Vì sao nên trang bị máy scan sách chuyên dụng cho thư viện

Hiện nay, chuyển đổi số đang là xu hướng diễn ra mạnh mẽ ở tất cả các ngành, các lĩnh vực khác nhau, thư viện cũng không ngoại lệ. Việc đầu tiên các thư viện cần là trang bị máy scan sách chuyên dụng để bắt đầu thực hiện quá trình chuyển đổi số. Vậy máy scan sách chuyên dụng có ý nghĩa gì đối với thư viện trong bối cảnh hiện nay? Và tại sao nên trang bị máy scan sách đầu tiên? Hãy tìm hiểu trong bài viết dưới đây cùng IDT Vietnam nhé!

I. Máy scan sách chuyên dụng trong thư viện là gì ?

1.1 Khái niệm

Máy scan hay còn gọi là máy scanner hay máy quét, là thiết bị hỗ trợ chụp và chuyển đổi sách, báo, tạp chí ở dạng vật lý sang dạng số (hình ảnh) có thể hiển thị và chỉnh sửa được trên máy tính, giúp thư viện số hóa và lưu trữ các loại tài liệu. Máy scan sách hiện nay được rất nhiều cơ quan, doanh nghiệp, thư viện và các trung tâm thông tin đưa vào khai thác và sử dụng.

Khác với những dòng máy quét thông thường trên thị trường, máy scan sách chuyên dụng cho thư viện có khả năng quét các loại sách, tài liệu tờ rời, tài liệu đóng tập hoặc báo, tạp chí, bản đồ… dù mỏng hay dày vẫn xử lý nhanh chóng và đảm bảo chất lượng tài liệu đầu ra đạt chất lượng cao.

1.2 Chức năng chính của máy scan chuyên dụng trong thư viện 

Máy scan sách chuyên dung với thiết kế công nghệ overhead (quét trên cao) giúp số hóa sách, tài liệu đóng tập dễ dàng mà không bị ảnh hưởng đến tình trạng vật lý của tài liệu. Một số chức năng chính của máy scan sách bao gồm:

• Quét sách, tài liệu, báo, tạp chí và tài liệu đóng tập 
• Lưu trữ dữ liệu đã quét phục vụ bảo quản và lưu trữ tài liệu 
• Gửi hình ảnh đã quét để chia sẻ và truyền tải thông tin trong và ngoài thư viện.

1.3 Tầm quan trọng của máy scan sách chuyên dụng trong thư viện

Trong giai đoạn chuyển đổi số như hiện nay, vai trò của máy scan sách là vô cùng quan trọng. Máy scan sách được xem như là một thiết bị hữu ích giúp cho số hoá các tài liệu trong thư viện được nhanh chóng và dễ dàng hơn.

– Hỗ trợ thư viện số hoá tài liệu để lưu trữ, bảo quản dễ dàng hơn so với tài liệu bản giấy

– Thích hợp trong giai đoạn chuyển đổi số ngành thư viện, đồng thời cũng thích ứng với xu hướng của bạn đọc hiện nay giúp bạn đọc có thể truy cập tài liệu từ xa, tiếp cận nguồn tri thức dễ dàn thay vì tài liệu giấy truyền thống thông thường. Đặc biệt, trong giai đoạn dịch bệnh Covid-19 trước đây, nhu cầu về việc sử dụng tài liệu số hoá được tăng cao sử dụng hỗ trợ việc học tập, giảng dạy và làm việc từ xa để bạn đọc có thể tiếp cận được nguồn thông tin, tri thức kịp thời.

II. Thư viện được gì khi sử dụng máy scan sách chuyên dụng? 

Máy scan sách là trợ thủ đắc lực cho tất cả các loại hình thư viện hiện nay. Cùng IDT Vietnam khám phá những lợi ích mà máy scan sách chuyên dụng đem đến cho thư viện nhé! 

2.1 Tiết kiệm không gian lưu trữ và bảo quản sách

Một trong những lợi ích của việc có máy scan sách trong thư viện là bạn có thể tiết kiệm được không gian lưu trữ sử dụng cho việc lưu trữ các loại tài liệu giấy. Máy scan sách chuyên dụng giúp bạn đọc chuyển đổi các loại tài liệu dạng giấy sang dạng số, giúp giảm bớt lượng tài liệu cần lưu trữ và bảo quản trong không gian thư viện. Thư viện chỉ cần dành không gian để trưng bày, lưu trữ và bảo quản những loại sách, tài liệu quan trọng hoặc đặc thù cần có mặt tại thư viện, sử dụng không gian thư viện cho các hoạt động khác. 

Đối với các dòng máy scan sách thông minh với thiết kế nhỏ gọn càng không phải tốn quá nhiều không gian cho máy trong quá trình số hoá tài liệu.

Đồng thời bạn cũng có thể tiết kiệm chi phí cho việc mua sắm và bảo trì các tủ hoặc kệ đựng sách, tài liệu và các thiết bị lưu trữ vật lý khác trong thư viện. 

2.2 Dễ dàng chia sẻ và truy cập vào tài liệu

Hình ảnh sau khi quét của sách, tài liệu đóng tập, báo, tạp chí có thể lưu trực tiếp trong bộ nhớ của máy tính thông qua phần mềm đi kèm hỗ trợ máy scan. Máy scan sách thư viện quét và lưu trữ hình ảnh scan dưới dạng file mềm như Word, Excel, PDF…thuận tiện cho việc khai thác và chia sẻ thông tin, tài liệu cho bạn đọc sử dụng khi cần mà không phải đến trực tiếp thư viện để mượn sách, tài liệu truyền thống.

Ngoài ra, việc số hoá và lưu trữ tài liệu ở dạng file mềm giúp bạn đọc hoặc cán bộ thư viện dễ dàng truy cập sử dụng, xem được tài liệu bất kỳ lúc, ở bất kỳ nơi đâu nào mà chỉ cần có kết nối Internet.

2.3 Góp phần bảo tồn tài liệu quý

Tài liệu cổ, tài liệu quý hiếm là những loại tài liệu có giá trị cao về mặt lịch sử, văn hoá, khoa học, xã hội hoặc chỉ có duy nhất và không thể thay thế của thư viện. Thường là các loại tài liệu cần bảo quản và lưu trữ dài hạn, tài liệu di sản…

Tài liệu quý hiếm chứa nguồn lực thông tin quý giá cho việc vận hành và phát triển các hoạt động trong thư viện như: nghiên cứu, giáo dục, phát triển khoa học và công nghệ. Bảo tồn tài liệu quý hiếm tạo điều kiện cho việc duy trì, khai thác, sử dụng và chia sẻ thông tin nội bộ của thư viện.

Máy scan thư viện giúp bảo tồn các loại sách, tài liệu cổ, quý hiếm hoặc dễ hư hỏng. Việc scan sách, tài liệu sang dạng số hoá giúp giảm thiểu sự tiếp xúc trực tiếp của người sử dụng với các loại tài liệu này, từ đó giảm bớt nguy cơ mất mát, hao mòn hay ảnh hưởng đến chất lượng tài liệu khi cần lưu trữ và bảo quản lâu dài.

III. Ưu điểm của việc trang bị máy scan sách chuyên dụng

3.1 Tăng cường hiệu quả công việc và tiết kiệm thời gian cho cán bộ thư viện

Trang bị máy scan cho thư viện, các yếu tố quan trọng của máy scan giúp tăng cường hiệu quả công việc, quy trình được giảm thiểu những khâu không cần thiết:

Tốc độ quét sách, tài liệu sẽ diễn ra vô cùng nhanh chóng và dễ dàng với khả năng quét sách, tài liệu đóng tập dày không cần phải tháo gáy sách chỉ cần đặt để tài liệu lên khu vực quét, hệ thống tự động căn chỉnh và quét đồng thời 2 trang tài liệu, xử lý và cho ra hình ảnh chỉ mất vài giây, không cần phải tốn nhiều thời gian cho khâu xử lý tài liệu gốc. 

Chỉ mất vài giây để quét và xử lý hình ảnh với đa dạng các khổ cỡ khác nhau (A4, A3, A2, A1..) nhưng hình ảnh kết quả đầu ra vẫn đạt chất lượng cao với một lần quét đầu tiên, không cần quét lại nhiều lần, vừa tiện lợi vừa nhanh chóng. 

Ngoài ra, khi trang bị máy scan còn đi kèm phần mềm đa dạng các tính năng hỗ trợ xử lý hình ảnh như: tự động nhận diện khung hình, làm phẳng gáy sách, cắt xén hình ảnh, tách trang, nhiều chế độ màu khác nhau; hỗ trợ nhiều định dạng đầu ra khác nhau như JPG, PNG, PDF, TIFF…; hỗ trợ OCR tài liệu có thể tìm kiếm và chỉnh sửa được.

Tiết kiệm thời gian cho cán bộ thư viện

Các loại máy scan thư viện hiện nay có khả năng quét sách, tài liệu với tốc độ chỉ vài giây, không tốn quá nhiều thời gian để xử lý và cho ra hình ảnh chất lượng cao. Một chiếc máy scan sách thư viện có thể quét được từ 500 – 1000 trang sách trong một giờ, vô cùng nhanh chóng và dễ dàng. Điều này giúp giảm tải các khâu không cần thiết trong quy trình số hóa và vận hành thư viện của cán bộ thư viện.

3.2 Cung cấp trải nghiệm cho người dùng khi dùng tài liệu số hóa

Nhu cầu của bạn đọc, người học và người nghiên cứu ngày càng đa dạng, trước đây khi tài liệu số hoá chưa thịnh hành và phổ biến thì sách, tài liệu bản giấy được sử dụng như một điều bắt buộc, điều này cũng phần nào gây ảnh hưởng đến chất lượng tài liệu gốc sẽ không giữ được tính nguyên vẹn để có thể lưu trữ trong thời gian lâu dài. 

Ngày nay, khi nhu cầu sử dụng và trao đổi thông tin ngày càng được nâng cao bạn đọc đòi hỏi về việc sử dụng các loại tài liệu có khả năng chia sẻ và sử dụng được ở mọi lúc mọi nơi họ muốn mà không cần phải có mặt hoặc đặt mượn ở thư viện, điều này sẽ ảnh hưởng đến tính kịp thời của thông tin.

Vì vậy mà để đáp ứng được nhu cầu của bạn đọc, tài liệu số hoá dần được đưa vào sử dụng trong thời gian gần đây, xu hướng tiếp cận và sử dụng tài liệu số đang dần được phổ biến vì những lợi ích mà tài liệu số mang lại nhiều trải nghiệm tốt hơn, giúp người dùng tiết kiệm thời gian, chi phí, công sức trong quá trình thu thập và trao đổi thông tin. 

IV. Một số thư viện trang bị máy scan sách chuyên dụng

4.1 Các ví dụ thành công về việc sử dụng máy scan trong thư viện

Điển hình ở Việt Nam, thư viện Quốc gia Việt Nam đã trang bị và đưa vào sử dụng máy scan để số hóa và bảo tồn các tài liệu quý giá, như sách cổ, báo chí, tạp chí, ấn phẩm hiếm có và có giá trị lịch sử, văn hóa. Máy scan giúp thư viện lưu trữ và truy cập các tài liệu này một cách dễ dàng và an toàn hơn, đồng thời phục vụ cho nhu cầu nghiên cứu và học tập của công chúng.

Thư viện Đại học Harvard sử dụng máy scan để tạo ra các bản sao điện tử của các tài liệu trong bộ sưu tập của mình. Máy scan giúp thư viện mở rộng phạm vi phục vụ cho các sinh viên, giáo viên và nhà nghiên cứu trên toàn thế giới, đồng thời bảo vệ các tài liệu gốc khỏi hư hại do sử dụng thường xuyên.

Thư viện Đại học California, San Diego sử dụng máy scan trong thư viện để cải thiện quá trình mượn trả sách của người dùng. Máy scan giúp thư viện tự động hóa việc kiểm tra và ghi nhận thông tin của sách và người mượn, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian cho cả nhân viên và người dùng.

4.2 Những kết quả tích cực và phản hồi từ người dùng

Czur – một trong những hãng sản xuất máy scan thông minh được nhiều thư viện sử dụng và là thương hiệu đến từ Trung Quốc. Người dùng máy scan Czur cho biết họ thích thú với công nghệ quét sách không tiếp xúc của máy. Máy scan Czur có thể quét các tài liệu dày và có kích thước lớn một cách dễ dàng và nhanh chóng, mà không cần phải cắt gáy hoặc tháo rời tài liệu. Ngoài ra, máy scan thông minh cũng có khả năng quét không dây, kết nối với thiết bị thông minh có kết nối với app thông qua kết nối Wi-Fi hoặc Bluetooth, giúp người dùng quét và chia sẻ các tài liệu một cách tiện lợi và linh hoạt.

Ngoài ra, không thể không kể đến hãng sản xuất các dòng máy scan chuyên dụng Zeutschel, người dùng máy scan Zeutschel cho biết họ ấn tượng với chất lượng hình ảnh và độ phân giải cao của máy. Máy scan Zeutschel có độ phân giải lên đến 600 DPI, cho phép quét tài liệu một cách nhanh chóng và chính xác với nhiều khổ quét  . Máy scan Zeutschel cũng được tích hợp với các phần mềm quản lý tài liệu, giúp tổ chức và quản lý các tài liệu kỹ thuật số một cách dễ dàng. Máy scan Zeutschel được coi là “nhà lãnh đạo thị trường thế giới” trong các sản phẩm về máy quét.

Việc trang bị máy scan sách chuyên dụng cho thư viện cực kỳ quan trọng, để đáp ứng được nhu cầu của thư viện và bạn đọc hãy cân nhắc trang bị cho thư viện của mình máy scan phù hợp để đáp ứng được nhu cầu và nâng cao hiệu quả trong công việc.

IDT Vietnam hiện đang là đại diện và phân phối một số dòng máy scan sách chuyên dụng hàng đầu trên thế giới được nhiều thư viện và trung tâm lưu trữ tin dùng như Zeutschel, Treventus, Czur… Quý thư viện có nhu cầu tìm hiểu để trang bị máy scan sách phù hợp vui lòng liên hệ IDT Vietnam qua Fanpgage IDT Vietnam hoặc Zalo OA để được tư vấn và hỗ trợ nhanh nhất.