OCLC – Kết nối hơn 70.000 thư viện trên thế giới

I. OCLC là gì? 

OCLC là tổ chức hợp tác thư viện toàn cầu được thành lập từ năm 1967. Ban đầu tổ chức được thành lập bởi một nhóm các thư viện với niềm tin của các nhà lãnh đạo thư viện bằng việc hợp tác cùng nhau. Họ có thể tìm ra những giải pháp hiệu quả để chia sẻ thông tin trong thư viện cũng như giảm thiểu các chi phí về thông tin. 

Trải qua nhiều năm, mạng lưới thư viện toàn cầu – OCLC đã hợp tác với nhiều tổ chức có chung quan điểm trên khắp thế giới và trở thành tổ chức nghiên cứu và cung cấp dịch vụ thư viện lớn nhất trên thế giới. 

Trụ sở chính của OCLC đặt tại Dublin, Ohio, Hoa Kỳ cùng các văn phòng khu vực trên thế giới như ở Úc, Canada, Trung Quốc, Đức, Pháp, Mexico, Hà Lan, Thụy Sĩ, Vương Quốc Anh và Hoa Kỳ.

II. Mạng lưới OCLC đã phát triển như thế nào? 

Thách thức tự động hóa thư mục thông tin thư viện truyền thống nhanh chóng trở thành một cuộc cách mạng mà hiện nay có liên quan tới hàng nghìn thư viện trên toàn thế giới. 

OCLC ra đời để giải quyết các vấn đề bằng những dịch vụ, phần mềm phục vụ cho các thư viện hiệu quả. 

Hơn 70.000 thư viện tại 170 quốc gia đã và đang sử dụng dịch vụ của OCLC để tìm kiếm, định vị, biên mục, quản lý và bảo quản tài liệu thư viện. Những nhà nghiên cứu, học sinh sinh viên, giảng viên, học giả và những người tìm kiếm thông tin khác sử dụng dịch vụ của OCLC để có được các thông tin thư mục, các tài liệu tóm tắt và các tài liệu toàn văn.

Trong suốt quá trình phát triển, OCLC đã đặt nhiều dấu ấn tiên phong trên nhiều lĩnh vực biên mục cao cấp như: tạo lập các chuẩn biên mục và lưu trữ, tạo ra các chức năng tự động kiểm soát tính nhất quán (automated authority control), quản lý ấn phẩm định kỳ, tạo CSDL mục lục phân tích báo chí, tăng khả năng xử lý các tài liệu ở các dạng ngôn ngữ không phổ biến, bắt đầu là các loại ký tự như tiếng Hàn Quốc, Trung Quốc và Nhật Bản. Sự chuyển mình linh động của OCLC luôn đáp ứng sự thay đổi, phát triển của ngành TT-TV trên thế giới.  

OCLC và các thư viện thành viên hợp tác sản xuất và duy trì WorldCat – bộ cơ sở dữ liệu thư mục lớn nhất trên thế giới với thông tin về hơn 2 tỷ ấn phẩm trong các thư viện trên thế giới. WorldCat cung cấp một nền tảng mà từ đó rất nhiều dịch vụ của OCLC được xây dựng lên. Sản phẩm WorldShare của OCLC bao gồm cổng thông tin điện tử toàn diện với các dịch vụ chia sẻ, những ứng dụng tích hợp và các hoạt động của thư viện được sắp xếp hợp lý. 

III. Các sản phẩm, dịch vụ do OCLC phát triển 

3.1. Cổng tìm kiếm và chuyển giao tài nguyên tập trung Worldcat Discovery Services

Cổng tìm kiến và chuyển giao tài nguyên tập trung WorldCat của OCLC được biết đến như một CSDL mục lục liên hợp toàn cầu. Theo số liệu cập nhật tại thời điểm tháng 6/2020, WorldCat chứa một lượng dữ liệu khổng lồ gồm trên 493 triệu biểu ghi thư mục (bib-record), tương ứng với trên 3 tỷ điểm vốn tài liệu (holding) tại các thư viện, trong đó bao gồm: Dữ liệu của trên 48 triệu đầu mục tài liệu số nội sinh (institutional repository) và 18 triệu sách điện tử (ebook). WorldCat có số lượng ngôn ngữ cực kỳ đa dạng, gồm gần 500 ngôn ngữ trên toàn thế giới, trong đó tiếng Anh chiếm khoảng 39%, tiếng Đức khoảng 12%, tiếng Pháp khoảng 9%, ngoài ra là các ngôn ngữ khác như: tiếng Tây Ban Nha, tiếng Trung, tiếng Nhật, tiếng Hàn, và bao gồm cả tiếng Việt (khoảng 398.000 biểu ghi). Nhiều chuyên gia đánh giá rằng WorldCat có thể bao gồm tới trên 70% lượng tài liệu có trên toàn cầu từ cổ chí kim, và là bộ CSDL thư mục toàn diện nhất thế giới từ trước tới nay.

​

Tìm hiểu thêm: Cổng tìm kiếm và chuyển giao tài nguyên tập trung Worldcat Discovery Services

3.2. WorldShare – OCLC 

WorldShare như một chuỗi các nền tảng, công cụ và ứng dụng của OCLC, giúp cho việc hợp tác, chia sẻ, khai thác dữ liệu từ WorldCat và giữa các thư viện với nhau. Nếu ví WorldCat là một ga tàu lớn với một kho hàng hóa khổng lồ và các thư viện trên khắp thế giới là các ga xép nhỏ thì WorldShare chính là các hệ thống đường ray và các toa tàu giúp cho việc vận chuyển hành khách, trao đổi hàng hóa từ ga lớn tới các ga nhỏ, hoặc giữa các ga nhỏ với nhau trên phạm vi toàn thế giới. 

Một số ứng dụng tiêu biểu của WorldShare bao gồm: WorldShare Inter-library Loans(ILL) – dịch vụ mượn liên thư viện toàn cầu; Worldshare Record Manager – công cụ quản lý biên mục trực tuyến; WorldShare Collection Manager – công cụ quản lý các bộ sưu tập và CSDL điện tử; Question Point – dịch vụ tham khảo; WorldShare Management Services – Phần mềm thư viện thế hệ mới; WorldCat Discovery Services (trước đây được biết đến với tên gọi First Search, hoặc WorldCat Local) – Cổng tìm kiếm và chuyển giao tài nguyên tập trung,… Ngoài ra, một loạt các sản phẩm và dịch vụ thư viện khác đã rất quen thuộc với người dùng như: EZ Proxy, Web-Dewey, Contentdm… đều được phát triển dựa trên nền tảng của WorldShare. Với thế mạnh của OCLC về liên kết dữ liệu (Data Links), rất nhiều các nhà cung cấp dịch vụ tìm kiếm và dịch vụ thông tin đều có kết nối với OCLC, điển hình như: Google Books, Goodreads, Yahoo, Bing, Wikipedia, Amazon… hoặc các nhà cung cấp dịch vụ dữ liệu bao gồm: ProQuest, EBSCO, Elsevier, Springer, Gale, Ingram, Wiley, Taylor & Francis,… đều kết nối toàn bộ dữ liệu của mình tới OCLC. Đặc biệt, Worldcat Knowledge Base là kho dữ liệu tri thức duy nhất cho phép đồng thời kết nối các nội dung dữ liệu của EBSCO và ProQuest. Tính đến thời điểm tháng 6/2020, WorldCat Knowledgebase có thể cung cấp truy cập đến trên 46 triệu biểu ghi, 16.184 bộ sưu tập từ 725 nhà xuất bản/nhà cung cấp cơ sở dữ liệu điện tử trên thế giới.

3.2.1. Phần mềm thư viện thế hệ mới WorldShare Management Services

Worldshare Management Services (WMS) là giải pháp phần mềm quản trị thư viện thế hệ mới. Được phát triển bởi tổ chức hợp tác thư viện thế giới OCLC và hiện đang được sử dụng tại trên 500 thư viện trên toàn thế giới. WMS là một giải pháp tổng thể phục vụ cho việc quản lý tài liệu truyền thống và tài liệu điện tử được phát triển dựa trên công nghệ điện toán đám mây.

Phần mềm thư viện bao gồm: các module “Bổ sung, lưu thông, Quản lý siêu dữ liệu thư mục, tra cứu tích hợp chuyển giao tài nguyên thông tin tập trung, mượn liên thư viện, báo cáo thống kê, quản lý tài liệu điện tử” với WMS các thư viện sẽ cùng được làm việc trên một nền tảng chung nhất với một quy trình đồng nhất.

Xem thêm: Phần mềm thư viện thế hệ mới WorldShare Management Services

3.2.2. Dịch vụ mượn liên thư viện WorldShare Interlibrary Loan

Dịch vụ mượn liên thư viện do OCLC cung cấp là một dịch vụ mượn liên thư viện lớn nhất trên thế giới với hơn 10.000 thư viện và các trung tâm lớn, uy tín. Thư viện có hai lựa chọn khi đăng ký sử dụng dịch vụ đó là: chỉ mượn tài liệu của các thư viện khác hoặc vừa mượn vừa cho mượn.

Những lợi ích khi sử dụng dịch vụ mượn liên thư viện: 

• Thư viện có thể nhận và chia sẻ tài nguyên điện tử 
• Tiết kiệm thời gian so với những phương thức trao đổi tài liệu thông thường 
• Đơn giản hóa việc chia sẻ tài nguyên điện tử 
• Thư viện có thể phân phối tài liệu dễ dàng và an toàn với Article Exchange 
• Thư viện dễ dàng chia sẻ nguồn tài nguyên điện tử 

Xem thêm: Dịch vụ mượn liên thư viện WorldShare Interlibrary Loan 

3.2.3. Phần mềm xác thực người dùng truy cập cơ sở dữ liệu từ xa EZproxy

Phần mềm xác thực người dùng EZproxy là phần mềm trung gian quản lý việc truy cập và xác thực thông tin của người dùng tin ở ngoài thư viện khi họ truy cập vào nguồn tài liệu số của các thư viện mua từ các NXB điện tử, hay nguồn tài liệu số nội sinh của thư viện.

Ezproxy có thể tích hợp với các hệ thống xác thực người dùng khác nhau như LDAP, SIP, Shibboleth trong các trường đại học để làm giảm số lượng tài khoản và mật khẩu mà người dùng phải ghi nhớ khi lên thư viện.

Xem thêm: Phần mềm xác thực người dùng truy cập cơ sở dữ liệu từ xa EZproxy

3.2.4. Phần mềm quản lý tài nguyên số CONTENTdm

Phần mềm quản lý tài liệu số CONTENTdm là một giải pháp tổng thể cho một việc quản lý tài liệu số do OCLC cung cấp. CONTENTdm quản lý, lưu trữ các loại hình tài liệu số của thư viện và giới thiệu các tài liệu đấy đến với bạn đọc thông qua Website của CONTENTdm.

CONTENTdm quản lý được đa dạng các loại hình tài liệu với nhiều định dạng khác nhau như các file văn bản, âm thanh, hình ảnh, bản đồ, video, các file Microsoft Office. Khi sử dụng CONTENTdm các thư viện có thể chia sẻ các tài liệu trong thư viện với cộng đồng gần 3000 thư viện trên thế giới đang sử dụng CONTENTdm.

​

Xem thêm: Phần mềm quản lý tài liệu số CONTENTdm

IV. Một số thành viên tiêu biểu của OCLC 

Một số thành viên tiêu biểu của tổ chức hợp tác thư viện toàn cầu (OCLC)  bao gồm toàn bộ các thư viện của các trường đại học trong top 200 của Hoa Kỳ, như: Đại học Harvard, Yale, Princeton, Berkerley, MIT, Cornell, Cal Tech, cùng gần như toàn bộ hệ thống thư viện công cộng của Mỹ trong đó có Thư viện Quốc hội Mỹ hiện đang là thành viên của OCLC. 

Tại khu vực châu Á – Thái Bình Dương hiện có trên 6.000 thư viện, trong đó có một số các thư viện tiêu biểu như Thư viện Quốc Gia Australia, Thư viện Quốc Gia Trung Quốc, Thư viện Quốc gia Nhật Bản, Thư viện Quốc gia Malaysia, Thư viện Quốc gia New Zealand, Thư viện Quốc gia  Singapore, Thư viện Quốc gia Đài Loan,… 

Các trường đại học thuộc top dẫn đầu khu vực Châu Á – Thái Bình Dương hiện cũng đang là thành viên của OCLC, tiêu biểu như: Đại học Quốc Gia Australia, ĐH RMIT, Đại học Melbourne, Đại học Queensland (tại Australia); Đại học Auckland (tại New Zealand); Đại học Thanh Hoa, Đại học Thượng Hải, Đại học Hongkong, Đại học Khoa học và Công nghệ Hong Kong (tại Trung Quốc); Đại học Quốc Gia Singapore, Đại học Công nghệ Nanyang (tại Singapore); Đại học Waseda, Đại học Keio (tại Nhật Bản); Đại học Kebangsaan, Đại học Universiti Malaysia Perlis, Đại học Universiti Maylaysia Sarawak (tại Malaysia); Đại học Chulalongkorn, Đại học Thammasat, Đại học Kasetsart, Đại học Chiang Mai (tại Thái Lan)… Và còn rất nhiều các thành viên OCLC là các thư viện quốc gia, thư viện công cộng, thư viện đại học, thư viện chuyên ngành trên khắp thế giới. 

Tại Việt Nam, Thư viện Tạ Quang Bửu – Trường Đại học Bách khoa Hà Nội (HUST), đã tham gia OCLC từ năm 2015 và đã đưa lên hàng chục nghìn biểu ghi dữ liệu nhằm đóng góp vào kho tàng dữ liệu đồ sộ của OCLC, giúp cho bạn đọc toàn thế giới có thể tiếp cận với nguồn tài nguyên của Thư viện Tạ Quang Bửu.

V. Những điều kiện và lợi ích khi là thành viên của OCLC 

4.1. Điều kiện là thành viên của OCLC 

Tham gia OCLC có thể dưới 2 dạng: 

Thành viên của OCLC (Member) và Người dùng OCLC (User). Dưới dạng member, các thư viện trực tiếp đóng góp biểu ghi của mình (một phần hoặc toàn bộ) lên WorldCat và tham gia biên mục trực tuyến. Trong khi đó, dưới dạng user, các thư viện chỉ đơn thuần sử dụng các dịch vụ của OCLC, ví dụ như: EZ Proxy, Mượn liên thư viện, WebDewey,… mà không chia sẻ dữ liệu của mình với các thư viện khác, đồng nghĩa với việc không đưa biểu ghi và biên mục trực tuyến trên WorldCat. Như vậy có thể thấy, điều kiện quan trọng nhất để trở thành thành viên chính thức của OCLC (dạng member) là thư viện cần đưa biểu ghi của mình và biên mục trực tuyến trên WorldCat. 

4.2. Lợi ích khi là thành viên của OCLC 

Khi đã trở thành thành viên của OCLC, lợi ích nổi bật mà các thư viện có thể nhận được như sau: 

– Kết nối với mạng lưới thư viện toàn cầu: Khi trở thành thành viên của OCLC, tức là thư viện đã tham gia mạng lưới thư viện toàn cầu, kết nối tới hàng chục nghìn thư viện tại các quốc gia trên thế giới, tham gia vào các diễn đàn, hội thảo do OCLC tổ chức để có thể chia sẻ và hợp tác, học hỏi kinh nghiệm. Bên cạnh đó, các thư viện thành viên có quyền bỏ phiếu bầu hoặc ứng cử trong Ban Quản trị OCLC (Board of Trustees).

 – Chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ: Để trở thành thành viên của OCLC, thư viện sẽ phải sử dụng dịch vụ biên mục trực tuyến của OCLC (Connexion hoặc Record Manager). Dịch vụ biên mục này sẽ giúp biểu ghi thư mục của thư viện tuân theo các quy tắc quốc tế về biên mục, phân loại, định chủ đề, và chuẩn hóa với toàn bộ thư viện trong hệ thống của OCLC. Ngoài ra, trong quá trình tải hàng loạt biểu ghi (Batchload) lên WorldCat, OCLC sẽ kiểm tra và giúp chỉ ra các lỗi sai khiếm khuyết của dữ liệu (nếu có) và giúp các thư viện hiệu chỉnh các vấn đề này.   

– Tiết kiệm thời gian, công sức: Hằng năm, nhiều thư viện phải tốn một lượng chi phí, thời gian, và công sức không nhỏ của các cán bộ biên mục cho việc biên mục tài liệu, tìm kiếm, tải về các biểu ghi thư mục trên mạng internet hoặc lập biểu ghi thư mục mới. Tuy nhiên, khi đã là thành viên của OCLC, thư viện sẽ tiết kiệm được thời gian, công sức thông qua dịch vụ biên mục của OCLC. Lúc này thư viện chỉ cần tìm kiếm trên Worldcat và sau đó có thể tải về và sử dụng trực tiếp biểu ghi thư mục có sẵn mà đã được các cán bộ thư viện trên thế giới cùng trong hệ thống của OCLC biên mục hoàn chỉnh. 

– Nâng cao sự hiện diện của thư viện lên toàn cầu: thành viên của OCLC có nghĩa là độc giả tại một thư viện thành viên bất kỳ có thể nhìn thấy các thư viện khác trên thế giới đang có các tài nguyên gì  ngược lại độc giả thế giới cũng nhìn thấy thư viện thành viên đó đang có tài nguyên gì. Điều này có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong việc quảng bá, xây dựng hình ảnh của một thư viện hoặc của một trường đại học ra phạm vi quốc tế. Ở một tầm vĩ mô hơn, nó góp phần quảng bá một nền văn hóa hoặc quảng bá cho một quốc gia. 

– Các lợi ích gia tăng khi thành viên sử dụng thêm các dịch vụ của OCLC: 

+ ILL: sử dụng dịch vụ mượn liên thư viện để mượn hoặc cho mượn tài liệu với các thư viện khác trên phạm vi toàn cầu.

 + Contentdm: sử dụng phần mềm quản lý bộ sưu tập số của OCLC để quản lý thư viện số và chia sẻ tài nguyên số với trên 3.000 thư viện trên thế giới. 

+ WorldCat Discovery Services (WCD): sử dụng cổng tìm kiếm và chuyển giao tài nguyên tập trung để khai thác tài nguyên trên phạm vi toàn thế giới. 

+ WorldShare Management Services (WMS): sử dụng phần mềm thư viện thế hệ mới để quản lý mọi hoạt động của thư viện mình, chia sẻ và kết nối với các thư viện khác trên thế giới.

+ … và còn nhiều lợi ích đi kèm với các ứng dụng khác.  

Hiện nay, IDT Vietnam đang là đại diện của tổ chức thư viện toàn cầu – OCLC tại Việt Nam. Quý đơn vị, thư viện có nhu cầu vui lòng liên hệ để được tư vấn và hỗ trợ nhanh nhất. 

Công ty Cổ phần Thông tin và công nghệ Số (IDT Vietnam) 

Email: sales@idtvietnam.vn