Quy trình mượn trả sách trong thư viện

Bên cạnh việc dành thời gian để đọc và nghiên cứu tài liệu ngay tại thư viện. Thì nhiều bạn đọc cũng chọn cách mượn sách nơi đây để có thể phục vụ cho việc đọc tại nhà. Quy trình mượn trả sách trong thư viện sẽ bao gồm những bước nào? Nó có thật sự hiệu quả trong cuộc sống hiện đại ngày nay không? Hãy cùng khám phá các câu trả lời đó qua chia sẻ dưới đây.

Quy trình mượn trả sách trong thư viện gồm những bước nào?

Để có thể thực hiện mượn sách tại thư viện, trước hết bạn cần đăng ký thể bạn đọc hay thẻ thư viện để được phép thực hiện hoạt động này. Cho dù là thư viện công cộng, hay thư viện tại trường học, trung tâm nghiên cứu, bạn cần đến gặp cán bộ thư viện để được làm thẻ bạn đọc theo quy định.

Tiếp đó, nếu bạn muốn mượn sách, thì quy trình mượn trả sách trong thư viện sẽ gồm các bước như sau:

• Khi mượn sách:

• Đến thư viện, trình thẻ bạn đọc cho thủ thư.
• Tìm và lựa chọn những loại sách, tài liệu mà bạn muốn mượn trên các kệ sách có sẵn trong thư viện hoặc trên hệ thống máy tính của thư viện. 
• Trình những tài liệu bạn mượn cho cán bộ thư viện và điền các thông tin của mình vào phiếu mượn sách. Các thông tin bạn cần điền là thông tin các nhân của mình, và thông tin tài liệu bạn mượn (tên sách, tác giả, mã kho, số đăng ký…)
• Sau khi hoàn thành phiếu mượn, bạn gửi lại phiếu cho cán bộ và nhận tài liệu mình mượn.
• Kiểm tra kỹ càng toàn bộ các loại sách, tài liệu bạn mượn, nếu có bất cứ bất thường nào thì cần báo ngay cho cán bộ thư viện để được ghi chú lại hiện trạng của sách. 
• Mang tài liệu về để phục vụ cho nhu cầu của mình.

• Khi trả sách:

Phiếu yêu cầu mượn cho phép bạn được mượn đọc tại chỗ, hoặc đem về nhà. Sau khi đọc xong, bạn mang trả lại sách cho thư viện. Thủ thư kiểm tra sách, số lượng, nếu không có vấn đề gì thì sẽ trả thẻ thư viện lại cho bạn. 

Bài toán tối ưu quy trình mượn trả sách trong thư viện

Quy trình mượn trả sách trong thư viện trên đây, hầu hết đều làm cách thủ công, nên thủ tục khá rườm rà và mất nhiều thời gian của người mượn lẫn người quản lý. 

Vì vậy, cần đặt ra vấn đề rõ ràng. Ghi nhận những thiếu sót trong quy trình này, và tìm ra những giải pháp tốt hơn để tối ưu hóa quy trình mượn trả, thậm chí là cả công tác quản lý thư viện. Có như vậy, thư viện vận hành mới được hiệu quả, đón nhận được nhiều sự ủng hộ từ bạn đọc, nhất là những người trẻ hiện nay. 

Phân tích sự bất tiện của việc quản lý quy trình mượn trả thủ công

• Bất tiện, mất thời gian: Theo quy trình mượn trả sách trong thư viện truyền thống khiến cho người quản lý mất nhiều thời gian cũng như bất tiện trong việc tìm kiếm và kiểm tra các tài liệu đang có trong thư viện. 
• Thiếu chặt chẽ trong quản lý và kiểm soát: Khó kiểm soát được vấn đề mượn trả sách của bạn đọc vì số lượng giấy tờ quá lớn, đôi lúc thất lạc và không thể kiểm kê đầy đủ các đầu sách hiện có. Ngoài ra, cần phải có sự trợ giúp lượng lớn nhân sự, đôi lúc bàn giao không đầy đủ, thiếu sót. 
• Hạn chế truy cập thông tin: Hệ thống thông tin của bạn đọc lẫn tài liệu trở nên nhiều hơn với những tập hồ sơ dày đặc. Không thể lưu hết mọi thông tin mà chỉ dám lưu các thông tin cơ bản nhất. 
• Dần lỗi thời trong thời đại chuyển đổi số: Với sự nhanh chóng thuận tiện của công nghệ, thì quy trình mượn trả sách trong thư viện làm mọi thứ đều thủ công gần như bị lỗi thời, không đáp ứng được nhu cầu số đông các bạn đọc. 

Ứng dụng phần mềm quản lý thư viện

Nhằm giúp quy trình mượn trả sách trong thư viện trở nên nhanh chóng, dễ dàng hơn, thích hợp với thời buổi hiện đại, đã có nhiều phần mềm ra đời, bổ trợ cho công tác này. Một trong số đó là phần mềm Kipos.

Kipos chính là một giải pháp tổng thể tích hợp hoàn chỉnh giúp hỗ trợ tối đa mọi công tác của thư viện bằng công nghệ, kỹ thuật mới nhất. Nhờ đó, không chỉ giúp cho quá trình mượn trả hay các hoạt động dịch vụ của thư viện được chuẩn hóa. Mà việc quản lý các đầu sách, tài liệu, sắp xếp các thông tin đều sẽ được diễn ra dễ dàng trên giao diện của phần mềm.

Phần mềm thư viện Kipos hỗ trợ nhiều tính năng bao gồm biên mục, tra cứu, quản lý lưu thông, quản lý bổ sung, quản lý ấn phẩm định kính. Mọi tính năng đều tuân theo quy trình nghiệp vụ chuẩn quốc tế, đạt các chuẩn công nghiệp trong ngành thư viện. Vì vậy, các thư viện hoàn toàn có thể áp dụng phần mềm này, để giúp công tác của cán bộ thư viện trở nên hoàn thiện hơn, mọi quy trình với bạn đọc diễn ra nhanh chóng hơn và đưa thư viện đến gần hơn nữa với nhiều đối tượng. 

Đó chính là bức tranh miêu tả về quy trình mượn trả sách trong thư viện và giải pháp giúp quy trình được vận hành hiệu quả hơn. Nếu bạn muốn tìm hiểu nhiều hơn về phần mềm này, hãy tìm đến với https://giaiphapthuvien.vn để biết thêm chi tiết.

Xem thêm: Khám phá vai trò của thư viện số