Làm sao để scan tài liệu trong thư viện và cơ quan?

Scan là một trong những cách phổ biến mà người dùng qua việc quét lại các giấy tờ bản cứng để lưu lại thành các file hình ảnh trên máy tính, điện thoại. Nếu bạn muốn tìm hiểu rõ hơn về cách thức scan giấy tờ cũng như công dụng cụ của máy scan tài liệu, hãy tìm hiểu qua bài viết sau.

1. Scan tài liệu là gì? 

Scan là việc chuyển các dữ liệu trên giấy tờ, tài liệu (hợp đồng, tạp chí, văn bản,…) hay cả hình ảnh trên giấy thành dữ liệu, hình ảnh, file lưu trữ trên máy tính, điện thoại thông qua một chiếc máy scan tài liệu, máy in có tính năng scan hoặc qua ứng dụng scan trên smartphone.

Máy Scan tài liệu (máy quét) có cách thức hoạt động tương tự như máy Photocopy, một thiết bị sử dụng tích điện kép để thu lấy hình ảnh điện tử của 1 trang giấy bằng cách biến cường độ sáng phản xạ từ đó lên thành thông tin dạng số, rồi thành các file để lưu trữ trên máy tính, điện thoại.

Máy Scan tài liệu có hoạt động trái ngược so với máy in và máy photocopy khi chuyển các giấy tờ bản cứng sang các file (tệp tin, tài liệu) điện tử trên máy tính.

Nếu tài liệu bạn cần quét  có chứa văn bản, bạn có thể dùng phần mềm nhận dạng ký tự bằng quang học (optical-character-recognition – OCR) chuyển chúng thành văn bản có thể chỉnh sửa được và đa dạng các ngôn ngữ khác nhau. Tuy nhiên, không phải máy scan tài liệu nào cũng hỗ trợ viêc nhận dạng kí tự quang học. Chúng tôi muốn giới thiệu đến bạn một số dòng máy scan tài liệu hỗ trợ chức năng OCR

2. Scan tài liệu có công dụng gì?

2.1. Lưu trữ các tài liệu quan trọng 

Trong cơ quan, doanh nghiệp, thư viện có rất nhiều các loại tài liệu quan trọng và quý hiếm cần được sao lưu và bảo quản một cách cẩn thận để có thể dễ dàng tìm kiếm khi cần thiết hoặc tránh trường hợp bị thất lạc, hư hỏng. Chính vì công dụng này nên máy scan tài liệu, sách trở nên cần thiết hơn bao giờ hết 

Sử dụng máy scan tài liệu để số hóa tài liệu sẽ hỗ trợ đắc lực cho mỗi cá nhân doanh nghiệp giảm thiểu tối đa nguy cơ mất thông tin quan trọng và tiết kiệm chi phí in ấn.

2.2. Bảo mật thông tin an toàn 

Lưu trữ thông tin ở dạng điện tử thông  qua scan và cài đặt mã truy cập bảo mật các nội dung quan trọng giúp tăng cường an toàn thông tin cho người dùng. Hình ảnh được quét  sẽ được lưu trữ dưới dạng tài liệu PDF với chữ ký số cực kỳ bảo mật.

2.3.Tìm kiếm tài liệu nhanh chóng, thuận tiện

Máy quét tài liệu giúp chuyển các tài liệu từ bản mềm sang các tệp file trong máy khiến cho việc sắp xếp thông tin dễ dàng, thuận tiện và hiện đại hơn.

Bên cạnh đó, nhiều máy Scan mới được tích hợp thêm tính năng chia sẻ tài liệu được quét qua email, công cụ đám mây và đặc biệt là hỗ trợ quét qua các ứng dụng của bên thứ ba.

Chính vì thế nên người dùng có thể dễ dàng truy cập thông tin từ xa mọi lúc, mọi nơi mà không cần phải có mặt trên công ty.

3. Scan tài liệu cần những thiết bị nào? 

3.1. Máy scan tài liệu 

Việc trang bị một chiếc máy scan tài liệu trong cơ quan, doanh nghiệp hiện nay đang là một trong khoản đầu tư cần thiết. 

Máy scan tài liệu giúp cấn bộ tiết kiệm thời gian hơn trong việc quản lý lượng tài liệu vật lý lớn trong cơ quan. Bên cạnh đó, việc số hóa hết  các tài liệu giúp cơ quan, doanh nghiệp thích nghi hơn trong khi làm việc từ xa. 

3.2. Máy tính 

Bạn cần có một chiếc máy tính để thực hiện các thao tác như: xem, chỉnh sửa tài liệu sau khi quét…

Khi chọn máy quét cần có phần mềm đi kèm để bạn có thể thực hiện các thao tác chỉnh sửa như: cắt, làm nét, điều chỉnh khổ giấy…

Một số dòng máy quét tài liệu có kèm phần mềm miễn phí.