Lập kế hoạch tự động hóa hoạt động thông tin thư viện

Bài viết được tóm tắt và tuyển chọn từ những ý chính và cơ bản trong Chương trình môn học, Bài giảng môn Tự động hóa hoạt động thông tin thư viện (2014) [1] của tác giả Nguyễn Văn Thiên (Trường Đại học Văn hóa Hà Nội – Khoa Thư viện Thông tin). Với mong muốn cung cấp những thông tin cơ bản về “kế hoạch tự động hóa hoạt động thông tin thư viện” cho những chuyên gia, các lãnh đạo và cán bộ hoạt động trong lĩnh vực này. Bài viết chỉ mang ý nghĩa thuần túy là cung cấp những thông tin học thuật, không mang mục đích khác.

1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ LẬP KẾ HOẠCH

1.1. Khái niệm và vai trò

Khái niệm lập kế hoạch: Lập kế hoạch là quá trình xác định các mục tiêu và lựa chọn các phương thức để đạt được các mục tiêu đó. Lập kế hoạch nhằm mục đích xác định mục tiêu cần phải đạt được là cái gì? và phương tiện để đạt được các mục tiêu đó như thế nào?. Tức là, lập kế hoạch bao gồm việc xác định rõ các mục tiêu đã đặt ra, và việc triển khai một hệ thống các kế hoạch để thống nhất và phối hợp các hoạt động.

Vai trò của việc lập kế hoạch:

• Kế hoạch là một trong những công cụ điều tiết chủ yếu của Nhà nước. Trong phạm vi một doanh nghiệp hay một tổ chức thì lập kế hoạch là khâu đầu tiên, là chức năng quan trọng của quá trình quản lý và là cơ sở để thúc đẩy các hoạt động sản xuất kinh doanh…
• Các nhà quản lý cần phải lập kế hoạch bởi vì lập kế hoạch cho biết phương hướng hoạt động trong tương lai, làm giảm sự tác động của những thay đổi từ môi trường, tránh được sự lãng phí và dư thừa nguồn lực, và thiết lập nên những tiêu chuẩn thuận tiện cho công tác kiểm tra.

Tóm lại, lập kế hoạch là hoạt động đầu tiên, là xuất phát điểm của mọi quá trình quản lý.

1.2. Lí do phải lập kế hoạch cho hệ thống thư viện tự động hóa

Tự động hóa thư viện mang lại nhiều lợi ích cho cả bạn đọc và nhân viên thư viện. Để có thể ứng dụng công nghệ thông tin một cách đúng đắn và hạn chế tối đa sai sót trong việc thực hiện, việc lập kế hoạch cho tự động hóa là rất quan trọng. Xác định đúng đắn mục tiêu hướng tới. Phân tích được thực trạng của thư viện nơi tiến hành tự động hóa trên cơ sở đánh giá từng mặt:

• Điểm yếu
• Điểm mạnh
• Cơ hội
• Thách thức

Từ những đánh giá đó chúng ta mới có cơ sở để xác định thứ tự ưu tiên khi tiến hành tự động hóa nhằm đảm bảo tính hiệu quả của hệ thống tự động hóa, tiết kiệm các nguồn lực. Việc lập kế hoạch cần tránh một hoặc hai thái cực: quá cứng nhắc hoặc quá cầu kỳ. Chúng ta cần lựa chọn giải pháp hợp lí, khoa học về các vấn đề:

• Phần mềm
• Phần cứng
• Công nghệ

Với việc lập kế hoạch chu đáo ta sẽ đạt được kết quả:

• Chắc chắn rằng thư viện của bạn đã lựa chọn một hệ thống có khả năng tốt nhất dựa trên cơ sở hạn hẹp và tài chính, công nghệ có sẵn.
• Chắc chắn rằng thư viện của bạn đã chú tâm vào các nhu cầu ưu tiên.
• Chắc chắn rằng thư viện của bạn đã thiết lập một cơ sở hiểu biết vững chắc, và một phương pháp (quá trình lập kế hoạch) cho việc lập kế hoạch cho tương lai.
• Chắc chắn rằng, về phía cơ quan cấp trên thư viện của bạn, hoặc cơ quan cấp ngân sách thì các hoạt động tự động hóa đang được thực hiện là một phần của một kế hoạch tổng thể, ăn khớp với nhau một cách rõ ràng đối với sự phát triển các dịch vụ thư viện.
• Chắc chắn rằng thư viện của bạn có khả năng đáp ứng nhanh chóng và hiệu quả mọi thách thức và cơ hội bất ngờ trong việc tự động hóa và trong các lĩnh vực khác, với sự hiểu biết rõ ràng về thách thức mà những phát triển không ngờ và những thay đổi về công nghệ có thể được sử dụng để hỗ trợ hàng loạt các mục tiêu lâu dài của thư viện.

  
  

   

2. CÁC BƯỚC CƠ BẢN TRONG LẬP KẾ HOẠCH TỰ ĐỘNG HÓA HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN THƯ VIỆN

2.1. Xác định mục tiêu

Lập kế hoạch tự động hóa thông thường nên bắt đầu bằng việc đánh giá các mục đích, mục tiêu, và nhu cầu của thư viện, cũng như vốn tài liệu và tổ chức dữ liệu về những hoạt động hiện tại của thư viện. Người ta cần những thông tin này trong suốt quá trình lập kế hoạch.

Mục tiêu của thư viện sẽ cung cấp một hướng dẫn tổng thể mà bất kì một hoạt động tự động hóa nào cũng sẽ nhận được sự hỗ trợ một cách rõ ràng.

2.2. Đánh giá thực trạng

2.2.1. Xác định các phương diện đánh giá

Có thông tin về thực trạng sẽ giúp xác định được những nhiệm vụ gì sẽ phải làm để đạt được mục tiêu đề ra. Thực trạng phải được đánh giá chính xác, khách quan, toàn diện.

Những nội dung cần phân tích:

• Hạ tầng công nghệ thông tin: phần cứng, phần mềm, hệ thống mạng.
• Nguồn lực thông tin: nội dung, hình thức, số lượng được quản lý bằng máy tính, kinh phí bổ sung hàng năm.
• Người dùng tin: cơ cấu, nhu cầu tin, khả năng công nghệ thông tin.
• Sản phẩm thông tin: truyền thống, hiện đại.
• Dịch vụ thông tin: số lượng, cách thức, những dịch vụ đã tự động hóa.
• Nguồn nhân lực: số lượng, độ tuổi, trình độ, khả năng về công nghệ thông tin.
• Kinh phí hàng năm: tổng kinh phí, phân bố, độ ổn định.
• Các yếu tố khác…

2.2.2. Công cụ đánh giá

Một trong những công cụ quan trọng nhất của người lập kế hoạch là các thông tin thống kê cơ bản về thư viện và các hoạt động của nó. Khi bạn chuẩn bị đánh giá chi phí sơ lược, cung cấp thông tin cho dự án, hoặc tính toán nhu cầu về không gian cho hệ thống mới, thì bạn sẽ thấy rằng với cùng số liệu cơ bản đó sẽ được sử dụng nhiều lần.

Một số số liệu cơ bản bao gồm:

• Số lượng vốn tài liệu
• Công tác cho mượn tài liệu
• Bạn đọc
• Bổ sung
• Kiểm soát ấn phẩm liên tục
• Mục lục
• Cán bộ

2.3. Thiết lập thứ tự ưu tiên

2.3.1. Theo logic của hệ thống

Bước tiếp theo trong lập kế hoạch tự động là xác định các chức năng nào của thư viện nên được tự động hóa và theo thứ tự ưu tiên nào. Để xác định xem quá trình nào là một “ứng cử viên tốt” cho tự động hóa thì bạn phải biết hiện tại nó đang được thực hiện như thế nào, và liệu có hiệu quả không. Các chức năng thường có trong hệ thống thư viện tự động hóa là:

• Biên mục
• Lưu thông
• Mục lục công cộng
• Bổ sung
• Kiểm soát ấn phẩm liên tục
• Tra cứu

Một số chức năng phụ:

• Báo cáo quản lý

• Đặt mua tài liệu

2.3.2. Theo điều kiện cụ thể của thư viện

(1) Xem xét lại mỗi lĩnh vực chức năng trong thư viện theo các khía cạnh sau:

• Các mô hình tiến độ công việc và thủ tục hiện tại là gì?
• Chức năng này cần bao nhiêu khoảng không gian và thiết bị?
• Có các hoạt động gì trong chức năng này?
• Chi phí bao nhiêu cho chức năng này?
• Các vấn đề hoặc các nhu cầu hiện tại trong lĩnh vực này là gì?

(2) Khi quyết định chú ý tới tầm quan trọng tương quan của mỗi chức năng trong tổng kế hoạch đối với các dịch vụ thư viện.

(3) Dựa vào những phân tích trên, ra một quyết định ban đầu về những chức năng nào bạn muốn tự động hóa.

(4) Tiến hành một vài nghiên cứu ban đầu về những loại hệ thống có sẵn cho mỗi chức năng mà bạn đặt kế hoạch tự động hóa và chi phí bao nhiêu.

• Những hệ thống này sẽ tăng cường các hoạt động và các dịch vụ nội bộ cho những người sử dụng thư viện như thế nào?
• Khả năng của cán bộ đối với các hệ thống này như thế nào, có tính đến các mức điêu luyện trong vấn đề tự động hóa?
• Cần bao nhiêu thời gian của cán bộ và nguồn tài chính để có thể phát triển, thực hiện, và duy trì các hoạt động tự động hóa cho các chức năng này?
• Bạn có nghĩ là bạn có thể đạt được sự tăng cường như nhau về khối lượng công việc và dịch vụ mà không có tự động hóa không?

(5) Dựa vào những vấn đề trên, hãy quyết định xem chức năng nào bạn muốn tự động hóa đầu tiên.

2.4. Thiết kế tự động hóa

Khi đã xác định được các nhu cầu và thứ tự ưu tiên thì cần phải quan tâm đến việc tự động hóa sẽ đem lại những gì cho các cơ quan thông tin thư viện. Điều cần quan tâm là những cái gì chứ không phải làm như thế nào. Chúng ta cần chứng minh bằng văn bản những quá trình xảy ra trong mỗi chức năng của thư viện. Cần kiểm soát được những quá trình này thành các đặc trưng chức năng. Các đặc trưng là những gì mà bạn muốn hệ thống tự động hóa của bạn thực hiện, bao gồm cả những điều mà hệ thống truyền thống hiện tại không làm được.

Về cơ bản, các đặc trưng chức năng sẽ xác định các khả năng mà bạn muốn có trong hệ thống. Các đặc trưng mong muốn sẽ được định rõ và được lập ưu tiên. Các đặc trưng có thể được sắp xếp theo yêu cầu mong muốn.

Hệ thống được thiết kế phải căn cứ trên:

• Mục tiêu đã xác định
• Kết quả phân tích thực trạng

Hệ thống được thiết kế phải tuân thủ các nguyên tắc của tự động hóa hoạt động thông tin thư viện.

Lộ trình thực hiện có các giai đoạn phải được xây dựng rõ ràng và có cơ chế đánh giá phù hợp.

Các chức năng (ở đây tôi chỉ xin liệt kê những chức năng, còn các đặc trưng của các chức năng đó vì khá dài và phức tạp nên tôi không đưa vào bài viết này nữa, bạn đọc quan tâm có thể tham khảo ở trang 113 -116 của tài liệu) [1] bao gồm:

• Chức năng cho mượn
• Chức năng quản lý mượn
• Chức năng chuyển tải và thông báo
• Chức năng giáo trình dành riêng cho khóa học
• Chức năng kiểm kê
• Chức năng biên mục
• Chức năng kiểm soát
• Mục lục truy cập công cộng
• Chức năng thẩm tra
• Chức năng bổ sung
• Ấn phẩm liên tục
• Chức năng báo cáo và thống kê

Các đặc trưng của kĩ thuật cũng phải được thiết lập. Các đặc trưng kĩ thuật liên quan đến các tiêu chuẩn đi kèm theo, cũng như việc thực hiện hệ thống, vận hành và duy trì.

Các vấn đề kĩ thuật (tương tự như ở phần trên tôi chỉ liệt các vấn đề về kĩ thuật, còn cụ thể nội dung đặc trưng của các phần đó bạn đọc có thể xem cụ thể ở tài liệu trang 116 – 118)  [1] bao gồm:

• Phần cứng
• Phần mềm
• Tiêu chuẩn
• Chức năng bảo vệ

2.5. Lập thời gian biểu triển khai hệ thống

Phải lên kế hoạch thời gian hoàn thành dự tính. Muốn làm được phải tính toán các khoảng thời gian dự trữ cho các công việc: Những thông tin về khoảng trống rất quan trọng đối với nhà lập kế hoạch, người luôn phải hiệu chỉnh ngân sách và bố trí nguồn để đảm bảo được kế hoạch. Biết được khoảng trống nhà quản lý có thể bố trí có hiệu quả hơn các nguồn lực với thời gian có thể dịch chuyển mà không làm thay đổi thời hạn hoàn thành kế hoạch.

Khi quản lý nhiều kế hoạch cùng lúc thì đó là cơ sở cho sự sắp xếp các nguồn lực và ngân sách giữa các kế hoạch khác nhau.

Cần lưu ý thời gian dự trữ tự do của công việc: Đó là khoảng thời gian có thể trì hoãn thực hiện công việc mà không ảnh hưởng đến các sự kiện còn lại.
_______________________________________________
Tài liệu tham khảo:
[1] Nguyễn Văn Thiên (2014), Tự động hóa hoạt động thông tin thư viện, Đại học Văn hóa Hà Nội, Hà Nội.
___________________________________________________
Tác giả bài viết gốc: Nguyễn Văn Thiên.
Biên soạn và tuyển chọn nội dung: Hải Anh.
Ảnh bìa: Attorneyatlaw Magazine.
Ngày đăng: 11/07/2020.