Khái niệm và các nguyên tắc chung đối với công tác định chủ đề và từ khóa tài liệu trong thư viện

Bài viết được biện soạn, chọn lọc từ các ý chính trong cuốn giáo trình “Định chủ đề và định từ khóa tài liệu”  [1] của tác giả Vũ Dương Thúy Ngà và Vũ Thúy Bình để giúp những người làm công tác thư viện hoặc những người quan tâm đến công tác này hiểu hơn về các khái niệm cùng các nguyên tắc, yêu cầu với công tác định chủ đề và từ khóa tài liệu trong thư viện.

1. Khái niệm về định chủ đề và từ khóa tài liệu

1.1. Khái niệm định chủ đề tài liệu

Định chủ đề tài liệu là một quá trình xử lý nội dung tài liệu mà kết quả được thể hiện dưới dạng đề mục chủ đề.

Cũng như phân loại, định từ khóa, làm tóm tắt, dẫn giải, định chủ đề tài liệu là quá trình xử lý nội dung tài liệu. Song nét đặc thù của định chủ đề là sau quá trình xử lý, chúng ta sẽ rút ra được các đề mục chủ đề, phản ánh vấn đề góc độ nghiên cứu của vấn đề trong nội dung tài liệu.

1.2. Khái niệm định từ khóa tài liệu

Định từ khóa cũng được coi là một quá trình xử lý nội dung tài liệu.

Định từ khóa tài liệu là quá trình phân tích nội dung tài liệu và mô tả những nội dung chính của tài liệu bằng một tập hợp các từ khóa nhằm phục vụ cho việc lưu trữ và tìm tài liệu trong cơ sở dữ liệu. Nói cách khác, định từ khóa là thiết lập một tập hợp từ khóa làm phương tiện chỉ dẫn đến tài liệu, còn được gọi là xây dựng mẫu tìm tài liệu.

2. Các nguyên tắc chung với công tác định chủ đề và từ khóa tài liệu

Khi tiến hành định chủ đề và từ khóa tài liệu người cán bộ xử lý thông tin cần phải tuân thủ một số nguyên tắc cơ bản như sau:

• Nguyên tắc trực diện: cũng như các khâu xử lý thông tin khác, khi định chủ đề và từ khóa tài liệu phải tuân thủ nguyên tắc “de visu” tức là phải xem xét trực tiếp cuốn sách đó. Không tiến hành công việc này khi chỉ xem qua các tài liệu được biên soạn có tính chất giới thiệu hay tóm tắt về tài liệu đó.
• Nguyên tắc xử lý tài liệu theo nội dung: Khi định chủ đề và từ khóa tài liệu trước hết phải xem xét nội dung, đề tài được đề cập trong tài liệu (ngoại trừ các tài liệu có nội dung tổng hợp hay các tác phẩm văn học vì đối với các loại này hình thức quan trọng hơn đề tài). Đề tài được chọn phải là đề tài được đề cập trong chính văn chứ không phải căn cứ vào nhan đề của tài lieuj vì nhiều khi nhan đề không thể hiện rõ nội dung tài liệu.
• Sau khi xem xét đề tài, phải xác định hình thức của tài liệu. Ngoài việc tìm ra chủ đề, đối tượng nghiên cứu của tài liệu, người cán bộ xử lý còn phải xem tài liệu đó được xuất bản với hình thức gì, dành cho ai sử dụng? Nếu hình thức đó quan trọng thì phải phản ánh hình thức đó bằng phụ đề hình thức (khi định chủ đề) hoặc sử dụng các thuật ngữ cần thiết để mô tả hình thức đó (khi định từ khóa).
• Khi xử lý tài liệu phải xem xét mục đích của tác giả (đây cũng là một căn cứ quan trọng để xử lý tài liệu).
• Đối với các bộ sách có nhiều tập khi xử lý cần xử lý riêng cho từng tập.
   

   

  

   

3. Kết luận

Việc định chủ đề và từ khóa tài liệu giúp cho các thư viện quản lý và tổ chức vốn tài liệu của mình được hiệu quả hơn. Bạn đọc từ đó sẽ có thể dễ dàng tìm kiếm những thông tin mình cần phục vụ cho nhu cầu.
___________________________________________
Tài liệu tham khảo:
[1] Vũ Dương Thúy Ngà, Vũ Thúy Bình (2008), Định chủ đề và định từ khóa tài liệu, NXB. Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội.
___________________________________________
Biên soạn và sưu tầm: Hải Anh.
Ảnh bìa: Hải Anh.
Ngày đăng: 04/07/2020.