Dịch vụ thông tin – thư viện xây dựng trên nền tảng công nghệ thông tin

Hiện nay thuật ngữ “Công nghệ thông tin” đã không còn xa lạ gì với xã hội. Nhiều công việc, công đoạn hay các dịch vụ thủ công truyền thống trước đó ở nhiều ngành nghề đã áp dụng công nghệ vào để phát huy được tính hiệu quả cao, giảm thiểu thời gian và sức lao động của con người. Trong bài viết này tác giả muốn đề cập đến một số khái niệm, đặc điểm cùng các phương thức triển khai dịch vụ thông tin – thư viện cơ bản trên nền tảng của ứng dụng công nghệ thông tin.

1. Khái niệm dịch vụ thông tin – thư viện
Hiện nay chưa có một khái niệm thống nhất nào về dịch vụ thông tin – thư viện cả, bởi lẽ mỗi quốc gia, mỗi chuyên gia trong các hoàn cảnh và hướng tiếp cận khác nhau đều đưa ra những định nghĩa và cách nghiên cứu riêng của mình. Trong bài viết này tác giả có tập hợp một số định nghĩa tại Việt Nam về Dịch vụ Thông tin – Thư viện như sau:

Theo Thạc sĩ Trần Thị Bích Huệ và Thạc sĩ Trần Nữ Quế Phương (Thư viện Quân đội): “Dịch vụ thông tin – thư viện chính là quá trình, phương thức để tạo ra các sản phẩm hay hoạt động phân phối sản phẩm thông tin – thư viện, với tư cách là một hoạt động dịch vụ khoa học, tác động vào các đối tượng nguồn tin thực để chúng được biến đổi và chuyển sang các dạng sản phẩm và dịch vụ thông tin khoa học (ấn phẩm, cơ sở dữ liệu, bảng tra, danh mục, tổng luận, phản biện thông tin, đánh giá thông tin,…). Như vậy, các dịch vụ thông tin – thư viện được coi là một phương thức để tạo lập tài nguyên thông tin và hàng hóa thông tin trong xã hội. Và hệ thống dịch vụ thông tin – thư viện là một phức thể bao gồm sự hòa hợp của nhiều yếu tố cấu thành (con người, sản phẩm thông tin – thư viện, nguồn lực thông tin (NLTT), trang thiết bị công nghệ thông tin,…) là phương thức thiết yếu để các cơ quan thông tin – thư viện thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình.” [1]
Trong luận án tiến sỹ của tác giả Vũ Duy Hiệp thì dịch vụ thông tin – thư viện được hiểu là: “quá trình lao động mang tính chất chuyên môn nghiệp vụ, trong quá trình triển khai, có thể phải sử dụng một số sản phẩm thông tin thư viện hay dịch vụ thông tin thư viện khác hoặc một số trang thiết bị kỹ thuật, cơ sở vật chất kỹ thuật, nhằm đáp ứng nhu cầu tin của người dùng tin.” [2]
Trong giáo trình Dịch vụ Thông tin – Thư viện (tài liệu ấn hành nội bộ tại trường Đại học Văn hóa Hà Nội) thì tác giả Trương Đại Lượng giải nghĩa như sau: “Dịch vụ thông tin thư viện được xem là một khâu công việc trong dây truyền hoạt động của cơ quan thông tin thư viện, bao gồm: bổ sung, xử lý, lưu trữ và phổ biến thông tin. Tuy nhiên, bản chất của dịch vụ thông tin thư viện là cung cấp và phổ biến thông tin.” [3; tr.7]

Vậy từ các định nghĩa trên tác giả đưa ra một định nghĩa như sau: Dịch vụ thông tin – thư viện là bao gồm tất cả các hoạt động nhằm tạo ra các sản phẩm thông tin dưới nhiều dạng và hình thức khác nhau để đáp ứng, thỏa mãn nhu cầu của người dùng tin thông qua các công cụ trợ giúp.

2. Đặc điểm của dịch vụ thông tin – thư viện

Theo Tiến sĩ Trương Đại Lượng (trường Đại học Văn hóa Hà Nội) thì:
Dịch vụ thông tin thư viện là một loại hình dịch vụ cụ thể cho nên dịch vụ thông tin cũng có các đặc điểm chung của dịch vụ. Các đặc điểm của dịch vụ thông tin thư viện bao gồm:
Tính vô hình: dịch vụ không tồn tai dưới dạng vật chất nghĩa dịch vụ thông tin thư viện không có hình hài rõ rệt. Các dịch vụ thông tin thư viện đều vô hình, không thể thấy trước khi sử dụng.
Tính không tách rời giữa cung cấp và sử dụng dịch vụ: Người cung cấp dịch vụ và người dùng tin phải tiếp xúc với nhau để cung cấp và sử dụng dịch vụ tại các địa điểm và thời gian phù hợp cho hai bên.
Tính không đồng đều về chất lượng: Dịch vụ thông tin thư viện không thể được cung cấp hàng loạt, tập trung như sản xuất hàng hóa. Do vậy, thư viện khó kiểm tra chất lượng theo một tiêu chuẩn thống nhất.
Tính không lưu trữ được: Dịch vụ thông tin thư viện chỉ tồn tại vào thời gian mà nó được cung cấp. Do vậy, dịch vụ thông tin thư viện không thể sản xuất hàng loạt để cất vào kho dự trữ, khi có nhu cầu thị trường thì đem ra phục vụ.
Tính không chuyển quyền sở hữu được: Khi đăng kí sử dụng dịch vụ thông tin thư viện thì người dùng tin chỉ được quyền sử dụng dịch vụ, được hưởng lợi ích mà dịch vụ mang lại trong một thời gian nhất định mà thôi. [3; tr.8 – 12]

3. Các dịch vụ thông tin – thư viện và việc ứng dụng công nghệ thông tin vào đó
Cũng như khái niệm về dịch vụ thông tin – thư viện, cách phân loại dịch vụ thông tin – thư viện có rất nhiều quan điểm và ý kiến trái chiều, ở đây trong mức độ tổng hợp, tác giả đưa ra một số dịch vụ thông tin – thư viện cơ bản và việc ứng dụng công nghệ thông tin vào đó.
3.1. Dịch vụ lưu thông tài liệu
Dịch vụ lưu thông tài liệu căn bản được hiểu là dịch vụ mượn – trả tài liệu của thư viện dưới nhiều hình thức khác nhau.
Người dùng tin sẽ đến thư viện xuất trình thẻ thư viện để mượn hoặc trả tài liệu.
Về hình thức này hiện nay đã có nhiều thư viện hiện đang ứng dụng công nghệ RFID (Radio Frequency Identification) để giảm thiểu sức lao động của con người trong việc kiểm soát an ninh và mượn/ trả tài liệu. Người dùng tin có thể trả tài liệu bằng vài thao tác đơn giản, quét tài liệu qua đầu đọc RFID, hay chỉ cần để tài liệu cần trả vào giá bằng một số thiết bị như sau:
Trạm tự/ mượn trả tài liệu (Self – Service): Cho phép người dùng tin tự làm thủ tục mượn trả tài liệu mà không cần trợ giúp của cán bộ thư viện. Bao gồm đầu đọc RFID, máy tính, màn hình cảm ứng, đầu đọc thẻ, máy in biên lai, phần mềm LibRid.
LibCabinet: Tủ thư viện mini. Cho phép người dùng tin tự động mượn và trả sách không cần sự có mặt của cán bộ thư viện. Có thể hoạt động độc lập bên ngoài thư viện. Bao gồm 5 giá có gắn đầu đọc RFID, máy tính và màn hình cảm ứng 19″, đầu đọc thẻ, máy in biên lai, phần mềm mượn trả tự động LibShelf.
Giá trả sách thông minh (Intelligent Shelves) dạng có nhiều tầng, có gắn bánh xe: Cho phép người dùng tin tự trả tài liệu mà không cần trợ giúp của cán bộ thư viện. Bao gồm kiosk, máy tính, màn cảm ứng 17”, giá trả sách, đầu đọc RFID, máy in biên lai, phần mềm Libshelf.

Nếu làm sai các quy trình thì khi đem tài liệu ra khỏi vùng sử dụng của thư viện thì lập tức sẽ có báo động.
Ngoài ra, đối với phòng đọc mở, người dùng tin đọc tài liệu tại chỗ tại thư viện thì để đảm bảo vấn đề an ninh, kiểm soát sự ra vào của người dùng tin, tránh sự thất thoát của tài liệu mà không cần tính tự động hóa cao sau này thì nhiều thư viện đã áp dụng hệ thống an ninh EM (Electro Magnetic) thay vì hệ thống an ninh RFID (Radio Frequency Identification). Về căn bản với công nghệ EM với các thiết bị căn bản là cổng, trạm lưu thông và dây (chỉ) từ. Với dây (chỉ) từ có keo dính ở hai mặt sẽ được dùng dán vào trong các trang sách, tránh bị lộ ra; đồng thời với trạm lưu thông tài liệu thì mỗi tài liệu có dán dây (chỉ) từ sẽ được khử từ khi người dùng tin mượn tài liệu và sẽ được nạp lại từ khi người dùng tin trả tài liệu. Đối với trường hợp làm sai quy trình mượn/ trả này thì khi mang tài liệu ra khỏi thư viện thì tương tự như công nghệ RFID ngay lập tức cổng từ với bộ phận cảm biến sẽ báo động, điều này giúp ích cho việc kiểm soát dịch vụ lưu thông tài liệu của thư viện, tránh bị thất thoát như mô hình thư viện truyền thống trước kia khi không áp dụng công nghệ.

3.2. Dịch vụ hỏi – đáp thông tin
Nhiều người nhầm khi coi dịch vụ hỏi – đáp thông tin và dịch vụ phổ biến thông tin chọn lọc là một, nhưng thực chất hai dịch vụ này hoàn toàn khác nhau, vì tính chất phổ biến của thông tin đến với người dùng tin. Đối với dịch vụ hỏi – đáp thông tin thì thường chỉ dừng ở mức độ đơn giản, mang tính chỉ dẫn bình thường, không có quá nhiều thông tin ở dạng chiều sâu.
Trong thời đại công nghệ hiện nay nhiều Trung tâm Thông tin – Thư viện không chỉ hoạt động bằng cách sử dụng một trang web riêng của riêng thư viện nữa mà còn tạo ra Face book thư viện, thậm chí là kênh Youtube, tài khoản Zalo và Skype riêng để kịp thời bắt nhịp theo xu hướng của xã hội; có thể tư vấn thông tin, trả lời các câu hỏi đáp của người dùng tin một cách tiện ích nhất. Không như phương thức truyền thống người dùng tin phải đến tận thư viện để hỏi – đáp với cán bộ thư viện, thì nay chỉ cần internet và một thiết bị thông minh như Laptop, Smartphone… người dùng tin có thể chat qua các ứng dụng khác nhau để liên hệ hỏi – đáp với thư viện thông qua các ứng dụng đã kể tên trên, hay qua Gmail, Messenger… Và với xu hướng này tới đây còn có thể có nhiều ứng dụng mạng xã hội khác nữa để thư viện có thể thông qua liên hệ, trao đổi và tư vấn cho người dùng tin. 

3.3. Dịch vụ sao chép, số hóa tài liệu
Người dùng tin trong thời đại hiện nay có nhu cầu sử dụng thông tin rất lớn, chính vì vậy việc khai thác tài nguyên thông tin dưới dạng truyền thống là chưa đủ. Để phục vụ cho việc chuyển dạng các tài liệu truyền thống từ bản giấy, da,… sang bản số hóa là một điều rất dễ dàng hiện nay, chỉ cần một thiết bị nhỏ gọn và đơn giản là một máy Số hóa – Scanner người dùng tin có tự dễ dàng thao tác việc này. Hiện nay trên thị trường đang có sản phẩm máy Số hóa – Scan Thông minh ET16 Plus với hình dáng nhỏ gọn, có thể cài đặt tiếng Việt khi sử dụng cùng nhiều chức năng chỉnh sửa hình ảnh trên đó người dùng tin có thể tự thao tác số hóa tài liệu với định dạng ≤ A3. Rồi nếu muốn sử dụng loại chuyên dụng hơn, có cấu hình tốt hơn có thể kể đến các loại máy như M3000 Pro, Zeta Comfort. Tiếp đó có thể kể đến vài loại máy về dòng bán tự động như OS 16000 Advenced Plus, OS 12002 Advenced Plus, OS 15000 Advenced Plus… và cao cấp nhất hiện nay là máy số hóa tự động hoàn toàn ScanRobot® 2.0 MDS. Mọi loại thiết bị này đều có thể chuyển tài liệu ra nhiều định dạng khác nhau như file TIFF, PDF, DOC…

3.4. Dịch vụ tra cứu thông tin
Ngoài cách tra cứu tài liệu theo cách truyền thống bằng các công cụ như tủ mục lục, các loại mục lục in theo dạng sách giấy… ra thì chúng ta có thể sử dụng công cụ tra cứu hiện đại là OPAC (Online Public Access Catalog – mục lục tra cứu trực tuyến). Hiện nay trên thị trường đã có nhiều phần mềm để giúp ích cho việc này, ví dụ như là phần mềm Kipos (bao gồm quản trị thư viện số, thư viện truyền thống và cổng thông tin của thư viện) sẽ giúp người sử dụng tìm kiếm và khai thác bộ sưu tập tài liệu truyền thống.

3.5. Dịch vụ triển lãm, hội thảo chuyên đề và các sự kiện khác
 Với dịch vụ này thư viện sử dụng nhiều loại máy móc, trang thiết bị khác nhau để xây dựng nên một sư kiện; nhằm phục vụ thỏa mãn nhu cầu của người dùng tin. Về căn bản có thể kể đến các thiết bị trình chiếu đơn giản như máy chiếu, các thiết bị phụ trợ khác như micro, loa,… thậm chí đi kèm là các hệ thống ánh sáng, hệ thống âm thanh. Ngoài ra có thể kể đến các thiết bị phức tạp hơn như thiết  bị đọc sách 3D (tài liệu được số hóa dưới dạng 3D, sau đó đưa lên màn hình để tương tác với bạn đọc) hay tủ trưng bày và trình diễn tài liệu dạng 2D, 3D (tủ kính dạng bốn mặt, tài liệu được đưa vào số hóa trình chiếu dưới dạng 3D…)

3.6. Dịch vụ đào tạo người dùng tin
Đây là dịch vụ hướng dẫn người dùng tin sử dụng thư viện nói riêng và kĩ năng về thông tin nói chung, nhiều nơi đôi khi chỉ đơn thuần là dịch vụ hướng dẫn người dùng tin tra cứu và tìm kiếm tài liệu; nhưng đầy đủ hơn cả thì đây là dịch vụ hướng dẫn, định hướng và phát triển kĩ năng khai thác và tìm kiếm thông tin của người dùng tin. Chính vì vậy trong quá trình triển khai loại hình dịch vụ này sẽ tổ hợp rất nhiều loại công nghệ máy móc vào để hướng dẫn người dùng tin, kể đến đơn giản như là hệ thống máy chiếu và âm thanh

3.7. Dịch vụ phổ biến thông tin chọn lọc

Như đã nói ở trên thì dịch vụ phổ biến thông tin chọn lọc và dịch vụ hỏi đáp thông tin gần như có sự tương đồng, nhưng về cách thức phổ biến thông tin có phần hơi khác. Để dịch vụ phổ biến thông tin chọn lọc thỏa mãn nhu cầu của người dùng tin, người cán bộ thư viện phải có trình độ chuyên môn tốt, áp dụng kĩ năng xử lý thông tin sử dụng các công cụ hỗ trợ như mục lục trực tuyến (OPAC), các ứng dụng tìm kiếm như Google, Yippi, Bing, WolframAlpha…
Ngoài ra có thể triển khai dịch vụ phổ biến thông tin chọn lọc dưới dạng cung cấp các tài nguyên thông tin có giá trị, mang hàm lượng khoa học thông qua cấp quyền sử dụng các bộ cơ sở dữ liệu quốc tế như OECD iLibray, World bank eLibrary.

Công nghệ thông tin ngày càng phát triển kéo theo đó là sự thay đổi lớn về mọi mặt trong các ngành nghề, công việc; với công tác thư viện cũng không phải là một ngoại lệ. Để đảm bảo quá trình hoạt động tốt tại các thư viện hay trung tâm thông tin – thư viện, phục vụ đáp ứng nhu cầu của người dùng tin thì yếu tố công nghệ là điều không thể thiếu. Người cán bộ thư viện có trình độ chuyên môn cao sử dụng thành thạo công nghệ thông tin giỏi thì sẽ tạo ra các sản phẩm thông tin có chất lượng, phù hợp và đáp ứng nhu cầu của người dùng tin định hướng tiến một xã hội tri thức.