Hướng dẫn cách lựa chọn máy scan sách cho thư viện

Máy scan sách là thiết bị giúp số hóa các loại sách, tài liệu phục vụ nhu cầu chuyển đổi số tại nhiều đơn vị khác nhau, đặc biệt là thư viện. Ở các thư viện hiện nay, nhu cầu số hóa sách và tài liệu ngày càng cao để phục vụ các nhu cầu của bạn đọc trong việc tìm kiếm và tiếp cận thông tin; giải pháp để bảo quản sách và tài liệu giá trị cao cần lưu trữ lâu dài để tránh gây hư hỏng; đồng thời số hoá tài liệu sẽ giúp cho thư viện không bị lạc hậu và bị thay thế bởi nguồn tri thức khác…
Nhiều thư viện muốn số hóa sách, tài liệu nhưng không biết nên chọn loại máy scan nào cho phù hợp? IDT Vietnam chỉ bạn một số yếu tố cần quan tâm khi lựa chọn máy scan sách chuyên dụng cho thư viện nhé!

I. Xác định nhu cầu và yêu cầu của máy scan sách thư viện

Hãy xác định rõ nhu cầu của thư viện, để cân nhắc để lựa chọn máy quét phù hợp số hóa các loại sách, tài liệu cần scan; quy mô sách, tài liệu hiện có và khổ, cỡ giấy các loại tài liệu có trong thư viện là căn cứ xác định được loại máy scan phù hợp với nhu cầu và yêu cầu đặt ra cho thư viện.

1.1 Xác định số lượng sách cần scan số hóa 

Trước khi bắt đầu vào quy trình số hoá, đầu tiên cần phải xác định số lượng tài liệu hiện có trong thư viện đang cần triển khai kế hoạch số hoá. Dựa vào đó có thể lựa chọn dòng máy quét có tốc độ phù hợp để số hóa kịp thời theo tiến độ. 

Đối với thư viện có quy mô nhỏ, ít tài liệu và không gian nhỏ nên lựa chọn các dòng máy scan thông minh với chi phí vừa phải, thiết kế gọn nhẹ, dễ sử dụng và chất lượng hình ảnh đầu ra vẫn đạt chất lượng cao.

Đối với thư viện quy mô lớn với đa dạng các loại tài liệu, nên lựa chọn các dòng máy scan sách chuyên dụng cho chất lượng hình ảnh đạt chất lượng cao, tốc độ scan nhanh chóng và tính bền bỉ có thể sử dụng lâu dài.

Nếu thư viện có nhiều tài liệu là tranh ảnh, tạp chí, bản đồ thì nên cân nhắc lựa chọn máy quét có chất lượng hình ảnh cao, tránh trường hợp phải scan lại nhiều lần nhưng vẫn không đạt. 

1.2 Xác định chất lượng giấy và khổ cỡ của sách, tài liệu cần số hóa 

Ngoài yếu tố về số lượng tài liệu thì yếu tố về chất lượng giấy và khổ, cỡ của sách, tài liệu cũng có phần quan trọng không kém để thư viện lựa chọn một chiếc máy scan sách chuyên dụng phù hợp.

Thư viện cần thống kê và nắm rõ được thông tin về chất lượng và khổ giấy của các loại tài liệu cần được số hoá để có thể đưa ra các kế hoạch lựa chọn máy scan cho phù hợp, tăng hiệu suất của quá trình số hoá và quá trình sử dụng máy móc trong thời gian lâu dài được hiệu quả hơn.

Về chất lượng giấy, thư viện cần xác định được rõ các loại sách, tài liệu nào được đưa vào sử dụng và lưu trữ trong khoảng thời gian cụ thể. Chất lượng giấy và thời gian lưu giữ khác nhau sẽ có cách thức scan và loại máy scan khác nhau để phù hợp với loại tài liệu đó. Ví dụ giấy cổ sẽ cần được tách riêng và sử dụng một quy trình riêng tránh hư hỏng, mất mát trong quá trình số hóa. 

Về khổ giấy, thư viện cần xác định được khổ giấy của những loại sách, tài liệu cần được số hoá để có kế hoạch lựa chọn máy scan phù hợp với nhu cầu, tránh trường hợp mua nhiều máy scan mà không sử dụng hết được tối đa hiệu quả mang lại. Có thể chọn máy scan thư viện có khổ giấy bằng với khổ giấy của tài liệu cần quét hoặc chọn máy scan có khổ giấy lớn hơn để có thể scan được cả tài liệu có khổ nhỏ hơn.

Nếu tài liệu trong thư viện lớn nhất là khổ A3 thì có thể sử dụng máy scan sách chuyên dụng khổ A3. Nếu thư viện có nhiều loại tài liệu lớn như khổ A0, A1, A2 thì nên lựa chọn máy scan tài liệu chuyên dụng khổ lớn giúp số hóa sách, tài liệu dễ dàng chỉ trên một chiếc máy scan. 

II. Những tiêu chí lựa chọn máy scan sách cho thư viện

2.1 Tốc độ của máy scan sách 

Tốc độ quét của máy scan sách là tiêu chí đáng được quan tâm trong quá trình lựa chọn máy scan cho thư viện. Tốc độ scan ảnh hưởng rất nhiều đến kết quả và năng suất của quá trình số hoá tài liệu, nếu máy scan có tốc độ nhanh sẽ giúp quá trình số hóa sách trong thư viện diễn ra nhanh chóng, hiệu suất mang lại sẽ cao và ngược lại. Việc trang bị máy scan thư viện có tốc độ quét càng nhanh sẽ đáp ứng kịp thời các nhu cầu của thư viện trong trao đổi và lưu trữ thông tin, làm tăng trải nghiệm bạn đọc khi sử dụng dịch vụ tại thư viện.

Bên cạnh yếu tố chất lượng máy scan thì yếu tố tốc độ cũng quan trọng vì khi bạn mất quá nhiều thời gian để quét một tài liệu, sách cần có gấp trong một khoảng thời gian ngắn thì sẽ không thể nào đáp ứng được tốt, hoặc dự án số hóa sách nhiều. Nếu tốc độ scan của máy chậm và càng tốn nhiều thời gian sẽ gây ra việc hao tổn năng lượng của thư viện, chậm tiến độ dự án. 

2.2 Độ phân giải và chất lượng hình ảnh của máy scan sách 

Tốc độ của máy scan sách thư viện phụ thuộc vào độ phân giải của máy. Thư viện lựa chọn máy scan phù hợp với nhu cầu thì nên chọn máy có nhiều mức độ phân giải khác nhau thay vì chỉ chọn một mức cố định thì chỉ sử dụng được cho những đối tượng cụ thể và ảnh hưởng rất nhiều đến chất lượng hình ảnh scan và tốc độ scan cần thiết đối với sách, tài liệu tại thư viện.

Độ phân giải (dpi) là số điểm ảnh (dot) trên mỗi inches (dot per inches). Độ phân giải của máy scan càng cao thì chất lượng hình ảnh sau khi quét cho ra càng rõ nét. Ví dụ: Độ phân giải của ảnh khi đưa lên Internet chỉ cần 72dpi, nhưng phải đạt 300dpi thì mới có thể mang đi in hay rửa ảnh ở lab. Còn nếu quét các slide hay ảnh trong suốt thì độ phân giải cần lên tới 1.200dpi. 

Vì vậy, khi chọn lựa máy scan tùy theo nhu cầu sử dụng hình ảnh mà chọn lựa máy với độ phân giải phù hợp. Nếu có thể thì nên chọn các máy scan có độ phân giải càng cao càng tốt, có thể sử dụng được cho nhiều mục đích khác nhau và chất lượng hình ảnh được tốt nhất với tốc độ cho ra kết quả nhanh chóng.

2.3 Khả năng nhận dạng ký tự quang học (OCR) của máy scan sách

Nhận dạng ký tự quang học (Optical Character Recognition) là quá trình đọc và chuyển đổi hình ảnh sau khi scan bằng máy scan văn bản thành các định dạng văn bản như Word, Excel…có thể chỉnh sửa, tìm kiếm và lưu trữ được theo nhu cầu của người sử dụng. Tính năng OCR rất hữu ích cho việc số hoá tài liệu, đặc biệt là trong các thư viện.

2.4 Kích thước và khối lượng của máy scan sách

Khi lựa chọn máy scan phải xem xét không gian thư viện rộng hay hẹp và phù hợp với loại máy scan nào. 

Đối với không gian thư viện nhỏ, nhu cầu scan các loại tài liệu tờ rời, sách, tạp chí mỏng và ưu tiên thiết kế gọn, nhẹ thì nên cân nhắc chọn các sản phẩm máy scan thông minh có kích thước và khối lượng nhỏ, có thể đặt để máy linh động trong khu vực thư viện. Các dòng máy scan thông minh đáp ứng được đa số các tiêu chí như: Giá thành hợp lý, chất lượng quét cao, nhỏ gọn dễ mang đi và tốc độ quét nhanh, thuận tiện trong quá trình sử dụng.

>>>Tham khảo thêm: Máy scan sách thông minh ET18 Pro 

Đối với thư viện lớn có nhu cầu số hóa sách, tài liệu dày đóng tập không thể tháo rời từng trang thì nên chọn sử dụng các dòng máy scan sách chuyên dụng. Tuy nhiên, nên cân nhắc về không gian thư viện để lựa chọn và trang bị máy scan cho phù hợp, đảm bảo máy hoạt động hiệu quả và đáp ứng được nhu cầu của thư viện và người dùng. 

>>>Tham khảo thêm: Máy scan sách chuyên dụng M3000 Pro  

2.5. Phần mềm đi kèm máy scan sách 

Yếu tố quan trọng không kém khi lựa chọn máy scan cho thư viện là hệ thống các chức năng và phần mềm đi kèm với máy có đa dạng hay không ? 

Phần mềm giúp hỗ trợ thêm cho quá trình quét sách, tài liệu ở máy hoặc các thiết bị đi kèm cùng máy sẽ tạo tính đa dạng hơn trong quá trình số hoá tài liệu. Phần mềm đi kèm hỗ trợ thêm các tính năng giúp chỉnh sửa, sắp xếp hình ảnh sau khi quét như: chỉnh độ lệch của khổ giấy, làm phẳng bề mặt, xóa dấu ngón tay, nhiều chế độ màu quét khác nhau, cắt xén và ghép trang…Hỗ trợ nhiều định dạng đầu ra tùy thuộc vào sản phẩm đã quét như JPEG, PNG, TIFF, PDF…Việc trang bị thêm phần mềm giúp cho người sử dụng có thể chủ động điều chỉnh kết quả kết quả đầu ra theo mong muốn đến khi cho ra chất lượng tốt nhất.

2.6 Độ tin cậy và độ bền của máy scan sách 

Số hóa sách trong thư viện là hoạt động diễn ra hàng ngày, hàng tháng nên khi lựa chọn máy scan sách thì cần lựa chọn những dòng máy có độ bền cao, ít gặp tình trạng hư hỏng cần sửa chữa hoặc thay thế trong thời gian ngắn.

Nên chọn những loại máy scan được nhiều thư viện sử dụng, sở hữu nhiều chứng chỉ về chất lượng. Đặc biệt, hãy cân nhắc nơi mua để được hỗ trợ bảo hành, sửa chữa định kỳ giúp máy scan sách có độ bền cao. 

Hiện nay IDT Vietnam là đơn vị cung cấp các dòng máy scan sách chuyên dụng dành cho thư viện nổi tiếng trên thế giới như: Zeutschel, Czur, Treventus… tại thị trường Việt Nam với 10 năm kinh nghiệm hỗ trợ kỹ thuật, hướng dẫn sử dụng một cách nhanh chóng trên toàn quốc. 

III. Những lưu ý khi lựa chọn đơn vị cung cấp máy scan sách thư viện

3.1 Lựa chọn thương hiệu máy scan sách thư viện nổi tiếng

Thương hiệu cũng là một yếu tố bạn cần quan tâm khi lựa chọn máy scan sách cho thư viện. Đối với các thương hiệu lớn được nhiều thư viện, trung tâm lưu trữ sử dụng thì sẽ có độ tin cậy cao hơn so với những hãng máy scan mới. Tuy nhiên, thư viện cũng nên cân nhắc tham khảo từ các thư viện khác để có thêm kinh nghiệm về lựa chọn hãng máy cho phù hợp. 

Thư viện cần tránh lựa chọn những dòng máy scan rẻ tiền và không có thương hiệu để tránh những rủi ro, thâm chí là “tiền mất tật mang” 

Một số thương hiệu máy scan được nhiều thư viện sử dụng như: Zeutschel, Treventus, Czur…

Trung tâm thông tin thư viện ĐHQG Hà Nội đang sử dụng 02 máy scan sách tự động Treventus, Đại học Y Hà Nội sử dụng máy scan sách chuyên dụng Zeta của Treventus…

3.2 Lựa chọn đơn vị cung cấp máy scan sách uy tín

Việc lựa chọn các đơn vị cung cấp, lắp đặt máy scan uy tín sẽ phần nào giảm thiểu nguy cơ mua phải hàng giả, hàng kém chất lượng, linh kiện và thiết bị khi mua đúng nhà cung cấp hàng chính hãng sẽ đảm bảo cho người mua về độ bền của máy cùng các ưu đãi, hậu mãi và dịch vụ hỗ trợ đi kèm khi mua. Dịch vụ tốt và sản phẩm chất lượng sẽ giúp mối quan hệ giữa khách hàng và nhà cung cấp được giữ vững.

3.3 Quan tâm giá cả và chính sách sau bán hàng

Đối với các đơn vị/nhà cung cấp máy scan sách trên thị trường tại Việt Nam hoặc nước ngoài, giá cả của máy scan được chọn mua trên thị trường và giá cả của nhà sản xuất sẽ không quá chênh lệch, để đảm bảo hợp túi tiền của người mua tại Việt Nam với giá thành hợp lý đi đôi với chất lượng, sẽ được nhiều người tin tưởng ủng hộ mua hơn so với khi giá thành quá cao và chênh lệch lớn hơn nhiều so với giá cả của nhà sản xuất, người mua sẽ luôn e dè với giá thành và khả năng chọn mua sẽ thấp. 

Khi gặp vấn đề về máy trong quá trình sử dụng thì dịch vụ hậu mãi, bảo hành và bảo trì sau khi cung cấp, lắp đặt của các nhà cung cấp uy tín sẽ đảm bảo độ tin cậy và độ bền của máy hơn.

Việc lựa chọn máy scan sách, tài liệu phù hợp với nhu cầu thư viện vô cùng quan trọng. Hãy cân nhắc lựa chọn loại máy phù hợp trước khi đầu tư các dòng máy scan để đem lại hiệu quả cao nhất. 

IDT Vietnam hiện đang là đại diện và phân phối một số dòng máy scan sách hàng đầu trên thế giới được nhiều thư viện và trung tâm lưu trữ tin dùng như Zeutschel, Treventus, Czur… Quý thư viện có nhu cầu tìm hiểu để trang bị máy scan sách phù hợp vui lòng liên hệ IDT Vietnam qua Fanpgage IDT Vietnam hoặc Zalo OA để được tư vấn và hỗ trợ nhanh nhất.