Định mức số hóa tài liệu trong thư viện

I. Số hóa tài liệu trong thư viện

Trước đây, thư viện đơn thuần là nơi cất trữ tài liệu: sách, báo, tạp chí,… và để tiếp cận nguồn tài liệu này, người đọc không có cách nào khác là phải thông qua các thủ thư. Các dịch vụ tại thư viện cũng khá đơn giản như: đọc tại chỗ, mượn về nhà, sao chụp tài liệu…

Tuy nhiên, với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ, ở nhiều nước trên thế giới, thư viện được phát triển theo xu hướng số hóa, trở thành các trung tâm thông tin, trung tâm học liệu,trung tâm thông tin, trung tâm tri thức, trung tâm dữ liệu, trung tâm hỗ trợ nghiên cứu khoa học, trung tâm văn hóa cộng đồng,… với những tiện ích hiện đại, có khả năng đáp ứng nhu cầu ngày càng đa dạng của các đối tượng sử dụng khác nhau.

Hiện nay, Việt Nam đang bắt đầu chú trọng và phát triển nên thư viện cũng đang được phát triển theo hướng số hóa góp phần vào công cuộc chuyển đổi số quốc gia. Ngày 11/02/2021 Thủ tướng chính phủ đã Phê duyệt “Chương trình chuyển đổi số ngành thư viện đến năm 2025, định hướng đến năm 2030” với nội dung: 

– 100% thư viện công lập có vai trò quan trọng được Nhà nước ưu tiên đầu tư cùng với Thư viện Quốc gia Việt Nam, thư viện công cộng tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (sau đây gọi chung là thư viện có vai trò quan trọng) hoàn thiện và phát triển hạ tầng số, dữ liệu số, triển khai liên thông, chia sẻ tài nguyên và sản phẩm thông tin thư viện theo chức năng, nhiệm vụ, văn bản hợp tác.

– 100% thư viện có vai trò quan trọng, thư viện công cộng tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, thư viện đại học và thư viện chuyên ngành ở trung ương có trang thông tin điện tử cung cấp dịch vụ trực tuyến, tích hợp với thành phần dữ liệu mở của Hệ tri thức Việt số hóa; 80% thư viện chuyên ngành và thư viện đại học khác, 60% thư viện cơ sở giáo dục phổ thông, cơ sở giáo dục nghề nghiệp và các cơ sở giáo dục khác có trang thông tin điện tử có khả năng cung cấp dịch vụ trực tuyến trên nhiều phương tiện truy cập (trừ các dịch vụ thuộc phạm vi bí mật nhà nước và dịch vụ đọc hạn chế).

– 70% tài liệu cổ, quý hiếm và bộ sưu tập tài liệu có giá trị đặc biệt về lịch sử, văn hóa, khoa học do các thư viện có vai trò quan trọng thu thập và quản lý được số hóa; 70% tài liệu nội sinh, các công trình nghiên cứu khoa học do các thư viện chuyên ngành, thư viện đại học thu thập và quản lý được số hóa.

Vậy số hóa tài liệu thư viện là bước đầu quang trọng trong công cuộc chuyển đổi số của thư viện và là yêu cầu quan trọng trong định hướng đến năm 2030 của Ngành Thư viện Việt Nam trong  quá trình chuyển đổi. Số hóa tài liệu trong Thư viện là chuyển tài liệu từ dạng truyền thống sang dạng điện tử và lưu trên máy tính nhằm bảo quản, chia sẻ và phục vụ trực tuyến.

II. Định mức số hóa tài liệu theo chính sách của nhà nước

Chưa có những quy định chính thức về định mức số hóa tài liệu dành riêng cho thư viện. Tuy nhiên, đã có hướng dẫn về định mức chi dành cho số hóa tài liệu lưu trữ. Các thư viện có thể tham khảo để làm căn cứ đề xuất triển khai thuê các công ty làm dịch vụ số hóa tài liệu cho đơn vị của mình. 

Theo thông tư 194/2012/TT-BTC hướng dẫn mức chi tạo lập thông tin điện tử nhằm duy trì hoạt động thường xuyên của các cơ quan, đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước. 

Điều 1. Đối tượng áp dụng

Thông tư này áp dụng đối với cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập; các cơ quan, tổ chức khác có sử dụng kinh phí từ ngân sách Nhà nước để thực hiện việc tạo lập thông tin điện tử trên môi trường mạng phục vụ hoạt động thường xuyên của cơ quan, đơn vị ở trung ương và các địa phương.

Tạo lập, chuyển đổi thông tin điện tử và số hoá thông tin (sau đây gọi chung là tạo lập thông tin điện tử) là tạo ra các cơ sở dữ liệu điện tử được sử dụng để cung cấp thông tin trên môi trường mạng, phục vụ cho công tác quản lý, điều hành, hoạt động chuyên môn nghiệp vụ của các cơ quan, đơn vị.

Tại điều 4 khoản 1 quy định: 

Đối với công việc nhập dữ liệu:

a) Nhập dữ liệu có cấu trúc:

Dữ liệu có cấu trúc là các dữ liệu đã được tổ chức theo một cấu trúc thống nhất, bản thân các cấu trúc này không hoặc ít có sự biến động theo thời gian.

Mức chi nhập dữ liệu có cấu trúc được tính theo trường dữ liệu trên cơ sở số lượng ký tự trong 01 trường dữ liệu, cụ thể như sau:

– Đối với trường dữ liệu có số lượng ký tự trong 1 trường (n) ≤ 15: tối đa 300 đồng/1 trường.

– Đối với trường dữ liệu có số lượng ký tự trong 1 trường 15 < n ≤ 50: tối đa 375 đồng/1 trường.

– Đối với trường dữ liệu có số lượng ký tự trong 1 trường (n) > 50: tối đa 450 đồng/1 trường.

Trong đó: đơn giá trên bao gồm cả cả việc kiểm tra hiệu đính thông tin; 01 trang văn bản tương ứng 46 dòng x 70 ký tự/dòng, tương đương bình quân.

b) Nhập dữ liệu phi cấu trúc:

Dữ liệu phi cấu trúc để chỉ dữ liệu ở dạng tự do và không có cấu trúc được định nghĩa sẵn, ví dụ như: các tập tin video, tập tin ảnh, tập tin âm thanh…

Mức chi nhập dữ liệu phi cấu trúc được tính theo trang dữ liệu, cụ thể như sau:

– Trang tài liệu chỉ gồm các chữ cái, chữ số: tối đa 9.500 đồng/1 trang.

– Trang tài liệu có bảng biểu kèm theo: tối đa 11.700 đồng/1 trang.

– Trang tài liệu dạng đặc biệt có nhiều công thức toán học, hoặc các ký tự đặc biệt: tối đa 14.000 đồng/1 trang.

Trong đó: đơn giá trên bao gồm cả cả việc kiểm tra hiệu đính thông tin.

Mức chi phí của việc chuyển đổi thông tịn quy định tại khoản 5 điều 4: 

Trường hợp sử dụng thiết bị ngoại vi để quét dữ liệu có sẵn trên giấy nhằm chuyển dữ liệu dạng văn bản in sang dữ liệu dạng văn bản điện tử (không hiệu đính), sau đó sử dụng phần mềm chuyên dụng để chuyển đổi thông tin từ dạng văn bản điện tử (không hiệu đính) sang thông tin dạng văn bản điện tử (có hiệu đính): mức chi tối đa bằng 30% mức chi nhập dữ liệu phi cấu trúc quy định tại điểm b khoản 1 Điều này.

Mức chi phí của việc số hóa thông tin quy định tại khoản 6 điều 4: 

Trường hợp sử dụng thiết bị ngoại vi để tiến hành số hoá các bức ảnh và lưu giữ hình ảnh đó dưới dạng 1 tệp tin để có thể kết hợp sử dụng trong các văn bản hoặc siêu văn bản: mức chi tối đa bằng 30% mức chi tạo lập trang siêu văn bản quy định tại khoản 5 Điều này.

Bên cạnh đó, các Thư viện có thể tham khảo các quy định khác về định mức tạo lập cơ sở dữ liệu của Bộ Thông tin truyền thông và Bộ Nội Vụ. 

• Quyết định 1595/QĐ-BTTTT Về việc công bố Định mức tạo lập cơ sở dữ liệu trong hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin
• Thông tư 04/2014/TT-BNV Quy định định mức kinh tế – kỹ thuật tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ

IV, Dịch vụ số hóa tài liệu thư viện ở đâu? 

IDT Vietnam cung cấp dịch vụ số hóa tài liệu trong thư viện, các cơ quan nhà nước, doanh nghiệp… với nhiều thế mạnh như: 

• Là đơn vị với 10 năm kinh nghiệm cung cấp giải pháp số hóa trong lĩnh vực Thư viện – Lưu trữ
• Đội ngũ nhân viên triển khai được đào tạo từ các hãng máy scan hàng đầu thế giới cùng nhiều năm kinh nghiệm trong việc triển khai các dự án số hóa và xử lý dữ liệu trên cả nước. 
• Đại diện và phân phối các dòng máy scan chuyên dụng chất lượng cao cho hình ảnh số hóa đạt tiêu chuẩn quốc tế ISO 19264, FADGI****, METAMORFOZE như Zeutschel, Czur, Treventus…
• Sở hữu chứng chỉ hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 và hệ thống quản lý an toàn thông tin ISO 27001:2013
• Sẵn sàng triển khai các dự án số hóa trên cả nước

IDT Vietnam tự hào cung cấp dịch vụ số hóa hàng đầu với chất lượng hàng đầu. Hiện nay, chúng tôi đang hỗ trợ xây dựng đề án, tư vấn cho thư viện xây dựng chương trình chuyển đổi số.

Xem thêm: Dịch vụ số hóa tài liệu thư viện 

Mọi thông tin chi tiết vui lòng liên hệ: 

Công ty Cổ Phần Thông Tin và Công Nghệ Số (IDT Vietnam) 

Email: sales@idtvietnam.vn 

Hotline: 024 63261 898