có hệ thống, giúp tối ưu hóa việc quản lý, bảo mật và khai thác thông tin. Điều này không chỉ nâng cao hiệu quả hoạt động của các tổ chức mà còn tạo nền tảng vững chắc cho sự chuyển đổi số và phát triển bền vững trong tương lai.
Dịch vụ số hoá tài liệu tại IDT Vietnam
IDT Vietnam là đơn vị hàng đầu tại Việt Nam cung cấp dịch vụ số hoá tài liệu và cung cấp các dòng máy scan hiện đại giúp các đơn vị thực hiện số hoá dễ dàng và nhanh chóng.
Với hơn kinh nghiệm 10 năm trong lĩnh vực số hoá tài liệu, IDT Vietnam tự hào mang đến dịch vụ số hoá tài liệu với những ưu điểm như:
- Đảm bảo hình ảnh chất lượng cao, rõ nét, giữ nguyên chi tiết và phù hợp với mọi nhu cầu sử dụng.
- Tốc độ số hoá tài liệu nhanh chóng, đáp ứng được với tiến độ dự án nhờ hệ thống máy scan hiện đại và đội ngũ kỹ thuật với nhiều năm kinh nghiệm số hoá nhiều dự án khác nhau.
- Bảo mật thông tin tuyệt đối cho tài liệu bằng cam kết văn bản, có hệ thống camera giám sát trong suốt quá trình số hoá và lưu trữ.
- Số hoá đa dạng các loại tài liệu khác nhau từ tài liệu văn phòng, hợp đồng, hoá đơn cho đến sách báo, bản vẽ kỹ thuật và tài liệu nghiên cứu. Ngoài ra, dịch vụ của DigiIT cũng số hoá tài liệu với nhiều khổ cỡ khác nhau từ A4 – A0.
- Các tài liệu số hóa dễ dàng tích hợp vào các hệ thống quản lý hiện tại của bạn, từ đó tăng cường khả năng truy cập và quản lý dữ liệu hiệu quả hơn.
(Một số hình ảnh dự án số hoá tài liệu mà IDT Vietnam đã triển khai cho các cơ quan nhà nước)
Nếu Quý khách có nhu cầu tư vấn về cách lập định mức số hoá tài liệu hay lập định mức tạo lập cơ sở dữ liệu cho đơn vị mình có thể liên hệ IDT Vietnam để được hỗ trợ hoàn toàn miễn phí. Chúng tôi sẵn sàng đồng hành cùng các đơn vị từ những bước đầu tiên.
Hãy để IDT Vietnam giúp bạn chuyển đổi và quản lý tài liệu dễ dàng hơn, sẵn sàng đáp ứng mọi thách thức trong kỷ nguyên số hóa!
Liên hệ ngay với chúng tôi qua:
CÔNG TY CP THÔNG TIN VÀ CÔNG NGHỆ SỐ (IDT VIETNAM)
VP Hà Nội: Số 3 ngõ 36 Trần Điền, Định Công, Hoàng Mai, Hà Nội
VP HCM: P.408, 43/4 Thành Thái, Phường 14, Quận 10, TP.HCM
Website: https://idtvietnam.vn | https://thietbisohoa.vn
Zalo: https://zalo.me/3545703259507950772
Hotline: 024 6326 61898
