Các vấn đề cần quan tâm khi chuyển đổi số thư viện

Chuyển đổi số – cụm từ được nhắc đến nhiều nhất hiện nay trong các lĩnh vực không ngoại trừ thư viện. Tuy nhiên, các thư viện hiện còn gặp nhiều khó khăn khi triển khai hoặc chỉ hiểu chuyển đổi số là số hóa tài liệu. IDT Vietnam chia sẻ cho thư viện rõ khái niệm chuyển đổi số liệu có phải là số hóa tài liệu không? những yếu tố cần có khi chuyển đổi số? và xây dựng kế hoạch chuyển đổi số trong các thư viện.  

1. Chuyển đổi số có phải số hóa tài liệu? 

Có rất nhiều thư viện dễ bị nhầm lẫm giữa việc chuyển đổi số và số hóa tài liệu là một. Đã có những thư viện hiểu đơn giản là chuyển đổi số là số hóa tài liệu và đưa lên phần mềm. Cách hiểu này không sai nhưng thiếu trầm trọng vì phạm vi, quy mô, ý nghĩa và yêu của của chuyển đổi số lớn hơn rất nhiều so với số hóa tài liệu. Vậy số hóa tài liệu khác gì chuyển đổi số và các khái niệm khi chuyển đổi số trong thư viện. 

Số hóa (Digitization) là chuyển dạng từ định dạng Analog (tương tự sang định dạng Digital (số) giúp số hóa và chuyển dạng tài liệu. 

Số hóa quy trình (Digital Transformation) là sử dụng các ứng dụng CNTT (máy tính, phần mềm…) nhằm cải tiến quy trình nghiệp vụ cho cán bộ nghiệp vụ và người quản lý, một phần cho người dùng. 

Chuyển đổi số (Digitalization) là sử dung các ứng dụng CNTT và Công nghệ số nhằm cải tiến quy trình, cách thức làm việc, xoay quanh người dùng là trung tâm phục vụ 

Vậy số hóa tài liệu chỉ là công việc rất nhỏ trong chuyển đổi số thư viện nói chung và thư viện công cộng nói riêng 

2. Những yếu tố trụ cột trong chuyển đổi số thư viện

Các yếu tố về công nghệ, dữ liệu, con người là 3 yếu tố quan trọng nhất của chuyển đổi số trong mọi lĩnh vực. Tuy nhiên, đối với thư viện thì yếu tố chính sách rất quan trọng quyết định quá trình chuyển đổi số có được diễn ra hay không. 

Yếu tố về công nghệ 

Trong yếu tố về công nghệ khi chuyển đổi số bao gồm hạ tầng phần cứng và hạ tầng phần mềm. 

Hạ tầng phần cứng sẽ bao gồm: Server, hạ tầng mạng, đường truyền, máy tính, thiết bị tự động hóa (RFID, mượn trả…), thiết bị số hóa tài liệu scanner, thiết bị IoT (cảm biến, đường dẫn…) 

>>> Xem thêm: Cách lựa chọn máy scan cho thư viện

>>> Xem thêm: Ứng dụng của công nghệ RFID giúp quản lý và tự động hóa thư viện 

Hạ tầng phần mềm bao gồm: hệ thống phần mềm/ nền tảng quản trị tài liệu in và tài liệu số, cổng tìm kiếm tập trung và khai thác dữ liệu lớn, phần mềm hỗ trợ dịch vụ thư viện (chat bạn đọc, đặt mượn phòng…) 

>>> Xem thêm: Phần mềm quản lý tài liệu số trong thư viện 

Yếu tố về dữ liệu 

Sách, báo, tạp chí và các nguồn tài nguyên thông tin là một dạng dữ liệu. Đây là những sản phẩm cốt lõi và là yếu tố quan trọng quyết định sự thành công, duy trì hoạt động của các thư viện.

Hệ thống các nguồn tài nguyên thông tin trong thư viện bao gồm: 

• Tài liệu dạng in (tài liệu vật lý): sách, báo, luận văn, bản đồ, tranh ảnh, vi dạng, hiện vật…
• Tài liệu số (tài liệu điện tử): cơ sở dữ liệu mua từ các tổ chức, tài liệu số hóa nội sinh, tài liệu chia sẻ từ hợp tác liên kết (mượn liên thư viện), tài nguyên truy cập mở (open-access, các nguồn tài nguyên khác (website, kênh tin tức, mạng xã hội, video…) 

Có thể nói tài nguyên thông tin là yếu tố quan trọng trong các thư viện trước và sau khi chuyển đổi số. Tuy nhiên, nhiều thư viện lại sa đà vào đầu tư hạ tầng công nghệ, thiết bị và phần mềm hơn đầu tư mà quên mất việc đầu tư cho các sản phẩm cốt lõi là tài nguyên thông tin. 

>>> Xem thêm: Các bộ cơ sở dữ liệu Gale hàng đầu thế giới 

Yếu tố về con người 

Con người là một trong những yếu tố quan trọng giúp tạo nên tất cả.Tuy nhiên, trong công nghệ nói chung và chuyển đổi số thư viện nói riêng thì yếu tố con người đã, đang và vẫn sẽ là câu chuyện dài chưa giải quyết được. 

Đầu tiên, cấp lãnh đạo và nhân viên phải có nhận thức về tầm quan trọng và ý nghĩa của việc chuyển đổi số hiện nay. Xã hội ngày càng thay đổi, nhu cầu của người dùng cũng thay đổi và sứ mệnh của các thư viện cũng thay đổi không chỉ còn là nơi lưu trữ tài liệu thông thường mà còn là nơi quản lý tài liệu, quản trị thông tin, quản trị tri thức. 

Thư viện ngày càng quan trọng và góp phần vào sự phát triển của xã hội nên đặt ra nhiều yêu cầu đối với đội ngũ nhân sự đồng hành để phát triển hệ thống thư viện lớn mạnh, góp phần vào phát triển kiến thức, tri thức cho các tầng lớp trẻ. Một số kỹ năng mà nhân lực trong ngành thư viện cần có như: kiến thức số; kỹ năng số; cập nhật công nghệ; khả năng phân tích, đánh giá và biến đổi thông tin…

Con người trong thời đại công nghệ buộc phải tự cập nhật, nâng cấp, cải tiến mình để phù hợp với những bước chuyển mình không chỉ trong ngành thư viện mà còn ở rất nhiều các lĩnh vực khác. 

Yếu tố về chính sách 

Hạ tầng pháp lý là một trong những yếu tố quan trọng và là hành lang pháp lý cho mọi sự phát triển nói chung, trong chuyển đổi số nói riêng. 

Khi thực hiện chuyển đổi số trong thư viện cần tuân thủ đúng các bộ luật liên quan như: luật thư viện, luật bản quyền, luật an ninh mạng và các công ước quốc tế. 

>>> Tìm hiểu thêm: Quy định mới luật sở hữu trí tuệ vào quá trình số hóa tài liệu 

3. Chuyển đổi số liệu có phải xây dựng thư viện thông minh? 

Thuật ngữ “thư viện thông minh” được sử dụng gần đây như một trào lưu, khi mà thư viện nằm trong những hệ sinh thái của thành phố thông minh, trường học thông minh. Khái niệm này vẫn còn gây tranh cãi, chưa thống nhất để được gọi là thư viện thông minh. Nhiều người lạm dụng thuật ngữ này, ví dụ chỉ kê vài bộ bàn ghế ghép rồi gọi là thư viện thông minh. Vậy khái niệm thư viện thông minh được định nghĩa như nào? chuyển đổi số có phải là xây dựng thư viện thông minh? 

Thư viện thông minh bao gồm những 5 yếu tố sau đây theo (Schöpfel, 2018; Cao et al, 2018)

• Không gian thông minh: Hệ thống không gian được sắp xếp thuận tiện với nhu cầu của bạn đọc như: có phòng học nhóm, phòng đọc tập trung, phòng sử dụng máy tính, khu vực số hóa tài liệu… Tất cả không gian được sắp xếp theo thứ tự phù hợp với nhu cầu, tránh trường hợp chồng chéo. 
• Công nghệ thông minh: sử dụng phần mềm, thiết bị quản lý thư viện để quản lý toàn bộ hoạt động hàng ngày của thư viện như: quản lý tài nguyên thư viện, quản lý và đồng bộ tài liệu giấy, tài liệu trực tuyến, trang bị các thiết bị cảm ứng, ứng dụng di động giúp người dùng có thể chủ động khi đặt chỗ 
• Dịch vụ thông minh: cung cấp dịch vụ nhanh chóng, tiện lợi và không cần đợi chờ lâu 
• Con người thông minh
• Quản trị thông minh 

Chuyển đổi số là hoạt động góp phần và thúc đẩy các thư viện ngày càng thông minh hơn. 

4. Xây dựng kế hoạch chuyển đổi số thư viện như thế nào là phù hợp? 

Nguyên tắc chung cần lưu ý khi xây dựng kế hoạch chuyển đổi số thư viện

• Dữ liệu là yếu tố quan trọng hàng đầu trong chuyển đổi số thư viện
• Bất cứ việc gì làm tăng cường nguồn tài nguyên thông tin (ưu tiên tài nguyên số), làm đa dạng hóa hình thức và phương thức phục vụ người dùng đều là phù hợp cho chuyển đổi số thư viện.

• Mỗi thư viện đều có đặc thù khác nhau, nên xây dựng 1 kế hoạch chuyển đổi số phù hợp với mình. 

• Công nghệ chỉ là phương tiện giúp hoạt động thư viện hiệu quả hơn. Thư viện vẫn có thể làm chuyển đổi số mà không cần đầu tư lớn về công nghệ vì có những việc không cần quá nặng về công nghệ. 
• Chuyển đổi số thư viện cần phải làm nhiều giai đoạn, không phải làm 1 lần là xong. 
• Cán bộ thư viện phải có nhận thức đúng đắn về vai trò của minh, về chuyển đổi số và có trình độ đáp ứng được tiến trình chuyển đổi số để tự nâng tầm, hiệu quả công việc cao hơn. 

Những việc cần làm để quá trình chuyển đổi số diễn ra thuận lợi 

• Tăng cường, đa dạng hóa các nguồn tài nguyên thông tin.
• Số hóa nguồn tài nguyên: chuyển dạng (scan, ebook, audiobook…) các nguồn tin để có thể phục vụ tối đa nhu cầu của bạn đọc với nhiều hình thức khác nhau.
• Sử dụng công nghệ phần mềm/nền tảng/ứng dụng để truyền tải các nguồn tin tới bạn đọc một cách hữu hiệu nhất.
• Sử dụng các công cụ tổng hợp, thống kê, phân tích, gợi ý nhằm làm tăng giá trị khai thác của các tài nguyên: Dữ liệu => Thông tin => Tri thức.
• Hiện đại hóa hạ tầng ICT: máy chủ, thiết bị mạng, kết nối internet, thiết bị IoT…
• Hiện đại hóa trang thiết bị phục vụ người dùng: mượn trả tự động, photocopy/scan tự động, đặt chỗ tự động, khử trùng tài liệu, thiết bị thông minh: cảm biến, dẫn đường…
• Liên thông thư viện, xây dựng thư viện số dùng chung để từ đó có kho dữ liệu đủ lớn.
• Phát triển mô hình thư viện thông minh nếu điều kiện cho phép.
• Nhân sự, nhận thức, trình độ được đào tạo và nâng tầm …

Lưu ý khi số hóa và chuyển dạng tài liệu trong quá trình chuyển đổi số thư viện

• Sử dụng giải pháp công nghệ (thiết bị và phần mềm) tiên tiến để số hóa tài liệu với chất lượng cao nhất.
• Đa dạng hóa các hình thức phục vụ thông qua ứng dụng các công nghệ: Big data, AI, sách nói, ebook…
• Tăng cường ứng dụng công nghệ cho phép kiểm soát truy cập và bảo vệ được bản quyền khi sử dụng tài liệu (DRM).
• Vận dụng tối đa các quy định mới của Luật SHTT. Số hóa các tài liệu trong khuôn khổ Luật cho phép.
• Tập trung số hóa các tài liệu được phép: tài liệu thuộc phạm vi sử dụng công cộng (public domain) không thuộc sự bảo hộ của Luật Bản quyền (ví dụ: hết thời hạn bảo hộ, thuộc sở hữu của nhà nước).
• Chính sách hợp lý, hài hòa, cân bằng được quyền lợi của tác giả/NXB với khả năng tiếp cận thông tin của độc giả.
• Mạnh dạn liên hệ xin phép bản quyền từ các chủ sở hữu, liên hệ trực tiếp hoặc qua 1 trung gian: ví dụ VIETRRO – Hiệp hội Quyền sao chép Việt Nam; Hiệp hội Sáng tạo và bản quyền tác giả Việt Nam. 

Chuyển đổi số trong các thư viện là quá trình lâu dài cần nhiều sự đầu tư và công sức của con người. Mỗi loại hình thư viện khác nhau sẽ có kế hoạch chuyển đổi số riêng và không thể áp dụng của thư viện này vào thư viện khác. 

IDT Vietnam là đơn vị có kinh nghiệm trong lĩnh vực thư viện trong nhiều năm. Chúng tôi cung cấp toàn diện các giải pháp phục vụ quá trình chuyển đổi số trong thư viện. IDT Vietnam sẵn sàng hỗ trợ các thư viện xây dựng kế hoạch chuyển đổi số tối ưu. 

Để được tư vấn chi tiết vui lòng liên hệ IDT Vietnam qua ZALO hoặc qua email sale@idtvietnam.vn