THỰC TRẠNG VÀ CÁC GIAI ĐOẠN TRONG SỐ HOÁ HỘ TỊCH 

Nhằm hướng tới mục tiêu xây dựng chính phủ điện tử trong thời gian ngắn nhất, giải pháp số hoá hộ tịch ra đời hỗ trợ các cơ quan nhà nước tiết kiệm thời gian, công sức và nâng cao hiệu hiệu quả trong việc đăng ký và quản lý sổ hộ tịch. 

Số hoá hộ tịch là gì? 

Số hoá hộ tịch là quá trình thu thập, phân loại, scan/chụp và tạo lập các file dữ liệu hộ tịch dưới dạng file excel từ các sổ hộ tịch gốc để thực hiện cập nhật (import dữ liệu từ file Excel hoặc nhập trực tiếp từng trường hợp từ Sổ hộ tịch gốc) vào Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch phục vụ xây dựng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc .

Thực trạng quản lý sổ hộ tịch hiện nay tại các đơn vị 

Hiện nay, việc quản lý sổ hộ tịch ở các cơ quan nhà nước được lưu giữ chủ yếu bằng giấy. Công tác lưu trữ này bảo quản được tài liệu gốc với độ bảo mật cao, tuy nhiên nhược điểm của phương pháp này là khối lượng tài liệu giấy khổng lồ (bao gồm: Sổ, hồ sơ hộ tịch lớn) gây ra những khó khăn trong việc quản lý và lưu trữ. Mặt khác việc lưu trữ bằng giấy cũng không tránh khỏi những “hiểm hoạ” từ thiên nhiên như mối mọt, lũ lụt, cháy nổ dẫn đến mất mát và thất thoát tài liệu. 

Đối với trường hợp các cơ quan nhà nước cần chứng minh tình trạng hộ tịch thì người dân phải nộp cùng lúc nhiều loại giấy tờ, gây ra những phiền hà, tốn công sức, thời gian và tiền bạc cho cả người dân và cơ quan quản lý nhà nước. Bên cạnh đó, quá trình trích dẫn, tra cứu dữ liệu hộ tịch của một các nhân thường không được tích hợp đầy đủ, thiếu liên kết thông tin dẫn đến quá trình làm việc lâu hơn. 

Trước những thực trạng đáng báo động hiện nay, số hoá sổ hộ tịch trở thành nhu cầu cần thiết và kịp thời giúp giảm bớt gánh nặng lưu trữ và quản lý trong cơ quan nhà nước. 

Các giai đoạn thực hiện số hoá hộ tịch được quy định như thế nào? 

Nhằm hỗ trợ các tình, thành phố trực thuộc Trung ương trong việc thực hiện số hoá, cập nhật dữ liệu hộ tịch từ các Sổ hộ tịch cũ, Bộ Tư pháp đã xây dựng tài liệu Hướng dẫn và Phần mềm công cụ hỗ trợ việc thực hiện số hoá Sổ hộ tịch. 

Theo mục 1.3 Chương I Tài liệu hướng dẫn thực hiện số hóa sổ hộ tịch được ban hành kèm theo Công văn 1437/BTP-CNTT năm 2019 quy định về lộ trình thực hiện số hóa sổ hộ tịch như sau:

– Giai đoạn 1: Số hóa các sổ hộ tịch đã được đăng ký theo quy định của Luật Hộ tịch và các văn bản hướng dẫn thi hành có hiệu lực từ ngày 01/01/2016;

– Giai đoạn 2: Số hóa các sổ hộ tịch được đăng ký theo quy định của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP ngày 27/12/2005 của Chính phủ về đăng ký và quản lý hộ tịch (dữ liệu đăng ký hộ tịch từ năm 2006 đến hết năm 2015);

– Giai đoạn 3: Số hóa các sổ hộ tịch được đăng ký theo quy định của Nghị định số 83/1998/NĐ-CP ngày 10/10/1998 của Chính phủ về đăng ký hộ tịch (dữ liệu đăng ký hộ tịch từ năm 1999 đến năm 2006);

– Giai đoạn 4: Số hóa các sổ hộ tịch đã được đăng ký từ năm 1976 đến năm 1999;

– Giai đoạn 5: Số hóa các sổ hộ tịch đã đăng ký từ năm 1975 trở về trước.

Nhằm để đảm bảo việc số hoá và cập nhật dữ liệu hộ tịch vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử được thuận lọi, tận dụng được các thông tin công dân đã được tạo lập và thiết lập mối quan hệ nhân thân trong cơ sở dữ liệu. Tại mỗi giai đoạn, nên ưu tiên thực hiện, hoàn thành các việc số hoá lần lượt các nhóm sổ hộ tịch gốc theo thứ tự sau đây: 

• Nhóm Sổ đăng ký kết hôn;
• Nhóm Sổ đăng ký khai sinh[1];
• Nhóm Sổ đăng ký nhận cha, mẹ, con[2];
• Nhóm Sổ đăng ký cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân[3];
• Nhóm Sổ đăng ký khai tử[4];
• Các sổ đăng ký hộ tịch còn lại, bao gồm Sổ đăng ký giám hộ; Sổ đăng ký chấm dứt giám hộ; Sổ ghi chú ly hôn và Sổ đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc…

Môt số khó khăn khi số hoá hộ tịch tại các địa phương 

Một số đơn vị tại các tỉnh hiện nay còn các dạng tài liệu như: Hồ sơ cũ, Hồ sơ đóng gáy, không thể tách rời, hồ sơ khổ dài (gấp đôi chiều dài A3), hoặc tài liệu lưu trữ dạng file đơn thuần, không có giải pháp tìm kiếm nội dung. 

Chính vì vậy, các đơn vị thường gặp khó khăn như: 

• Khó đảm bảo được khi số hoá mà tài liệu gốc không bị rách, hư hỏng. 
• Không tách rời được tài liệu nên mất nhiều thời gian số hoá. 
• Đối với các tài liệu khổ A3 thường có nhiều trường thông tin đòi hỏi phải có thiết bị scan số hoá được khổ A3. 
• Việc sử dụng phần mềm số hoá, thao tác scan và lưu file chuẩn quy trình còn gặp nhiều khó khăn. 

Bên cạnh những yếu tố do tài liệu của đơn vị thì việc cán bộ tại các đơn vị chưa có kinh nghiệm, kiến thức về số hoá cũng là một trong những nguyên nhân khiến công việc số hoá hộ tịch còn gặp nhiều khó khăn. 

Máy scan sổ hộ tịch giúp đơn vị dễ dàng số hoá hơn. 

Máy scan là một trong những thiết bị cần thiết giúp các đơn vị thực hiện quá trình số hoá hộ tịch dễ dàng và hiệu quả hơn. Vậy số hoá hộ tịch thì nên chọn loại máy scan như nào? Cần lưu ý gì khi mua máy quét sổ hộ tịch? 

Các đơn vị quản lý hộ tịch nên lựa chọn các dòng máy quét trên cao (overhead) để số hoá sổ hộ tịch với những ưu điểm như: 

• Số hoá không cần tháo gáy sổ, giữ nguyên tình trạng vật lý. Đặc biệt với những tài liệu cổ, có nguy cơ hư hỏng. 
• Tốc độ quét cao giúp đẩy nhanh quá trình số hoá hộ tịch trong các đơn vị. 
• Chất lượng hình ảnh cao, đồng đều nhờ hệ thống cảm biến, camera và đèn hỗ trợ gíup đơn vị số hoá hình ảnh rõ nét, đạt tiêu chuẩn. Tránh trường hợp phải số hoá quá nhiều lần. 

Một số dòng máy quét được các đơn vị quản lý hộ tịch sử dụng nhiều như: 

Máy scan sổ hộ tịch ET18 PRo 

>> Xem thêm: Máy scan sổ hộ tịch ET18 Pro 

Máy scan sổ hộ tịch Aura Pro 

>>> Xem thêm: Máy scan sổ hộ tịch Aura Pro 

Số hoá hộ tịch là một hành động cần thiết trong bối cảnh chuyển đổi số hiện nay. Các đơn vị còn gặp nhiều vấn đề trong triển khai và xây dựng hệ thống số hoá sổ hộ tịch. Quý khách có nhu cầu tư vấn, triển khai hệ thống hoặc mua máy scan số hoá hộ tịch vui lòng liên hệ IDT Vietnam để được tư vấn.