CÁCH LỰA CHỌN MÁY SCAN TÀI LIỆU TRONG THƯ VIỆN
Máy scan tài liệu hay còn được gọi là máy scanner, máy quét hỗ trợ các bạn scan tài liệu phục vụ học tập và làm việc. Cụm từ “máy scan” xuất hiện dày đặc trên Internet là một phần không thể thiếu trong công cuộc chuyển đổi số hiện nay.
Trên thị trường có rất nhiều các loại máy scan ở các hãng khác nhau phù hợp với nhu cầu làm việc cá nhân và cơ quan vừa và nhỏ. Bài viết này sẽ đề cập đến vấn đề chọn máy scan tài liệu cho các thư viện phù hợp với nhu cầu và đem lại chất lượng cao trong việc số hóa tài liệu.
1. Xác đinh nhu cầu scan loại tài liệu
Việc lựa chọn máy scan phụ thuộc vào nhu cầu cơ quan bạn muốn scan những loại tài liệu nào: Những cuốn sách dày, tài liệu đóng tập, báo tạp chí hay là những tài liệu tờ rời.
Các loại tài liệu và tình trạng tài liệu sẽ giúp bạn quyết định sử dụng loại máy scan nào?
Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều các loại máy scan khác nhau với độ phân giải và loại tài liệu khác nhau.
Khi chọn máy scan cần quan tâm đến độ phân giải để phù hợp với nhu cầu số hóa tài liệu của thư viện. Scan ở độ phân giải cao hơn sẽ cải thiện chất lượng bản scan cho hình rõ nét, không bị mờ và nhòe. Trong đó, với độ phân giải 200 – 400dpi giúp nhận dạng kí tự quang học tốt hơn so với những máy có độ phân giải kém.
2. Máy scan có thể scan theo kích thước bạn mong muốn không?
Tài liệu trong thư viện có rất nhiều các loại khổ khác nhau. Bạn cần nắm rõ được và lên kế hoạch số hóa cho những tài liệu đó để chọn máy scan tài liệu phù hợp.
Trên thị trường hiện nay chủ yếu có dòng máy scan khổ A4 là phổ biến. Tuy nhiên, nếu có nhu cầu scan các khổ lớn như: A3, A2, A1, A0… thì bạn nên tìm kiếm những dòng máy quét chuyên dụng.
Bạn có thể tham khảo một số dòng máy scan khổ lớn dưới đây:
Máy scan tài liệu chuyên dụng khổ A3
3. Tốc độ scan tài liệu
Tốc độ scan tài liệu của máy scan rất được quan tâm trong quá trình lựa chọn mua. Bởi nếu máy scan có tốc độ nhanh sẽ giúp quá trình số hóa tài liệu trong cơ quan bạn nhanh hơn, tăng hiệu suất làm việc. Với các thư viện, thì tốc độ máy scan càng cao giúp cho việc số hóa tài liệu càng nhanh và kịp thời đưa đến tay độc giả trong thời kì dịch bệnh Covid-19 phức tạp như hiện nay.
Mặc dù chất lượng được coi là quan trọng nhưng nếu bạn mất quá nhiều thời gian để quét một tài liệu thì khả năng sử dụng sẽ không cao và gây lãng phí cho cơ quan.
Tốc độ scan sẽ phục thuộc vào độ phân giải của máy. Độ phân giải càng cao thì thời gian quét càng lâu và ngược lại
Vì vậy, bạn phải dựa vào nhu cầu để lựa chọn máy scan phù hợp cho thư viện hoặc cơ quan mình đang làm việc
4. Kích thước và khối lượng của máy scan tài liệu
Khi chọn máy scan phải cân nhắc không gian bạn sử dụng có đủ rộng, phù hợp với những loại máy scan nào.
Nếu văn phòng của bạn nhỏ, có nhu cầu scan các tài liệu rời, các quyển sách mỏng và phải tiết kiệm được không gian thì những dòng máy scan thông minh của Czur sẽ không làm bạn thất vọng.
Các dòng máy scan thông minh đáp ứng được các tiêu chí như: Giá cả hợp lý, chất lượng quét cao, nhỏ gọn, tốc độ quét nhanh. Với thiết kế nhỏ gọn cho phép bạn mang đi đến bất cứ nơi nào mà không gặp khó khăn.
Nếu nhu cầu scan sách dày và với khối lượng nhiều như trong thư viện thì bạn nên chọn một chiếc máy scan tài liệu có kích thước vừa vặn với không gian nhưng vẫn phải đảm bảo được mọi tính năng đẻ có thể scan những loại tài liệu có chất lượng cao nhất thì hãy tham khảo những dòng máy quét chuyên dụng của Zeutschel.
5. Các chức năng đi kèm với máy scan
Khi lựa chọn máy scan sách cần quan tâm đến hệ thống phần mềm đi kèm giúp chỉnh sửa, sắp xếp hình ảnh sau khi quét ví dụ như: Trang bị lệch, chữ không rõ, còn dấu của gáy sách. Việc có phần mềm giúp cán bộ thư viện có thể chủ động chỉnh sửa và định dạng cho tệp đầu ra .
Hỗ trợ định dạng dữ liệu đầu ra Định dạng đầu ra của máy quét tài liệu sẽ khác nhau tùy thuộc vào sản phẩm, ví dụ như PDF, JPEG, Word…
Việc lựa chọn máy scan tài liệu phù hợp với nhu cầu vô cùng quan trọng. Hãy cân nhắc phù hợp trước khi đầu tư các dòng máy scan để đem lại hiệu quả cao nhất
Bạn đọc có thể tham khảo thêm bài viết về các yếu tố quan trọng khi chọn máy scan TẠI ĐÂY.
