Máy scan sách overhead và những điều bạn nên biết?

Đơn vị đang sở hữu nhiều loại sách dày, tài liệu đóng tập đang có nhu cầu số hoá toàn bộ nhưng chưa biết sử dụng máy scan nào để đẩy nhanh được quá trình số hoá diễn ra nhanh chóng và dễ dàng Máy scan sách overhead là một trong các thiết bị cần thiết để giải quyết được bài toán của đơn vị được tối ưu, giúp tiết kiệm thời gian và hiệu quả công việc. Vậy các ưu điểm và ứng dụng mà máy scan overhead có thể mang lại cho công tác số hoá là gì? Một số dòng máy scan sách overhead uy tín được nhiều đơn vị sử dụng mà bạn có thể lựa chọn. Khám phá ngay dưới bài viết này!. 

I. Giới thiệu về công nghệ máy scan sách overhead

1.1 Khái niệm và nguyên lý hoạt động của máy scan sách overhead

Máy scan sách overhead là gì?

Khác với các loại máy scan thông thường trên thị trường, máy scan scan sách overhead có khả năng quét sách, tài liệu từ trên cao bằng công nghệ camera thu chụp hình ảnh quét. Máy quét từ trên cao có khả năng số hoá sách, tài liệu với nhiều kích thước khác nhau mà không cần cắt gáy sách, ép sát tài liệu xuống máy quét. 

Các dòng máy scan overhead được sử dụng phổ biến trong các bảo tàng, trung tâm lưu trữ, thư viện hoặc các đơn vị nhà nước cần số hoá tài liệu đóng tập dày. 

Nguyên lý hoạt động của máy scan sách overhead

Máy scan sách overhead hoạt động theo nguyên lý quét từ trên cao xuống, với một lần quét đã có thể chụp hết được hình ảnh tài liệu cần scan. Hình ảnh sau quét được xem, chỉnh sửa dựa trên phần mềm được tích hợp chung với máy scan. 

Hình ảnh quét có sắc nét không phụ thuộc vào độ phân giải của camera và loại cảm biến mà máy quét sử dụng. 

Nếu máy quét camera với độ phân giải cao và sử dụng cảm biến CMOS thì máy quét sách overhead số hoá tài liệu nhanh cho chất lượng hình ảnh tốt. 

Nếu máy quét có camera với độ phân giải cao nhưng sử dụng cảm biến CCD thì máy quét đặc biệt phù hợp số hoá các loại tài liệu có nhiều chi tiết, màu sắc. 

Cũng giống như các loại máy quét khác trên thị trường, máy scan sách overhead cho phép chuyển đổi từ tài liệu vật lý qua tài liệu số ở nhiều định dạng khác nhau như: JPG, PNG, TIFF, PDF, WORD… giúp người dùng linh động trong việc lưu trữ tài liệu số. 

1.2.  Tầm quan trọng của công nghệ máy scan overhead trong quét tài liệu

Máy scan sách overhead là sản phẩm cứu tinh cho các thư viện, đơn vị khi số hoá sách và tàu liệu đóng tập vì số hoá dễ dàng, nhanh chóng và không ảnh hưởng đến tình trạng vật lý của tài liệu. 

Một số những lợi ích mà máy scan sách overhead đem lại chắc chắn bạn không nên bỏ qua: 

• Số hoá nhiều loại tài liệu với đa dạng kích thước. Quét được tài liệu có gáy sách dày hoặc chất lượng giấy kém (tài liệu cổ) nhưng không ảnh hưởng đến tình trạng vật lý. 
• Scan tài liệu nhanh chóng giúp góp phần đẩy nhanh quá trình số hoá tài liệu trong đơn vị. Bên cạnh đó, hình ảnh thu được sau khi quét đạt chất lượng cao, không mất ký tự, không méo mó hay mờ nhoè. 
• Góp phần bảo vệ tài liệu gốc, hạn chế tiếp xúc trực tiếp dễ làm hư hỏng tài liệu, đặc biệt là các loại tài liệu cần được bảo quản lâu dài.
• Giảm thiểu chi phí vận hành thư viện và tiết kiệm được không gian chung, phục vụ cho các hoạt động phát triển khác của thư viện.

Sử dụng công nghệ máy scan overhead trong số hoá tài liệu đóng vai trò rất quan trọng, vừa giúp cho việc lưu trữ và truy xuất thông tin trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn. Đồng thời, còn góp phần bảo tồn tài liệu cũ, quý hiếm và phổ biến tài liệu có giá trị lịch sử, văn hoá, đặc trưng của đơn vị, cơ quan cho người sử dụng tiếp cận được dễ dàng hơn. 

II. Đặc điểm và ưu điểm của máy scan sách overhead

2.1 Thiết kế gọn nhẹ và dễ dàng di chuyển

Máy scan sách trên cao với thiết kế có kích thước nhỏ và trọng lượng nhẹ giúp tiết kiệm không gian đặt để thiết bị trong thư viện, bảo tàng, công ty…cho phép đặt máy trên bàn làm việc hoặc bề mặt phẳng bất kỳ có thể kết nối được với máy tính hoặc thiết bị di động là có thể sử dụng được mà không cần không gian quá rộng cho máy, có thể tận dụng tốt các khoảng trống trong không gian làm việc. 

Đồng thời, với thiết kế nhỏ gọn của máy cũng giúp cho người dùng, cán bộ thư viện có thể dễ dàng di chuyển máy scan hoặc gấp gọn để mang đi đến một không gian làm việc khác theo nhu cầu mà không gặp quá nhiều khó khăn. Vừa nhanh chóng vừa tiện lợi giúp tiết kiệm thời gian đến mức tối thiểu.

2.2 Quét tài liệu lớn và đa dạng về kích thước

Máy scan tài liệu trên cao với thiết kế đặc biệt có khả năng quét được các loại khổ lớn A2, A3…với kiểu quét từ trên cao xuống không cần phải tháo ghim hoặc gáy sách mà vẫn quét bao phủ được toàn bộ nội dung tài liệu.

Ngoài ra, khi sử dụng máy scan để quét tài liệu khổ lớn đồng thời cũng có thể tận dụng để quét các loại tài liệu có kích thước nhỏ hơn khổ A4, A5, A6…như danh thiếp, thẻ căn cước, hợp đồng, biên lai…

>>> Tham khảo: Máy scan sách overhead dành cho thư viện nhỏ (chèn link Et24 pro) 

2.3 Chất lượng hình ảnh cao và tính năng nhận dạng ký tự quang học (OCR)

Máy scan sách overhead trong thư viện với khả năng quét cho ra chất lượng hình ảnh đạt chất lượng cao nhờ trang bị hệ thống camera có độ phân giải quang học cao, giúp hình ảnh quét lần đầu đã cho ra chất lượng hình ảnh tốt nhất mà không cần quét lại nhiều lần.

Với các dòng máy scan thế hệ mới của các hãng Czur, Zeutschel…hiện nay đã hỗ trợ đi kèm trong phần mềm scan tính năng OCR (khả năng nhận diện ký tự quang học) tài liệu, giúp người dùng có thể chuyển đổi hình ảnh scan thành dạng file có thể điều chỉnh được nội dung tài liệu như Word, Excel, Txt…Khi người dùng trang bị máy sẽ được sử dụng tính năng này phục vụ cho các nhu cầu lưu trữ và chia sẻ thông tin. 

2.4 Khả năng kết nối và chia sẻ dữ liệu dễ dàng

Khả năng kết nối linh hoạt giữa máy scan với các thiết bị phần cứng như máy tính, điện thoại, và gián tiếp thông qua kết nối Internet, các cổng kết nối (USB, Ethernet…) được trang bị trên máy chính là một điểm cộng của các dòng máy scan sách overhead hiện nay. Dễ dàng kết nối và thực hiện quá trình số hoá tài liệu và lưu giữ tài liệu quét bằng nhiều cách kết nối như:

• Kết nối máy scan với máy tính bằng cáp USB hoặc cổng Ethernet
• Kết nối máy scan với máy tính bằng phần mềm đi kèm hoặc kết nối với điện thoại thông minh bằng ứng dụng đi kèm của hãng.

Đồng thời, tài liệu sau khi số hoá sẽ được lưu trữ ở dạng file mềm (JPG, PNG, TIFF, PDF…), máy scan overhead có đa dạng phương thức lưu trữ như: lưu trực tiếp ở bộ nhớ của máy tính hoặc điện thoại có kết nối với máy scan; lưu thông qua USB, thẻ nhớ… scan tùy theo nhu cầu và yêu cầu của người dùng. Việc lưu trữ hình ảnh số hoá ở dạng file mềm cũng có thể giúp người dùng chia sẻ dễ dàng và nhanh chóng thông qua các kết nối không dây, email, lưu trữ đám mây…

III. Ứng dụng của máy scan sách overhead trong các lĩnh vực

3.1 Giáo dục và học tập: Quét sách giáo trình, bài giảng, tài liệu học tập

Cùng với sự phát triển không ngừng của công nghệ ngày nay, nhu cầu sử dụng máy scan sách overhead hỗ trợ người dùng trong các hoạt động giáo dục và học tập các cấp cũng ngày càng tăng. Điển hình có thể thấy một số ứng dụng mà máy scan sách có thể hỗ trợ người dùng trong công tác dạy và học như:

• Scan sách, giáo trình phục vụ nhu cầu bạn đọc khi mà tài liệu giấy không đủ hoặc không sẵn có để bạn đọc có thể sử dụng trực tiếp trong quá trình dạy và học;
• Đồng thời đối với người dạy có thể sử dụng máy scan để số hoá các loại tài liệu như bài giảng, giáo án dạy học phục vụ cho quá trình giảng dạy trực tuyến; lưu trữ và sử dụng tài liệu đã được số hoá ở dạng file có thể dễ dàng sử dụng ở bất kỳ nơi đâu, bất kỳ lúc nào;
• Một số dòng máy scan overhead nhỏ gọn, tiện dụng có thể sử dụng như một thiết bị trình chiếu tài liệu, vật thể hỗ trợ quá trình giảng dạy trực tuyến giúp tăng cường sự tương tác với tài liệu và tăng tính hấp dẫn cho bài giảng;

3.2 Doanh nghiệp và văn phòng: Quét hợp đồng, hồ sơ, tài liệu văn bản

Với khả năng quét các tài liệu từ trên cao, máy scan overhead giúp người dùng có thể quét các loại tài liệu văn bản trong doanh nghiệp và văn phòng mà không cần phải tháo ghim như hợp đồng, biên bản, báo cáo… và một số tài liệu khổ nhỏ hơn như hoá đơn, biên lai, danh thiếp…một cách nhanh chóng và chất lượng hình ảnh phù hợp với yêu cầu của đơn vị. 

Đối với các tài liệu tem dấu như biên lai, chứng từ, hợp đồng…khi số hoá với máy scan overhead sẽ giúp tài liệu giữ nguyên tính hợp pháp và chính xác, sử dụng phần mềm đi kèm với chế độ quét tem dấu chỉ với một lần quét giúp tài liệu số hoá giữ nguyên được các chi tiết và màu sắc của mộc, con dấu giúp cho việc lưu trữ các loại tài liệu này được đảm bảo hơn.

3.3 Thư viện và bảo tàng: Quét tài liệu cổ, hình ảnh, bản đồ

Số hoá tài liệu trong các thư viện và bảo tàng đóng vai trò quan trọng trong việc lưu trữ và bảo tồn tài liệu cũ, quý hiếm.

Máy scan overhead dùng trong thư viện với khả năng quét đa dạng tài liệu có kích thước lớn, gáy dày mà không cần phải tháo gáy, đặc biệt là với các loại sách cổ, hình ảnh, bản đồ…trong thư viện và bảo tàng, không thể số hoá trực tiếp với máy scan thông thường.

Đối với một số loại tài liệu cổ, quý hiếm lưu giữ lâu ngày chất lượng dần bị giảm đi theo thời gian, máy scan overhead có thể số hoá mà không làm ảnh hưởng đến chất lượng và tính nguyên vẹn của tài liệu.

IV. Cách lựa chọn máy scan overhead phổ biến trên thị trường

4.1 Nghiên cứu và đánh giá các thương hiệu uy tín

Lựa chọn máy scan sách là khâu quan trọng trong quá trình chuyển đổi số. Nó ảnh hưởng đến chất lượng và hiệu quả trong công tác số hoá và lưu trữ các tài liệu của đơn vị. Để lựa chọn được máy scan sách overhead phù hợp với nhu cầu và khả năng chi trả, đơn vị nên nghiên cứu và đánh giá các thương hiệu máy scan overhead với các tiêu chí sau đây:

• Quét được đa dạng các loại hình và khổ cỡ tài liệu
• Tốc độ scan đối với từng loại tài liệu
• Tính kết nối và di động 
• Giá cả và các ưu đãi được nhận
• Chức năng hỗ trợ đi kèm máy 
• Chế độ bảo hành, hậu mãi sau khi mua hàng.

Một số thương hiệu máy scan overhead uy tín và được sử dụng nhiều trong lĩnh vực số hoá có thể tham khảo để lựa chọn cho đơn vị mình như: Czur, Zeutschel, Treventus,…

4.2 Đánh giá tính năng của các sản phẩm máy scan overhead

Khi sử dụng máy scan overhead cho đơn vị, ngoài những tính năng giúp tối ưu khả năng số hoá tài liệu trong thư viện, còn giúp

Hình ảnh quét: Với thiết kế cụm camera được trang bị cảm biến thông minh, giúp hình ảnh scan cho ra với độ phân giải cao lên tới 1200 dpi, cho hình ảnh  quét sắc nét, phản ánh đầy đủ nội dung của tài liệu gốc chỉ với một lần quét, không cần quét lại nhiều lần.

Khổ, cỡ quét: Máy scan overhead có thể quét các loại tài liệu có khổ, cỡ khác nhau như từ khổ A4 đến A0 trong đơn vị, dùng máy quét khổ lớn để quét các loại tài liệu khổ nhỏ hơn, vừa tiện dụng vừa khai thác tối đa hiệu quả scan.

Tài liệu quét: Có thể quét được hầu hết các loại tài liệu khác nhau từ tài liệu tờ rời đến sách có gáy dày với nhiều hình dạng khác nhau như: sách, báo, tạp chí, tranh ảnh, bản đồ, danh thiếp, bằng cấp, chứng chỉ…mà vẫn giữ nguyên tình trạng gốc của tài liệu, hạn chế làm hư hỏng tài liệu cần lưu giữ lâu dài. 

Tốc độ quét: Quét nhanh chóng chỉ từ 1 – 15 giây cho một lần quét phụ thuộc vào độ phân giải và chế độ màu của hình ảnh quét, giúp quá trình số hoá tài liệu trong thư viện trở nên nhanh chóng và tiết kiệm thời gian hơn. Một số dòng máy scan còn có tính năng quét liên tục và tự động lưu trữ hình ảnh vào bộ nhớ của máy scan hoặc máy tính có kết nối.

Phần mềm đi kèm: Thường đi kèm với phần mềm hỗ trợ quét và xử lý hình ảnh, cho phép người dùng chỉnh sửa các thao tác như cắt xén, chỉnh lệch, xoay, ghép trang, tách trang, tự động làm trắng nền…Ngoài ra, còn có thể nhận dạng ký tự quang học (OCR) để chuyển đổi hình ảnh quét thành dạng file mềm (Word, Excel, Txt…) có thể chỉnh sửa và lưu trữ được.

V. Một số dòng máy quét chuyên dụng dành riêng cho thư viện

5.1 Máy scan sách chuyên dụng khổ A3 Zeta

Máy scan sách khổ A3 Zeta là dòng máy scan được sản xuất bởi hãng Zeutschel, sở hữu công nghệ scan hàng đầu Châu Âu. Đây là loại máy quét dùng trong thư viện, trung tâm lưu trữ phù hợp quét với đa số các sách, báo, tranh ảnh, tài liệu đóng tập khổ A3.

Máy scan sách thư viện Zeta có những chức năng đi kèm những lợi ích như sau:

• Có khả năng quét tài liệu đóng tập khổ A3 với chất lượng hình ảnh cao (600dpi) giúp hình ảnh, chữ viết của sách, tài liệu phản ánh đúng lên đến 99%. 
• Tốc độ quét cao, chu kỳ quét ngắn giúp tiết kiệm thời gian quét và nâng cao được hiệu suất trong quá trình số hoá tài liệu trong thư viện. 
• Camera máy quét được áp dụng cảm biến CCD cùng với thiết kế quét trên cao giúp thư viện số hóa sách, tài liệu đóng tập mà không cần tháo gáy sách.
• Màn hình máy quét sở hữu công nghệ cảm ứng đa điểm, có thể điều chỉnh chế độ quét và xem trước hình ảnh giúp kiểm soát chất lượng tài liệu sau khi số hoá triệt để.
• Máy quét chuyên dụng Zeta được tích hợp phần mềm Perfect Book 3.0 giúp cán bộ thư viện có thể tùy chỉnh đa dạng chế độ quét và các thao tác chỉnh sửa hình ảnh nhanh nhất theo nhu cầu. 

Máy scan sách thư viện khổ A3 Zeta là một thiết bị số hoá hiện đại và đầy đủ tiện ích phù hợp cho nhu cầu số hóa, lưu trữ tài liệu tại các thư viện, trung tâm lưu trữ, trường đại học, ngân hàng, bệnh viện…có nhu cầu số hóa sách, tài liệu khổ A3. 

>>>Tham khảo thêm thông tin Máy scan sách chuyên dụng khổ A3 Zeta 

5.2 Máy scan tài liệu chuyên dụng OS C2 Advanced khổ A2

Máy scan tài liệu khổ A2 chuyên dụng OS C2 Advanced là một trong những dòng máy scan được sử dụng rộng rãi trong các thư viện, trung tâm lưu trữ trên toàn thế giới đến từ hãng Zeutschel. Máy scan tài liệu chuyên dụng OS C2 Advanced là sự lựa chọn hàng đầu cho việc quét sách, báo, tài liệu đóng tập, tranh ảnh cổ với chất lượng hình ảnh sắc nét.

• Máy scan scan tài liệu chuyên dụng OS C2 Advanced có khả năng quét tài liệu với độ dày lên đến 100mm với tấm kính và 150mm khi không có tấm kính giúp thư viện, bảo tàng số hóa đa dạng các loại tài liệu khác nhau. 
• Không phát ra tia UV, không có ánh xạ với tài liệu gốc có độ bóng cao, giúp bảo vệ tài liệu scan và an toàn với người sử dụng. 
• Chức năng xem trước hình ảnh scan giúp thư viện kiểm soát được chất lượng tài liệu sau khi số hóa. 
• Hỗ trợ lưu kết quả đầu ra bằng nhiều phương thức: USB, e-mail, network, Dropbox, Mobile, FTP, Printer, giúp người dùng lưu trữ và chia sẻ tài liệu nhanh chóng

Ngoài ra, máy scan sách chuyên dụng OS C2 Advanced còn được trang bị tấm kính, góc mở có thể điều chỉnh tới 90 °, giúp cho đa dạng các loại tài liệu một cách dễ dàng, kèm theo khả năng tự động mở tấm kính sau khi quét, có thể khóa bằng điện, đảm bảo an toàn và tiện lợi cho người sử dụng.

>>>Tham khảo thêm thông tin Máy scan tài liệu chuyên dụng OS C2 Advanced

5.3 Máy scan tài liệu khổ A1 OS C1

Máy scan tài liệu khổ lớn OS A1 C1 là dòng máy scan sách trên cao chuyên dụng cho việc quét các loại tài liệu đóng gáy, kích thước khổ A1 như bản đồ, bản vẽ, tranh ảnh, báo, tạp chí…

OS C1 là một trong những dòng máy scan chuyên dụng được sử dụng rộng rãi trong các thư viện và trung tâm lưu trữ trên toàn thế giới, với những tính năng và lợi ích mang lại vượt trội như:

• Máy có khả năng quét đa dạng các loại tài liệu có độ dày sách lên đến 120mm khi có tấm kính và 170mm trở xuống khi không có tấm kính, giúp đơn vị tận dụng tối đa hiệu quả làm việc của máy trong công tác số hoá tài liệu đơn vị.
• Đặc biệt không có tia UV, không có ánh xạ với tài liệu gốc có độ bóng cao, giúp hình ảnh scan đạt chất lượng cao, phản ánh đủ nội dung tài liệu.
• Thiết kế có giá đỡ tài liệu chuyên dụng, có thể điều chỉnh độ cao và góc nghiêng phù hợp với tài liệu. Kèm với tấm kính tự động mở giúp giữ tài liệu phẳng và không bị biến dạng khi quét.
• Đi kèm với bộ máy tính điều khiển và màn hình 27 inches, giúp người dùng dễ dàng thao tác điều chỉnh và xem trước kết quả quét.

Ngoài ra, máy scan sách trên cao OS C1 A1 hỗ trợ tính năng OCR tích hợp trong phần mềm máy scan cho phép chuyển hình ảnh scan thành văn bản có thể chỉnh sửa và tìm kiếm được. Đồng thời, hỗ trợ lưu kết quả đầu ra với các phương thức như: USB, e-mail, network, Dropbox, mobile, FTP, Printer đáp ứng đa dạng nhu cầu lưu trữ của người dùng.

>>>Tham khảo thêm thông tin Máy scan tài liệu khổ A1 OS C1

5.4 Máy scan tài liệu khổ lớn A0 OS Q0

Máy scan tài liệu khổ lớn A0 Zeutschel OS Q0 là một trong những sản phẩm chuyên dụng giúp quét và số hoá các tài liệu có kích thước lớn như bản đồ, bản vẽ, hình ảnh, tài liệu kỹ thuật số…

• Máy scan tài liệu khổ lớn A0 OS Q0 với độ phân giải khi quét lên tới 600 dpi cho hình ảnh scan sắc nét đến từng chi tiết, thích hợp cho việc in ấn tài liệu khổ lớn.
• Hình ảnh số hóa đầu ra ánh sáng thủ thuật theo các tiêu chuẩn như ISO 19264, Metamorfoze và FADGI. Dữ liệu đầu ra có màu 48 bit/ 24 bit và độ 16 bit/ 8 bit, cho phép tái tạo màu sắc chân thực và độ tương phản cao.
• Có thể thay đổi kính cho nhau bao gồm các ống kính macro với hệ thống hình ảnh cho một loạt các định dạng, điều này giúp máy có thể quét được các tài liệu có chiều sâu khác nhau, từ tài liệu mỏng đến sách, vật thể dày.
• Sử dụng công nghệ quét 3D – Perfect book chỉnh sửa đường cong cuốn sách, khắc phục hiện tượng méo mó hay mất thông tin ở góc của trang sách khi quét, giúp bảo vệ tình trạng gốc của tài liệu tránh hư hỏng do ép quá mạnh.
• Chức năng quét ROI (giới hạn khu vực quét) người dùng có thể chọn khu vực cần quét trên màn hình và máy sẽ chỉ quét khu vực đó, giảm thiểu thời gian và dung lượng file lưu trữ.

Ngoài ra, máy scan tài liệu trên cao khổ A0 OS Q0 còn đi kèm với giá đỡ sách chuyên dụng, có thể điều chỉnh góc mở tấm kính lên tới 180°, giá đỡ cũng hỗ trợ điều chỉnh áp suất liên tục và cố định vị trí của tài liệu quét. Máy scan khổ lớn A0 OS Q0 là một giải pháp hiệu quả cho việc số hoá các tài liệu có kích thước lớn, phục vụ lưu giữ và bảo tồn tài liệu chuyên dụng ở các thư viện lớn, trung tâm lưu trữ và bảo tàng. 

>>>Tham khảo thêm thông tin Máy scan tài liệu khổ lớn A0 OS Q0

Máy scan sách overhead  là một thiết kế máy quét đóng vai trò quan trọng trong việc số hóa sách khổ lớn và tài liệu đóng tập. Để giải quyết bài toán số hoá của đơn vị, cần lựa chọn máy scan phù hợp với nhu cầu và xem xét hiệu quả khi sử dụng. Việc lựa chọn máy scan phù hợp giúp đơn vị lưu giữ và bảo quản tài liệu lâu dài.

IDT Vietnam hiện đang là đại diện và phân phối một số dòng máy scan sách chuyên nghiệp hàng đầu trên thế giới được nhiều thư viện và trung tâm lưu trữ tin dùng như Zeutschel, Treventus, Czur… Quý thư viện có nhu cầu tìm hiểu để trang bị máy scan sách để số hoá tài liệu quý hiếm vui lòng liên hệ IDT Vietnam qua Fanpgage IDT Vietnam hoặc Zalo OA để được tư vấn và hỗ trợ nhanh nhất.