Phần mềm Quản trị Thư viện tích hợp

1. Khái quát về hệ quản trị thư viện tích hợp Koha

Hệ quản trị thư viện tích hợp Koha là một giải pháp quản lý tích hợp đầy đủ tính năng và phát triển bởi cộng đồng thư viện và được hỗ trợ bởi các công ty thương mại trên thế giới.

Phần mềm được chạy hoàn toàn trên nền Web, các máy trạm có thể truy cập vào phần mềm thư viện thông qua các trình duyệt web trên máy trạm. Hiện tại phần mềm Koha đang được sử dụng trên 5000 thư viện trên và được chuyển đổi sang hơn 50 ngôn ngữ trên toàn thế giới. Koha là phần mềm tuân thủ 100% tiêu chuẩn quốc tế về thư viện, và có đầy đủ tính năng của phần mềm quản trị thư viện tích hợp hiện đại.

2. Các phân hệ chính của phần mềm

• Phân hệ tra cứu trực tuyến Web OPAC

Phần mềm cho phép người dùng dễ dàng tùy biến lại giao diện OPAC dành cho độc giả (tùy biến bố cục, banner, màu sắc …). Giao diện OPAC  hỗ trợ các thiết bị không dây như máy tính bảng, điện thoại thông minh…

Giao diện tra cứu cho phép bạn đọc tìm kiếm tài liệu theo nhiều tiêu chí khác nhau (nhan đề, tác giả, chủ đề…) với tính năng tìm kiếm nâng cao bạn đọc có thêm nhiều tiêu chí tìm kiếm tài liệu cũng như giới hạn kết quả tìm kiếm

Giới hạn và lọc kết quả tìm kiếm tài liệu theo nhiều tiêu chí khác nhau: Thư viện, kho tài liệu, kiểu tài liệu, chủ đề, trạng thái tài liệu…

Giao diện OPAC cung cấp đầy đủ thông tin liên quan đến tài liệu cho bạn đọc (nhan đề, tác giả, thông tin xuất bản, trạng thái tài liệu, ĐKCB). Tích hợp thêm mã vạch đa chiều QRCode chứa thông tin tài liệu.

Cập nhật danh mục sách mới, bộ sưu tập chuyên đề của thư viện ( tự động cập nhật hoặc cập nhật thủ công)

Bạn đọc có thể đăng nhập vào giao diện OPAC  để kiểm tra thông tin về tài khoản: Tài liệu mượn thư viện, tài liệu quá hạn, tiền phạt nợ thư viện… Bạn đọc có thể cập nhật bổ sung thêm thông tin cho tài khoản của mình qua giao diện OPAC.

Bạn đọc có thể đặt mượn tài liệu, gửi đề xuất mua tới thư viện, gia hạn tài liệu hoặc đưa các đánh giá – bình luận lên tài liệu trên giao diện OPAC (nếu thư viện cho phép).

Tạo danh mục tài liệu ưu thích trên OPAC (Giá sách ảo). Bạn đọc có thể chia sẻ, hoặc gửi thông tin giá sách ảo tới Email, hoặc trích xuất dữ liệu về máy tính phục vụ cho việc làm bài tập, làm danh mục trích dẫn tài liệu.

Trên giao diện tìm kiếm cho phép bạn đọc, giáo viên, giảng viên tra cứu, xem dạnh mục các tài liệu cần học theo môn học, khoá học, chương trình giảng dạy của nhà trường…

Phân hệ tra cứu OPAC cho phép bạn đọc tìm tài liệu kiếm tài liệu trên các kênh mở rộng như: Google Scholar, Google Books…

• Phân hệ quản lý bạn đọc.

Hệ quản trị thư viện tích hợp Koha quản lý bạn đọc theo các nhóm bạn đọc (kiểu bạn đọc). Mỗi bạn đọc có tài khoản duy nhất trên hệ thống và được kiểm soát theo số thẻ bạn đọc.

Phần mềm cho phép tùy biến các trường thông tin trong hồ sơ bạn đọc (thêm, bớt trường), khai báo trường bắt buộc khai báo thông tin.

Kiểm soát trạng thái tài khoản của bạn đọc, và hiển thị thông tin cá nhân cho cán bộ thư viện, kiểm soát các thông tin khác như thống kê số lượt mượn trả của bạn đọc, thống kê số lần bạn đọc bị phạt, số tiền quá hạn cần phải thu…

Thủ thư có thể hạn chế tài khoản bạn đọc đối với các tài khoản vi phạm nội quy thư viện, trả tài liệu quá hạn…

Phân hệ bạn đọc hỗ trợ công cụ nhập thông tin bạn đọc thủ công, và cập nhật hồ sơ bạn đọc theo lô vào phần mềm. Hỗ trợ thư viện thiết kế và in thẻ thư viện cho bạn đọc khi có cần.

• Phân hệ biên mục.

Hỗ trợ khổ mẫu biên mục MARC21, UNIMARC, NORMARC. Hỗ trợ chuẩn mô tả dữ liệu AACR2, ISBD, RDA…

Cho phép thiết lập trước các khung mẫu nhập liệu cho từng loại hình. Thư viện có thể khai báo các trường dữ liệu được sử dụng, khai báo các trường bắt buộc, các trường lặp hoặc các giá trị mặc định.

Quá trình biên mục dễ dàng bằng cách sử dụng khung mẫu nhập liệu có sẵn hoặc tìm kiếm tài liệu qua giao thức Z39.50. Trong quá trình biên mục phần mềm hỗ trợ thủ thư kiểm soát trùng lặp tài liệu theo nhan đề.

Cho phép kết nối các biểu ghi với nhau hỗ trợ biên mục bài trích – tạp chí

Hỗ trợ cán bộ thư viện xử lý dữ liệu biên mục theo lô: Chỉnh sửa – xóa biểu ghi theo lô, chỉnh sửa – xóa ĐKCB theo lô, nhập ảnh bìa tài liệu theo lô, sao chép biểu ghi thư mục.

Hỗ trợ nhập file dữ liệu vào phần mềm theo chuẩn ISO2709 và kiểm soát trùng lặp biểu ghi nhập với biểu ghi đang có trong hệ thống theo trường ISBN, ISSN.

Cho phép thư viện thiết kế và in nhãn gáy, mã vạch cho tài liệu của thư viện.

Kiểm soát tính nhất quán cho dữ liệu trong hệ thống (tác giả cá nhân, tác giả tập thể…).

Tích hợp công cụ tự động sinh cutter cho tài liệu đang được biên mục. Phần mềm sẽ dựa vào thông tin thủ thư mô tả để sinh giá trị cutter theo chuẩn thư viện.

Phần mềm cho phép thủ thư tải và đính kèm các tệp tin số tới biểu ghi thư mục trong hệ thống.

• Phân hệ lưu thông.

 Phần mềm cung cấp đầy đủ chức năng tới thủ thư trong quá trình làm việc: Ghi mượn, ghi trả, gia hạn, đếm lượt, thống kê tài liệu quá hạn…

Cho phép thiết lập trước các chính sách lưu thông theo quy định của thư viện.

Phần mềm sẽ kiểm soát các giao dịch mượn trả theo chính sách lưu thông được thiết lập sẵn

Phần mềm hỗ trợ thủ thư ghi mượn, ghi trả một tài liệu hoặc nhiều tài liệu cùng một lúc.

Phần mềm hỗ trợ thư viện khai thác các hình thức đọc tại chỗ, tính phí mượn đối với các kiểu bạn đọc, kiểu tài liệu

Cho phép thiết lập các chính sách gia hạn tài liệu, áp dụng gia hạn tài liệu cho các giao dịch mượn trả của thư viện. Thư viện có thể gia hạn nhiều tài liệu cùng lúc bằng một thao tác

Thực hiện đếm lượt bạn đọc đến thư viện, dữ liệu vào ra được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu và thống kê tới thủ thư .

• Phân hệ quản lý ấn phẩm định kỳ.

Cho phép thư viện thiết lập các mẫu số ấn phẩm, tần suất ấn phẩm phù hợp với nhiều loại báo – tạp chí khác nhau.

Tự động kiểm soát trạng thái của ấn phẩm, thống kê các ấn phẩm chậm và cho phép thư viện gửi khiếu nại tới đơn vị cung cấp.

Quá trình nhận ấn phẩm đơn giản với thủ thư, cho phép thủ thư chỉnh sửa lại trạng thái các kỳ ấn phẩm đã nhận.

Hiển thị đầy đủ thông tin trạng thái các kỳ ấn phẩm trên giao diện Opac và giao diện nhân viên.

• Phân hệ báo cáo thống kê.

Hệ quản trị thư viện tích hợp Koha đáp ứng đầy đủ yêu cầu báo cáo của thư viện. Thư viện hoàn toàn chủ động trong việc tạo thêm các báo cáo mới.

Cán bộ thư viện có thể thiết lập thêm báo cáo theo hướng dẫn của phần mềm hoặc có thể thiết lập câu lệnh SQL để trích xuất dữ liệu báo cáo.

• Phân hệ quản trị hệ thống.

Các thông số quản trị phần mềm Koha được chia thành hai nhóm: Thông số chung và thông số riêng.

Thông số chung:  các tính năng cơ bản sử dụng cho cho hệ thống. Các thông số này được áp dụng cho tất cả các thư viện chi nhánh. Các tính năng trong phần mềm được thiết lập theo dạng tùy chọn (quản trị lựa chọn các thông số theo yêu cầu đặt ra của thư viện)

Thông số riêng: các thông số dành riêng cho từng thư viện chi nhánh: Thiết lập chi hánh, kiểu bạn đọc, kiểu tài liệu, chính sách lưu thông…. Mỗi thư viện chi nhánh sẽ có các thông số được cấu hình giống hoặc khác nhau.

Cho phép quản trị biên tập tin tức trên giao diện OPAC, thiết lập lịch làm việc cho thư viện hoặc thiết lập lịch chạy báo cáo cho phần mềm

Cho phép quản trị trích xuất nhật ký hệ thống để kiểm tra lỗi phát sinh trong quá trình sử dụng.

3. Tổng kết

Hệ quản trị thư viện tích hợp Koha đáp ứng được công nghệ hiện đại, giải pháp tối ưu dành cho thư viện Việt Nam. Bởi tính năng đáp ứng nhu cầu sử dụng của thư viện và người dùng, chi phí triển khai tiết kiệm với đội ngũ triển khai, hỗ trợ kỹ thuật giàu kinh nghiệm luôn sẵn sàng phục vụ đảm bảo hoạt động của hệ thống.