Những tính năng của phần mềm quản lý tài nguyên số CONTENTdm

Chuyển đổi số 4.0 hiện nay đang trở thành xu thế toàn cầu. Việc quản lý tài liệu từ dạng vật lý sang điện tử trong thư viện hiện nay đang còn gặp nhiều khó khăn do chưa có kinh phí đầu tư. Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều phần mềm quản lý tài liệu số với nhiều mức chi phí khác nhau. IDT Vietnam giới thiệu đến bạn giải pháp phần mềm quản lý tài nguyên số CONTENTdm với những tính năng nổi trội bạn nên biết!

​(Giao diện phần mềm quản lý tài nguyên số CONTENTdm) 

I. Phần mềm quản lý tài nguyên số CONTENTdm là gì?

Phần mềm quản lý tài nguyên số Contentdm là phần mềm quản lý tài liệu số được phát triển bở OCLC.  Phần mềm có khả năng quản lý nhiều loại hình tài liệu khác nhau, quản lý việc truy cập thông qua dải IP và Username, Password. CONTENTdm tuân thủ chuẩn OAI-PMH về trao đổi, chia sẻ dữ liệu số. Phần mềm Contentdm hỗ trợ chia sẻ tài liệu toàn văn, thông tin biểu ghi tài liệu số giữa cộng đồng 3000 thư viện trên thế giới đang sử dụng phần mềm. 

II. Chức năng của phần mềm quản lý tài nguyên số CONTENTdm 

2.1. Phần mềm CONTENTdm giúp tạo lập và quản lý bộ sưu tập

Phần mềm quản lý tài liệu số CONTENTdm quản lý tài liệu theo các bộ sưu tập tài liệu khác nhau, các tài liệu trong các bộ sưu tập được quản lý theo từng nhóm riêng biệt, các nhóm bộ sưu tập số sau khi được tạo dựng và xử lý sẽ được duyệt bởi một người cán bộ quản trị viên duy nhất. Bên cạnh đó CONTENTdm cung cấp cho thư viện các công cụ hỗ trợ khả năng xử lý tài liệu thêo lô,thư viện có thể nhập liệu dữ liệu số lượng lớn từ các cơ sở dữ liệu khác theo các khổ mẫu được cài đặt sẵn.

Multi-Site Server: Xây dựng bộ sưu tập theo nhóm nhiều đơn vị khác nhau

Các thư viện có thể sử dụng CONTENTdm Multisite Server để cộng tác với các thư viện, tổ chức khác để tạo ra các bộ sưu tập số của từng thư viện. CONTENTdm Multi-Site Server là một công cụ có giá trị cho các thư viện và các tổ chức để có thể xây dựng và tổ chức các bộ sưu tập trong phạm vi của mình và các đơn vị và sau đó cho phép người sử dụng ở các khu vực có phạm vi rộng lớn truy cập và sử dụng.

Multi-Site Server cho phép người dùng truy vấn nhiều server CONTENTdm từ một giao diện tìm kiếm duy nhất. Nếu tính theo mặt địa lý một tổ chức ở xa có thể tạo ra và duy trì các bộ sưu tập chứa đựng những đặc thù của địa phương họ đồng thời cung cấp một quá trình truy cập liền mạch cho người sử dụng thông qua một giao diện tìm kiếm duy nhất người sử dụng có thể tìm kiếm vào nhiều Server CONTENTdm khác nhau của các thư viện khác nhau.

Ví dụ về CONTENTdm Multi-Site Server trên thực tế mời xem tại Moutain West

Digital Library (MWDL) là một dự án hợp tác giữa bốn cơ quan trung tâm và mười ba cơ quan nghiên cứu thành viên với hy vọng cung cấp môi trường truy cập kỹ thuật số và bảo quản các loại hình tài liệu đặc biệt của hai bang Utah và bang Nevada Hoa Kỳ.

2.2. Phần mềm CONTENTdm giúp quản lý tài liệu và siêu dữ liệu

Các cán bộ thư viện có xử lý tài liệu theo từng tài liệu đơn lẻ hay xử lý cùng một lúc nhiều tài liệu với các loại hình định dạng khác nhau. Các công cụ trong CONTENTdm  hỗ trợ cho các cán bộ thư viện có thể xử lý cùng một lúc hàng ngàn tài liệu. Các khổ mẫu biên mục tài liệu số được cung cấp trong Contentdm với 125 tùy chọn cho các trường siêu dữ liệu, trên 300 bộ sưu tập trên một server, 16 triệu tài liệu thuộc một bộ sưu tập sẽ giúp cho các thư viện có thể nhanh chóng chuẩn hóa khổ mẫu biên mục tài liệu số theo đặc thù của thư viện. Contentdm có các công cụ giúp cho các thư viện quản lý “Từ khóa kiểm soát” thư viện có thể quản lý theo bộ từ khóa của OCLC, hoặc sử dụng bộ từ khóa của riêng thư viện mình. 

2.3. Phần mềm CONTENTdm giúp quản lý nhiều định dạng tài liệu khác nhau

CONTENTdm cho phép các thư viện có thể quản lý chia sẻ nhiều loại hình tài liệu với các định dạng khác nhau như PDF, PDF multi pages, các file office như Word, Excel, Power point. Phần mềm quản lý tài liệu số Contentdm cho phép quản lý các file âm thanh, hình ảnh, video thuộc nhiều định dạng MP3, WÁV, JPEG, JPEG 2000, MP4,…

CONTENTdm cũng cung cấp một loạt các tùy chọn để làm việc với các hình ảnh có độ phân giải cao như JPEG hoặc TIFF. Các file hình cảnh có dung lượng lớn khi xử lý bằng CONTENTdm  có thể tạo ra các bản copy có thể tùy chỉnh độ phân giải khác nhau theo nhu cầu sử dụng và hiển thị.

2.4. Phần mềm CONTENTdm giúp tuân thủ các tiêu chuẩn quốc tế

Phần mềm quản lý tài liệu số CONTENTdm tuân thủ các tiêu chuẩn quốc tế về biên mục và dữ liệu: Khổ mẫu biên mục tài liệu số Dublin Core, Tiêu chuẩn nén hình ảnh JPEG2000, giao thức OAI-PMH, giao thức lập trình API. Contentdm hỗ trợ toàn bộ font UNICODE với nhiều định dạng ngôn ngữ khác nhau trong đó có những ngôn ngữ như Tiếng Trung Quốc, Nhật Bản, Hàn Quốc, Tiếng Do Thái, Thái Lan, Tiếng Ả rập.

2.5. Phần mềm quản lý tài liệu CONTENTdm giúp quản lý và phân quyền truy cập

Phần mềm quản lý tài nguyên số CONTENTdm quản lý việc phân quyền truy cập đến các tài liệu thông qua hai hình thức, thứ nhất là thêo username và password do thư viện cung cấp, thứ hai là thông qua dải IP. Với các bộ sưu tập hay với từng tài liệu riêng lẻ các cán bộ thư viện có thể quyết định bạn đọc sẽ chỉ được xem các thông tin về biểu ghi tài liệu hay xem thông tin toàn văn về tài liệu, công cụ quản lý bản quyền hình ảnh do CONTENTdm cung cấp sẽ giúp thư viện dễ dàng xác định quyền sở hữu của từng hình ảnh trong từng bộ sưu tập số khác nhau. Việc phân quyền truy cập đến các tài liệu trong CONTENTdm được thực hiện linh hoạt giữa cán bộ biên mục và cán bộ quản trị viên của CONTENTdm. Với các cán bộ thư viện Contentdm quản lý theo user name và password, phần mềm thư viện số CONTENTdm không giới hạn số lượng user name của cán bộ thư viện được cấp theo mỗi giấy phép sử dụng phần mềm.

Tuân thủ giao thức OAI-PMH (Open Archives Initiative Protocol for MetadataHarvesting): Công cụ Worldcat Digital Collection Gateway cùng giao thức OAI-PMH sẽ hỗ trợ cho các thư viện tải các thông tin về biểu ghi tài liệu số, hay các tài liệu toàn văn hiện đang có trong CONTENTdm  lên hệ thống mục lục thế giới Worldcat. Việc này góp phần đưa các thông tin biểu ghi tài liệu trong bộ sưu tập số của thư viện trở thành một phần trong hệ thống hơn ba trăm triệu biểu ghi hiện đang do các thư viện trên thế giới đóng góp lên hệ thống mục lục Worldcat.

2.6. Phần mềm CONTENTdm luôn hướng tới người sử dụng

Các tài liệu số trên phần mềm quản lý tài liệu số CONTENTdm  có thể được tìm kiếm và chia sẻ thông qua giao diện Website của thư viện đang sử dụng với số lượng người truy cập không hạn chế trong cùng một thời điểm, các công cụ đánh giá tài liệu dành cho bạn đọc cũng được CONTENTdm  cung cấp trực tiếp trên giao diện của người sủ dụng. Đường link liên kết đến các tài liệu có thể được Bạn đọc có thể đưa ra các bình luận, đánh giá chất lượng của tài liệu theo các mức độ khác nhau, thông tin về tài liệu có thể chia sẻ thông qua mạng xã hội như Facebook, Twitter…

2.7. Phần mềm quản lý tài nguyên số CONTENTdm giúp tìm kiếm và hiển thị tài liệu

CONTENTdm tối ưu hóa việc xem và hiển thị tài liệu. Người sử dụng có thể tùy chọn các trường hay các toán tử sẽ được tìm kiếm. Các thao tác tìm kiếm có thể được thực hiện khoanh vùng trong phạm vị một bộ sưu tập hay giới hạn số lượng các bộ sưu tập sẽ được truy vấn, bộ lọc kết quả tìm kiếm được thiết kế theo dạng Facets hiển thị trực tiếp trên màn hình sẽ giúp bạn đọc nhanh chóng thu hẹp phạm vi tìm kiếm. Bên cạnh đó bạn đọc có thể tìm kiếm tài liệu của các thư viện đang sử dụng Contentdm thông qua cổng tìm kiếm thông tin tập trung Worldcat Discovery do OCLC cung cấp, bên cạnh đó khả năng tích hợp phần mềm nhận dạng ký tự quang học ABBYY Fine. 

Reader sẽ hỗ trợ bạn đọc tìm kiếm nội dung toàn văn của tài liệu,Phần mềm sẽ nhận diện ký tự trong văn bản và chèn vào các trường dữ liệu cho phép tìm kiếm toàn văn trong tài liệu, Khi xem kết quả tìm kiếm có sử dụng phần mềm các kí tự sẽ được hiển thị nổi bật trong hình ảnh.Khả năng tích hợp phần mềm nhận dạng ký tự quang học là một tùy chọn cho các thư viện khi sử dụng phần mềm thư viện số  CONTENTdm. 

2.8. Phần mềm CONTENTdm có thể  tùy biến giao diện Website

Công cụ tùy biến Website của CONTENTdm  được tích hợp trong module quản trị sẽ giúp cho thư viện có thể tập trung tùy biến giao diện website của CONTENTdm để website có thể hiển thị được các thông tin đặc trưng và tiêu biểu nhất của thư viện mình.

2.9 . Phần mềm CONTENTdm có một cộng đồng rộng lớn

Khi sử dụng CONTENTdm thư viện trở thành một thành viên của một cộng đồng gần 3000 các thư viện, viện nghiên cứu, các cơ quan lưu trữ trên thế giới đang sử dụng

CONTENTdm  giúp các thư viện sẽ được hưởng lợi từ một cộng đồng rộng lớn coi sự chia sẻ vốn tài liệu là một việc quan trọng để phát triển thư viện. Bên cạnh đó thư viện sẽ nhận được sự hỗ trợ qua các trung tâm hỗ trợ của OCLC hay giữa các thư viện đang sử dụng Contentdm.

Phần mềm quản lý tài liệu số CONTENTdm hiện đang được OCLC phát triển và được uỷ quyền cho IDT Vietnam tư vấn và cung cấp tại thị trường Việt Nam. Quý thư viện có nhu cầu vui lòng liên hệ IDT Vietnam để biết thêm thông tin chi tiết.