Quy trình quản lý thư viện trường học

Để có thể quản lý các tài nguyên, tài liệu có trong thư viện của một ngôi trường, cán bộ chuyên trách cần nắm vững quy trình quản lý thư viện trường học. Qua đó, giúp tiết kiệm được thời gian, mang đến sự thống nhất, có hệ thống trong việc quản lý, bảo quản tài liệu, sách, báo… cũng như các hoạt động khác của thư viện sẽ được diễn ra hiệu quả. Cùng tham khảo ngay quy trình quản lý cũng như giải pháp giúp cán bộ thư viện chuẩn hóa công tác của mình trong thời buổi hiện đại ngày nay, 

Tại sao cần quản lý thư viện?

Thư viện trường học dầu quy mô nhỏ, hay to cũng cần lắp có một quy trình quản lý thư viện trường học hợp lý. Việc quản lý thư viện cực kỳ quan trọng bởi vì:

• Khai thác nguồn tài liệu trong thư viện hiệu quả tới bạn đọc, cán bộ và giáo viên. 
• Đảm bảo mọi tài liệu, sách báo của thư viện không bị thất thoát. Đồng thời, luôn kiểm tra, thống kê để phát hiện những hư hỏng của tài liệu, báo lên cấp trên để kịp thời xử lý. 
• Nắm bắt được số lượng sách mượn trả, cũng như số lượng bạn đọc quan tâm đến thư viện. Từ đó, có những hướng giải quyết giúp công tác thư viện được khai thác đúng mực, hiệu quả hơn.
• Kiểm tra, sắp xếp mọi đầu sách theo từng phân loại phù hợp. Kịp thời bổ sung những đầu sách mới nhằm phục vụ bạn đọc nhanh chóng nhất. 

Quy trình quản lý sách thư viện trường học

Quy trình quản lý thư viện trường học chuẩn hóa thường được thực hiện như sau:

• Bước 1: Xuất trình thẻ và vào kho tài liệu cần mượn

Hầu hết mọi học sinh, cán bộ nhân viên trong trường đều được cấp phát thẻ bạn đọc ngay từ đầu năm học để hỗ trợ cho hoạt động mượn, trả sách. Khi bước vào thư viện, cần xuất trình thẻ để cán bộ quản lý có thể xác định đúng thông tin. Và người mượn có thể vào kho để tìm sách khi có sự đồng ý của cán bộ thư viện. 

• Bước 2: Trình tài liệu cần mượn và thẻ để cán bộ làm thủ tục mượn trên hệ thống

Sau khi người mượn đã tìm được tài liệu mình cần. Sẽ đem đến tại quầy của cán bộ thư viện. Lúc này, cán bộ sẽ thực hiện thủ tục mượn trên hệ thống bao gồm nhập thông tin người mượn (mã bạn đọc), thông tin sách, ngày mượn, ngày dự kiến trả…

• Bước 3: Cán bộ làm thủ tục khử từ an ninh và giao sách và thẻ cho bạn đọc

Cán bộ thư viện sẽ kiểm tra sách, thực hiện khử từ an ninh. Sau đó sẽ giao sách cũng như thẻ cho bạn đọc. Như vậy là hoàn tất thủ tục mượn sách từ thư viện. 

Phần mềm quản lý thư viện tốt nhất 2024

Nhằm đáp ứng xu thế áp dụng công nghệ hiện đại trong các công tác quản lý ở nhiều lĩnh vực. Thì các phần mềm quản lý thư viện ra đời, trở thành công cụ đắc lực, chuẩn hóa mọi quy trình quản lý thư viện trường học đem lại sự chính xác, khoa học và hiệu quả. Giaiphapthuvien.vn cũng hân hạnh giới thiệu đến các trường học một số phần mềm quản lý tốt nhất 2024 sau đây:

Phần mềm quản lý thư viện Koha

Với phần mềm này, cho phép người dùng tùy chỉnh để có thể thích ứng với yêu cầu thư viện của mình. Tại đây, cũng cung cấp nhiều tính năng như quản lý sách, quản lý người đọc mượn và trả sách gồm lên lịch, gửi thông báo hay tạo báo cáo,… Nó cũng tích hợp tốt với hệ thống thư viện số để giúp cán bộ dễ dàng quản lý, bạn đọc dễ dàng truy cập vào các tài liệu điện tử. 

Đặc biệt, Koha được đóng góp tài nguyên bởi các chuyên gia cũng như người đọc trên toàn thế giới nên sản phẩm sẽ luôn được cải tiến và phát triển các tính năng mới. 

Phần mềm thư viện số DSpace

Đây là phần mềm mã nguồn mở có thể xử lý các tài liệu đa phương tiện bằng nhiều định dạng tệp tin khác nhau, như định dạng tài liệu văn bản (doc, txt, rtf, pdf,…), về hình ảnh (gif, jpg…), tài liệu âm thanh (wav, mp3, mp4…).

DSpace gồm 2 phân hệ chính là quản trị hệ thống và tra cứu, sử dụng tài liệu số. Với tính thân thiện, linh hoạt và khoa học, chắc chắn phần mềm này sẽ hỗ trợ rất lớn giúp cán bộ quản lý thư viện hiệu quả.

Phần mềm quản lý thư viện Kipos

Phần mềm quản lý thư viện KIPOS là hệ thống phần mềm kiến trúc hướng dịch vụ rất hoàn chỉnh cho phép các thư viện cung cấp đến độc giả của mình công nghệ mới nhất, thuận tiện để truy cập thông tin khắp nơi trên thế giới. 

Tại đây, cung cấp đến người dùng nhiều tính năng cao cấp trong một giải pháp tích hợp. Nhờ vậy, có thể hỗ trợ thư viện quản lý và khai thác hiệu quả mọi dạng thông tin tư liệu từ truyền thống cho đến tài liệu số, xuất bản điện tử của thư viện thông qua công nghệ và kỹ thuật mới nhất.

Phần mềm thư viện thế hệ mới WorldShare Management Services

Đây là phần mềm thư viện thế hệ mới được phát triển, xây dựng từ tổ chức hợp tác thư viện thế giới OCLC và được sử dụng ở nhiều thư viện hiện nay. Nó là một giải pháp tổng thể để phục vụ cho công tác quản lý tài liệu truyền thống, cũng như tài liệu điện tử dựa trên công nghệ điện toán đám mây.

Phần mềm sẽ bao gồm các module như bổ sung, lưu thông, tra cứu tích hợp chuyển giao tài nguyên thông tin tập trung, mượn liên thư viện, quản lý siêu dữ liệu thư mục, quản lý tài liệu điện tử, báo cáo thống kê. Sử dụng phần mềm này,  thư viện sẽ được vận hành trên một nền tảng chung nhất với một quy trình đồng nhất, khoa học. 

Mong rằng, với chia sẻ này, sẽ giúp cho các cán bộ thư viện có thể liên kết giữa quy trình quản lý thư viện trường học với các công cụ phần mềm hỗ trợ để giúp cho công tác thư viện ngày một hiệu quả hơn. Nếu bạn muốn tham khảo hay dùng thử các sản phẩm phần mềm nêu trên, liên hệ ngay tại https://giaiphapthuvien.vn để được hỗ trợ.

Tham khảo thêm bài viết khác: SỐ HÓA TÀI LIỆU TRONG THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ LÀ GÌ?