Quy trình số hóa tài liệu thư viện

Xã hội ngày càng hiện đại và phát triển, có nhiều các phương thức đặt ra nhằm tối ưu hóa giải quyết các vấn đề trong quản lý, truy xuất, chia sẻ, bảo mật tài liệu cho các doanh nghiệp. Một trong số đó cần nhắc tới quy trình số hóa tài liệu thư viện. 

Tại sao nên số hóa tài liệu thư viện?

Số hóa tài liệu thư viện là quy trình chuyển đổi dữ liệu truyền thống (dạng sổ sách trên giấy) thành các file dữ liệu mềm (dạng điện tử) và có thể lưu trên máy tính nhằm đem lại nhiều lợi ích tối ưu.

Bạn nên số hóa tài liệu thư viện bởi các lợi ích mà nó đem lại là vô cùng đa dạng, bao gồm:

• Quy trình số hóa tài liệu thư viện diễn ra đúng tiến trình, hoàn thiện sẽ giúp người dùng quản lý dễ dàng dữ liệu, khai thác dữ liệu một cách tập trung hơn. Toàn bộ dữ liệu, thông tin doanh nghiệp sẽ được đẩy lên một hệ thống quản lý chung giúp tiết kiệm lượng giấy lưu trữ, tiết kiệm kinh phí mà bảo quản dữ liệu tốt hơn.
• Nhờ số hóa tài liệu thư viện, các file dữ liệu được lưu trữ sẽ có thể được kéo dài tuổi thọ hơn. Chúng ta sẽ không còn phải lo lắng vấn đề mối mọt, ẩm mốc, hỏa hoạn,… làm mất, hỏng đi các dữ liệu lưu trữ. 
• Quy trình số hóa tài liệu thư viện thành công giúp đồng nhất các loại hình tài liệu. Tài liệu hoàn toàn số hóa, sẽ không còn phải mất chi phí, công sức bảo quản nhiều loại tài liệu như sổ sách, giấy tờ, phim ảnh, ghi âm, ghi hình,… Như trước kia, với nhiều loại tài liệu ở nhiều dạng khác nhau như này sẽ cần bảo quản ở từng không gian, độ ẩm, nhiệt độ, ánh sáng khác nhau để phù hợp với từng chất liệu dữ liệu. Hiện nay, chỉ với việc số hóa toàn bộ dữ liệu, doanh nghiệp đã có thể lưu trữ, khai thác, sử dụng toàn bộ dữ liệu trên cùng một phần mềm quản lý. Từ đó giúp tiết kiệm nhiều khoản chi phí, đồng nhất thông tin, dữ liệu doanh nghiệp, dễ dàng bảo quản, quản lý.
• Lợi ích chắc chắn mà quy trình số hóa tài liệu thư viện đem đến chính là tiết kiệm được nhiều thời gian, chi phí, tối ưu hóa lợi nhuận doanh nghiệp. Doanh nghiệp sẽ không phải tốn kinh phí bảo quản từng loại dữ liệu khác nhau, không tốn kinh phí sao lưu dữ liệu truyền đạt nội bộ, không mất thời gian truyền tải dữ liệu cần thiết đến những nhân viên cần sử dụng.

Như vậy, với quy trình số hóa tài liệu thư viện thành công sẽ giúp mang lại nhiều lợi ích đến cho các doanh nghiệp, phù hợp với sự phát triển không ngừng của thời đại.

Quy trình số hóa tài liệu thư viện

Quy trình số hóa tài liệu thư viện

Quy trình số hóa tài liệu thư viện sẽ phụ thuộc vào từng mục tiêu số hóa của từng doanh nghiệp khác nhau. Tuy nhiên, tựu chung lại đều gồm 5 bước cơ bản như sau:

Bước 1: Tiếp nhận và thu thập tài liệu lưu trữ

Tùy thuộc mục tiêu lưu trữ tài liệu của từng doanh nghiệp để lựa chọn những mục, tài liệu sản phẩm, dịch vụ cần để lưu trữ.

Bước 2: Chuẩn bị tài liệu để tiến hành số hóa

Bạn cần chuẩn bị làm phẳng các trang tài liệu, phân loại chúng để dễ dàng scan. Lưu ý lựa chọn loại máy scan phù hợp với từng dữ liệu để lưu trữ chúng một cách hợp lý, phù hợp nhất. 

Bước 3: Thiết lập một hệ thống danh mục tài liệu số hóa

Sau khi scan xong tài liệu, cần hệ thống lại và đặt tên file dữ liệu, lựa chọn định dạng, đóng theo tổ chức tài liệu ban đầu, tạo siêu dữ liệu (metadata). Danh mục tài liệu được số hóa sẽ được gắn vào một phần mềm ứng dụng quản lý để đảm bảo sắp xếp, quản lý dữ liệu hợp lý.

Bước 4: Kiểm tra, nghiệm thu và bàn giao tài liệu lưu trữ

Sau khi hoàn thiện, cần kiểm tra lại tài liệu đã được số hóa, nếu chất lượng số hóa chưa đạt thì cần chỉnh sửa, hoàn thiện lại nhằm đảm bảo hoàn tất số hóa thành công. 

Sau khi thực hiện xong các bước quy trình số hóa tài liệu thư viện, đơn vị dịch vụ số hóa tài liệu sẽ bàn giao lại toàn bộ tài liệu gốc (giấy tờ cần số hóa) và hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý cho các doanh nghiệp nhằm đảm bảo bảo mật doanh nghiệp.

Một trong những đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ số hóa tài liệu uy tín hàng đầu mà các doanh nghiệp có thể tin tưởng lựa chọn chính là IDT Vietnam. Chuyên trong lĩnh vực Thư viện – Số hóa – Lưu trữ, IDT Vietnam cam kết cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp, nhân viên tư vấn hỗ trợ tận tình, tận tâm nhằm đem đến chất lượng số hóa đáp ứng tốt nhu cầu mong muốn của các doanh nghiệp. IDT Vietnam cũng cam kết bảo mật thông tin doanh nghiệp, khách hàng, cam kết bảo quản dữ liệu an toàn, bàn giao nhanh chóng, hiệu quả nhất.

Nhanh tay liên hệ IDT Vietnam để có trải nghiệm tốt nhất với quy trình số hóa tài liệu thư viện tư vấn chuyên nghiệp, ưng ý với mức giá thành hợp lý, cạnh tranh thị trường cao.

Tham khảo thêm bài viết khác: Tiêu chí chọn máy scan sách cho thư viện