LỢI ÍCH VÀ QUY TRÌNH SỐ HOÁ HỘ TỊCH 

Số hoá hộ tịch là bước đầu xây dựng, tạo lập cơ sở dữ liệu hộ tịch điện từ toàn quốc nhằm đảm bảo triển khai áp dụng thống nhất, có sự kết nối liên thông, chia sẻ dữ liệu giữa các cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch trên phạm vi toàn quốc. 

Ngày 20/11/2014, Luật Hộ tịch được Quốc hội thông qua, đánh dấu việc lần đầu tiên Việt Nam có văn bản Luật điều chỉnh riêng dành cho lĩnh vực hộ tịch. Trong rất nhiều nội dung mang tính đột phá về cải cách hàng chính, Luật Hộ tịch đã đưa ra nhiều quy định đòi hỏi phải ứng dụng công nghệ thông tin mạnh mẽ, đồng bộ và thống nhất. Đặc biệt là xây dựng cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử. 

Khó khăn khi số hoá hộ tịch mà các đơn vị đang gặp phải

Trước đây, công tác đăng ký và quản lý hộ tịch của nước ta trước khi có Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử đang theo phương pháp truyền thống đã cho thấy có nhiều bất cập như: lưu trữ cồng kềnh, tốn không gian, diện tích; bảo quả hồ sơ gặp nhiều khó khăn, dễ mối mọt…; Cán bộ phải tự viết tay vào tờ giấy hộ tịch;… dữ liệu hộ tịch của mỗi cá nhân chưa có sự kết nối, chia sẻ giữa các cơ quan, địa phương. Chính vì vậy, số hoá dữ liệu sổ hộ tịch là vô cùng cần thiết. 

>> Xem thêm: Thực trạng và các giai đoạn khi thực hiện số hoá hộ tịch

Lợi ích khi số hoá hộ tịch bạn nên biết! 

Số hoá Sổ hộ tịch là quá trình thu thập, phân loại, scan/chụp và tạo lập các file dữ liệu hộ tịch dưới dạng file Excel từ các Sổ hộ tịch gốc để thực hiện cập nhật vào Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch. 

Thông tin hộ tịch số hóa là các thông tin hộ tịch đã được đăng ký trước thời điểm địa phương triển khai, đưa vào sử dụng Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch của Bộ Tư pháp. Sau khi hoàn thành, các dữ liệu hộ tịch cũ sẽ được chuyển đổi vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc và sẽ mang lại nhiều lợi ích như sau:

• Góp phần khắc phục tình trạng lưu trữ cồng kềnh, bảo quản hồ sơ hộ tịch khó khăn như hiện nay. Khi các dữ liệu hộ tịch cũ được số hóa vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử thì sẽ không lo bị mất thông tin, hồ sơ hộ tịch như lúc đang chỉ lưu trữ hồ sơ giấy trước đó.
• Khi công dân có yêu cầu cấp trích lục hộ tịch, công chức làm công tác hộ tịch không phải mất thời gian tìm kiếm Sổ hộ tịch gốc như trước mà chỉ cần tra cứu dữ liệu trên Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử là được. Điều này sẽ góp phần giảm thời gian giải quyết thủ tục hành chính. Mặt khác, giúp công chức làm công tác hộ tịch khắc phục được cách làm thủ công trong hoạt động nghiệp vụ, thúc đấy việc nâng cao trình độ tin học của đội ngũ này.
• Xóa bỏ sự lệ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu cấp trích lục hộ tịch khi người dân có thể đề nghị cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch ở bất cứ nơi nào thực hiện hoặc thực hiện việc đăng ký trực tuyến mức độ 3, mức độ 4. Nhờ đó, người dân có thể giảm đáng kể chi phí, thời gian đi lại.
• Khi Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử được kết nối, chia sẻ với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, cơ quan quản lý dân cư không phải nhập lại thông tin đầu vào cơ bản của công dân mà có thể sử dụng những thông tin hộ tịch đã được cập nhật vào hệ thống dữ liệu. Điều này giúp giảm đáng kể thời gian, chi phí và nhân lực cho công tác này.

Với những lợi ích trên, các địa phương đang tập trung cao độ cho việc số hoá dữ liệu hộ tịch trên địa bản, đảm bảo đúng theo kế hoạch của Bộ Tư pháp và UBND tỉnh đã đề ra. 

Sau khi hoàn thành việc cập nhật, các dữ liệu này sẽ được chuyển vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc, đáp ứng tốt nhất yêu cầu đăng ký, quản lý hộ tịch theo Luật hộ tịch và giải quyết thủ tục hành chính trong đăng ký hộ tịch trực tuyến, có khả năng kết nối để cung cấp thông tin hộ tịch cho Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và cơ sở dữ liệu chuyên ngành khác có liên quan.

Quy trình thực hiện số hoá hộ tịch tham khảo 

Bước 1: Thu thập và phân loại sổ hộ tịch 

Dữ liệu Sổ hộ tịch cần số hoá bao gồm: 

• Sổ đăng ký khai sinh 
• Sổ đăng ký kết hôn 
• Sổ đăng ký khai tử 
• Sổ đăng ký nuôi con nuôi 

Bước 2: Scan tài liệu 

• Scan hoặc chụp ảnh các sổ hộ tịch gốc đã được thu thập và phân loại tại bước 1

(Lưu ý: Mỗi trường hợp đã đăng ký trong số phải được tạo thành một file PDF riêng) 

• Nén các file PDF của cùng một loại sổ hộ tịch gỗ vào chung 1 file .zip riêng 
• Đặt tên file.zip theo quy tắc được hướng dẫn. 

Bước 3: Xử lý dữ liệu sau khi số hoá 

• Tạo lập các file dữ liệu Excel chứa dữ liệu hộ tịch 
• Tại file Excel, gắn link đường dẫn nơi lưu file scan PDF 

Bước 4: Kiểm tra, phê duyệt và chính thức đưa dữ liệu vào hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch để xây dựng, tạo lập dữ liệu cho cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc. 

Bước 5: Nghiệm thu kết quả số hóa dữ liệu hộ tịch

Hoạt động số hóa sổ hộ tịch sẽ tích hợp đầy đủ thông tin hộ tịch của người dân trên cùng một hệ thống. Hoạt động của hệ thống quản lý thông tin hộ tịch sẽ là một trong những bước đột phá giúp giảm thiểu thủ tục hành chính công và giúp người dân đỡ tốn thời gian khi thực hiện các thủ tục hành chính. 

IDT Vietnam cung cấp sản phẩm và dịch vụ vượt trội như: 

• Dịch vụ số hoá tài liệu, sách dành cho thư viện, các doanh nghiệp 
• Cung cấp hệ thống máy Scan Overhead cho số hoá hộ tịch 
• Tư vấn giải pháp số hoá hiện đại 
• Dịch vụ cho thuê máy quét hiện đại 
• Cung cấp phần mềm lưu trữ, phần mềm thư viện hiện đại 

Hotline tư vấn ngay: 024 6326 6189