SỐ HOÁ HỒ SƠ TRONG CÔNG AN NHÂN DÂN
1. Thực trạng số hoá hồ sơ trong các đơn vị Công An
Để thực hiện hiệu quả Đề án “Phát triển ứng dụng dữ liệu về dân cư, định danh và xác thực điện tử phục vụ chuyển đổi số quốc gia giai đoạn 2022 -2025, tầm nhìn đến năm 2030” của Chính phủ (gọi tắt là Đề án 06) chính là góp phần hiện thực hóa việc xây dựng “Chính phủ số”.
Đồng hành cùng các cấp, các ngành thì Bộ Công an cùng với các đơn vị Công an tỉnh đã có nhiều biện pháp, cách làm sáng tạo, thiết thực nhằm hỗ trợ người dân, doanh nghiệp trên toàn địa bàn các tỉnh tiếp cận với việc chuyển đổi số.
Hầu hết tài liệu trong Công an tỉnh đều tồn tại dưới dạng giấy, đóng tập. Việc số hoá lượng tài liệu lớn trong thời gian ngắn khiến cho các đơn vị gặp nhiều khó khăn vì chưa nắm được quy trình, chưa có nhiều hướng dẫn cụ thể, đặc biệt là số hoá hồ sơ.
2. Lợi ích khi số hoá hồ sơ trong các đơn vị Công An
Số hoá hồ sơ trong các đơn vị Công An mang đến nhiều lợi ích quan trọng, từ việc nâng cao hiệu quả công việc đến việc cải thiện quản lý thông minh và bảo đảm an ninh. Dưới đây là một số lợi ích quan trọng của việc số hoá hồ sơ trong ngành Công An:
Tiết kiệm thời gian và nhân lực
Số hoá hồ sơ giúp loại bỏ việc tìm kiếm, kiểm tra và duyệt qua tài liệu giấy truyền thống. Các tài liệu có thể dễ dàng tìm kiếm và truy cập thông qua các hệ thống quản lý tài liệu điện tử.
Tăng cường bảo mật
Số hoá hồ sơ, tài liệu cho phép các đơn vị Công An thiết lập các hệ thống kiểm soát truy cập, giúp bảo vệ các thông tin quan trọng và nhạy cảm. Các tài liệu có thể được mã hoá và theo dõi để ngăn chặn truy cập trái phép.
Dễ dàng chia sẻ thông tin
Số hoá hồ sơ cho phép việc chia sẻ thông tin nhanh chóng và dễ dàng giữa các đơn vị Công An hoặc đơn vị cấp dưới và các bên liên quan. Các tài liệu có thể được chia sẻ an toàn qua mạng nội bộ hoặc qua các hệ thống an toàn khác.
Giảm rủi ro mất dữ liệu
Hồ sơ số hoá có thể được sao lưu và sao chép dự phòng một cách dễ dàng, giảm nguy cơ mất dữ liệu do sự cố hệ thống hoặc do các thảm hoạ thiên nhiên
Tăng cường hiệu quả công việc giữa các đơn vị
Các quy trình làm việc trở nên nhanh chóng hơn khi không còn cần phải tìm kiếm thông tin trong các hồ sơ giấy. Điều này giúp cải thiện thời gian xử lý và quản lý hồ sơ các vụ án, hồ sơ thông tin.
Theo dõi và báo cáo dễ dàng
Hệ thống số hoá hồ sơ có thể được theo dõi và tạo báo cáo về các hoạt động và tiến trình công việc, giúp cải thiện quản lý và đứa ra quyết định dựa trên số liệu.
Tích hợp hệ thống thông tin
Số hoá hồ sơ có thể tích hợp với các hệ thống thông tin khác giúp đơn vị Công An cải thiện quản lý toàn bộ thệ thống thông tin và dữ liệu.
Số hoá hồ sơ không chỉ giúp tăng cường hiệu suất làm việc mà còn cải thiện khả năng quản lý thông tin và đảm bảo an ninh trong lĩnh vực Công An. Điều này đóng góp đáng kể vào nhiệm vụ bảo vệ an ninh và trật tự xã hội.
3. Những lưu ý khi số hoá hồ sơ trong đơn vị Công An Nhân Dân
Bộ Công An đã thực hiện các buổi tập huấn hướng dẫn thực hiện số hoá hồ sơ, tài liệu trong đó cần chuẩn bị hồ sơ, tài liệu, máy tính, máy scan…. Hầu hết các đơn vị được hướng dẫn số hoá hồ sơ, tài liệu kết nối, chia sẻ phục vụ chuyển đổi số, thực hiện số hoá hồ sơ, tài liệu nghiệp vụ…
Yêu cầu máy tính, máy scan cần được kiểm tra an ninh, an toàn thiết bị trước khi sử dụng. Máy tính phải được cài đặt hệ điều hành, phần mềm diệt virus có bản quyền…
Máy scan cần đảm bảo số hoá được tất cả các dạng tài liệu với nhiều khổ cỡ khác nhau, chất lượng hình ảnh rõ nét, đảm bảo an ninh và an toàn thông tin
Các đơn vị xây dựng lộ trình, kế hoạch thực hiện số hoá hồ sơ, tài liệu trong năm 2023 để đảm bảo tiến độ đề ra.
4. Máy scan hồ sơ trong đơn vị Công An
4.1. Yêu cầu về thiết bị số hoá hồ sơ trong đơn vị Công An
Thiết bị số hoá hồ sơ
Máy tính cài hệ điều hành Window 7 trở lên, máy chụp tài liệu (Scan hoặc máy photocopy).
Lưu trữ và sao chụp tài liệu
Đơn vị bắt buộc sử dụng các thiết bị lưu trữ như: ổ cứng máy tính, ổ USB, ổ cứng di động hoặc các thiết bị lưu trữ khác kết nối Internet.
Không sử dụng điện thoại thông minh để sao chụp tài liệu.
Phần mềm sử dụng để số hoá hồ sơ
MS Office, Foxit Reader, PDFMate Free PDF Merger, PaperScan Scanner Software 1.8.8 Free Editor.
Tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào của số hóa hồ sơ
Theo thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức và Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử đã quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào của tài liệu lưu trữ số hóa. Theo đó:
“1. Tài liệu lưu trữ điện tử được số hóa từ tài liệu lưu trữ nền giấy
- a) Định dạng Portable Document Format (.pdf), phiên bản 1.4 trở lên;
- b) Ảnh màu;
- c) Độ phân giải tối thiểu: 200 dpi;
- d) Tỷ lệ số hóa: 100
đ) Hình thức chữ ký số của cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ số hóa
– Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu tài liệu;
– Hình ảnh: Dấu của cơ quan, tổ chức, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng Portable Network Graphics (.png);
– Thông tin: Tên cơ quan, tổ chức, thời gian ký (ngày, tháng, năm; giờ, phút, giây; múi giờ Việt Nam theo Tiêu chuẩn ISO 8601).
- e) Tên file: gồm mã hồ sơ và số thứ tự văn bản trong hồ sơ, cách nhau bởi dấu chấm.
- Tài liệu ảnh
- a) Định dạng: JPEG;
- b) Độ phân giải tối thiểu: 200 dpi.
- Tài liệu phim ảnh
- a) Định dạng: MPEG-4, .avi, .wmv;
- b) Bit rate tối thiểu: 1500 kbps.
- Tài liệu âm thanh
- a) Định dạng: MP3, .wma;
- b) Bit rate tối thiểu: 128 kbps.”
Dữ liệu thông tin đầu vào của số hóa hồ sơ
Theo tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước quy định tại Thông tư số 39/2017/TT-BTTTT ngày 15 tháng 12 năm 2017 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông.
4.2. Một số dòng máy scan phù hợp để số hoá hồ sơ đơn vị Công An
Máy scan hồ sơ Czur Aura Pro
Máy scan thông mình Aura Pro là dòng máy quét từ trên cao với chất lượng hình ảnh cao. Sở hữu camera 14 MP cùng cảm biến CMOS cho phép người dùng số hoá hình ảnh nhanh với chất lượng sắc nét.
Aura Pro sở hữu độ phân giải tiêu chuẩn 300dpi và có khả năng điều chỉnh phù hợp với yêu cầu của đơn vị. Ngoài ra, Aura Pro sở hữu phần mềm thông minh có thể kết nối với các thiết bị hệ điều hành Windows và MacOS.
>> Xem thêm: Máy scan thông minh Aura Pro
Máy scan hồ sơ Czur ET18 Pro
Máy scan hồ sơ ET18 Pro là máy quét từ trên cao thuộc dòng máy quét ET Series với thiết kế màu đen sang trọng, chất liệu cao cấp, bền bỉ theo thời gian. Máy scan sở hữu camera 18MP cùng cảm biến CMOS cho hình ảnh chất lượng cao và tốc độ số hoá nhanh với 80 trang/ phút.
Máy scan sách ET18 Pro có khả năng số hoá đa dạng các loại tài liệu khác nhau như: Tài liệu đóng tập, sách, báo, tạp chí, tài liệu… với độ phân giải tối thiểu 300 dpi và có thể điều chỉnh theo nhu cầu của đơn vị với độ phân giải tối đa là 600 dpi.
ET18 Pro cũng sở hữu phần mềm quét thông minh với khả năng điều chỉnh màu, chỉnh sửa khi quét và có khả năng kết nối với các thiết bị có hệ điều hành Windows và MacOS.
>> Xem thêm: Máy scan thông minh ET18 Pro
Máy scan hồ sơ Czur ET24 Pro
Máy scan hồ sơ ET24 Pro là máy quét trên cao là loại máy quét cao nhất trong dòng máy ET Series với camera 24MP cho hình ảnh sắc nét và độ sâu màu cao. Với tốc độ số hoá 90 trang/ phút giúp rút ngắn quá trình số hoá tài liệu trong đơn vị và đạt hiệu suất cao.
Với độ phân giải tối thiểu 300 dpi và tối đa 600 dpi giúp đơn vị có thể số hoá tất cả các loại tài liệu với chất lượng hình ảnh cao. ET24 Pro cũng sở hữu phần mềm quét thông minh với khả năng điều chỉnh màu, chỉnh sửa khi quét và có khả năng kết nối với các thiết bị có hệ điều hành Windows và MacOS.
>> Xem thêm: Máy scan thông minh ET24 Pro
Số hoá hồ sơ thuộc các đơn vị Công An yêu cầu đòi hỏi nhiều yếu tố kĩ thuật và bảo mật an toàn thông tin. Với dạng tài liệu đặc thù nên lựa chọn máy quét Overhead để có thể số hoá hết tất cả các dạng tài liệu với chất lượng hình ảnh cao.
Nếu bạn đang tìm kiếm máy quét để số hoá hồ sơ cán bộ đừng bỏ qua các dòng máy scan thông minh đang được phân phối tại IDT Vietnam. Liên hệ IDT qua sale@idtvietnam.vn để được tư vấn nhanh nhất.
