IDT VIETNAM TRIỂN KHAI THÀNH CÔNG DỰ ÁN SỐ HOÁ VÀ BIÊN MỤC TÀI LIỆU SỐ TẠI THƯ VIỆN QUỐC HỘI

Do đặc thù hoạt động, Thư viện Quốc hội có kho tài liệu tương đối đồ sộ. Kho tài liệu cũ trước năm 1975 có tuổi đời lên đến 50-60 năm thậm chí 100 năm. Trong số đó, hiện nay có rất nhiều tài liệu quý hiếm và độc bản. Hiện tại, số tài liệu tại thư viện đã xuống cấp nghiêm trọng. Chính vì vậy, số hoá sẽ giúp bảo tồn nguồn tài liệu, tăng cường khai thác và tiếp cận đến nhiều người dùng trong văn phòng Quốc hội và xa hơn nữa là đại chúng. 

Tại thư viện Quốc hội, khi số hóa cần đảm bảo việc bảo mật thông tin và an toàn thông tin ở mức cao nhất. Tài liệu khi số hoá đảm bảo tính chính xác, giữ nguyên tài liệu gốc và không được phép tháo, gỡ, bóc gáy tài liệu. 

(Hình ảnh: Tài liệu rõ nét sau khi số hoá)

Về chất lượng tài liệu đầu ra cần có đội phân giải tối thiểu 300dpi, màu 24 bit. Định dạng file đầu ra với ảnh gốc đuôi .JPG hoặc .TIFF (trang tách rời), định dạng file đầu ra sử dụng PDF/A. Yêu cầu mỗi tài liệu được lưu riêng dưới định dạng PDF ghép nối với tất cả các file. Tỷ lệ số hoá 100%, yêu cầu ảnh gốc không nén và file đầu ra sử dụng có nén. Bên cạnh đó, các trang tài liệu sau khi số hoá yêu cầu thực hiện nhận dạng ký tự quang học (OCR) với các ngôn ngữ phổ biến để phục vụ nghiên cứu toàn văn (fulltext) thông tin tài liệu. Bắt buộc cần làm Bookmark (làm mục lục) cho từng file tài liệu và siêu dữ liệu chuẩn Dubline Core.

Với tiêu chuẩn tài liệu đầu ra và các yêu cầu do Thư viện Quốc hội đưa ra, IDT Vietnam sử dụng hệ thống thiết bị số hoá chuyên dụng sử dụng công nghệ Overhead có thể điều chỉnh được giá đỡ và giúp bảo vệ gáy sách. Với hệ thống máy quét hiện đại đảm bảo chất lượng đầu ra, tốc độ số hoá nhanh nhưng vẩn đảm bảo độ chính xác so với tài liệu gốc lên đến 99,9%.

IDT Vietnam thực hiện số hoá khoảng 3000 cuốn sách, trên 900.000 trang A4 và tiến hành nhập liệu, biên mục 184.275 trường chỉ mục trong vòng 4 tháng – thời gian tương đối gấp gáp. 

Lượng tài liệu lớn, chủ yếu là tài liệu đóng tập, đóng quyển, đa dạng về kích cỡ và chất liệu giấy nên bắt buộc cần có nhiều thời gian để phân loại trước khi tiến hàng số hoá. Bên cạnh đó, tài liệu cũ, quý hiếm với chất lượng giấy dễ mủn rách cần áp dụng nghiệp vụ riêng để số hoá rõ nét nhưng không làm ảnh hưởng đến tình trạng vật lý. Ngoài ra, IDT Vietnam còn thực hiện công việc xử lý tài liệu, đồng bộ đưa lên hệ thống của phần mềm quản lý tài liệu số.

Với yêu cầu bảo mật cao, IDT Vietnam thực hiện số hoá trực tiếp tại Thư viện Quốc hội nằm trong toà nhà Quốc hội cũng gặp khó khăn trong việc lắp đặt, phân công kỹ thuật viên số hoá làm việc. Diện tích mặt sàn lắp đặt số hoá chỉ 50m2 khiến công tác thiết kế, lắp đặt hệ thống máy và nhân sự nhằm đảm bảo thời gian thực hiện dự án đúng tiến độ.  

(Hỉnh ảnh: mặt bằng số hoá tại Thư viện Quốc hội)

(Kho sách tại Thư Viện Quốc Hội – Ảnh: IDT Vietnam) 

IDT Vietnam đã lắp tối đa các loại máy scan phù hợp với không gian, tăng cường nhân sự và giám sát quy trình thực hiện chặt chẽ đảm bảo chất lượng đầu ra và hoàn thành đúng tiến độ do Thư viện Quốc hội đề ta. Chúng tôi đã hoàn thành dự án, bàn giao kết quả cho CĐT vào ngày 28/12/2023 và được đánh giá cao. 

Dịch vụ số hoá tài liệu của IDT Vietnam đã ứng dụng hiệu quả công nghệ hiện đại nhất, mới nhất giúp nâng cao năng lực hoạt động và cung cấp các dịch vụ Thư viện Quốc hội. Bảo đảm đáp ứng kịp thời, thuận tiện và tối đa nhu cầu về thông tin, tài liệu tham khảo của các vị đại biểu Quốc hội và cán bộ, công chức, viên chức, người lao động thuộc các cơ quan của Quốc hội, cơ quan thuộc Uỷ ban Thường vụ Quốc hội, Văn phòng Quốc hội, Đoàn đại biểu Quốc hội và người dùng thư viện mà không bị giới hạn về không gian và thời gian.