NHỮNG THUẬN LỢI CỦA VIỆC TẠO CƠ SỞ DỮ LIỆU HỘ TỊCH ĐIỆN TỬ TOÀN QUỐC

Hiện nay, trong bối cảnh đại dịch Covid-19 diễn ra phức tạp và thách thức hội nhập với thế giới. Hầu hết các lĩnh vực ở Việt Nam đã và đang bắt tay vào việc chuyển đổi số trong đó có việc tạo cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc.

Việc sử dụng cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc có nhiều thuận lợi cho từng cá nhân, doanh nghiệp, đơn vị trong việc làm thủ tục, giấy tờ… Vậy có những thuận lợi như thế nào cùng tìm hiểu tại bài viết dưới đây nhé !

1. Cơ sở dữ liệu hộ tịch là gì? 

Căn cứ vào điều 57 Luật Hộ tịch năm 2014: 

Cơ sở dữ liệu hộ tịch là tài sản quốc gia, nơi lưu giữ toàn bộ thông tin hộ tịch của mọi cá nhân, làm cơ sở để bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân, phục vụ yêu cầu tra cứu thông tin, quản lý, hoạch định chính sách phát triển kinh tế – xã hội của đất nước.

Cơ sở dữ liệu hộ tịch bao gồm Sổ hộ tịch và cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử là căn cứ để cấp bản sao trích lục hộ tịch. 

Trong đó: 

• Sổ hộ tịch là căn cứ pháp lý để lập, cập nhật, điều chỉnh thông tin hộ tịch của cá nhân trong cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử. Sổ hộ tịch phải ghi vào một quyển sổ, các trang phải đóng dấu giáp lai, sổ hộ tịch được lưu vĩnh viễn theo quy định của pháp luật. 

• Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử được thiết lập để lưu giữ, cập nhật, quản lý, tra cứu thông tin hộ tịch phục vụ yêu cầu đăng ký hộ tịch trực tuyến; được kết nối và trao đổi thông tin hộ tịch cơ bản của cá nhân cho Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.

2. Lợi ích của việc tạo cở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc

Công tác đăng ký và quản lý hộ tịch của nước ta trước khi có cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử theo phương pháp truyền thống gây ra nhiều bất cập như: Lưu trữ cồng kềnh, tốn không gian, diện tích, bảo quản hồ sơ gặp nhiều khó khăn do dễ bị mối mọt, ẩm mốc gây hư hỏng tài liệu; cán bộ phải tự viết tay vào giấy tờ hộ tịch…. Dữ liệu hộ tịch của mỗi cá nhân chưa có sự kết nối, chia sẻ giữa các cơ quan, địa phương… Chính từ thực tế đó, việc số hóa dữ liệu Sổ hộ tịch là hết sức cần thiết. 

Việc tạo cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử bắt đầu từ việc số hóa Sổ hộ tịch bao gồm các quá trình thu thập, phân loại, scan/chụp và tạo lập các file dữ liệu hộ tịch dưới dạng file Excel từ các Sổ hộ tịch gốc để thực hiện việc cập nhật vào Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch. 

Việc tạo cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc đem lại nhiều lợi ích như sau: 

• Thứ nhất, khắc phục tình trạng lưu trữ cồng kềnh, bảo quản hồ sơ hộ tịch còn nhiều khó khăn. Việc số hóa dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc không lo bị mất, hỏng theo thời gian. 

• Thứ hai, khi công dân có nhu cầu trích lục hộ tịch, cán bộ phụ trách sẽ không phải mất thời gian tìm kiếm Sổ hộ tịch gốc như trước mà chỉ cần tra cứu dữ liệu trên Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử. Việc số hóa giúp giảm thời gian giải quyết thủ tục hành chính và giúp nâng cao trình độ tin học cho đội ngũ cán bộ khi áp dụng công nghệ vào quản lý. 

• Thứ ba, giúp xóa bỏ sự lệ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu trích lục hộ tịch khi người dân có thể đề nghị cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch ở bất cứ nơi nào để thực hiện mà không mất thời gian và chi phí đi lại. 

• Thứ tư, khi Cơ sở dữ liệu hộ tịch được kết nối và chia sẻ với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, cơ quan quản lý dân cư không phải nhập lại thông tin đầu vào của công dân mà có thể sử dụng những thông tin hộ tịch đã được cập nhật vào hệ thống dữ liệu.

3. Tạo CSDL hộ tịch điện tử toàn quốc cần những gì?

Việc xây dựng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử cần có cơ sở hạ tầng kỹ thuật, thông tin hiện đại. Bên cạnh đó cần chú trọng trong việc triển khai, nâng cấp, phát triển, mở rộng phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung. 

Việc số hóa sổ hộ tịch gốc cũng cần phải lựa chọn những thiết bị hỗ trợ quá trình số hóa như: máy scan tài liệu phù hợp để quét mà không ảnh hưởng đến tình trạng vật lý của tài liệu. 

Một số lưu ý khi chọn máy scan dùng để số hóa sổ hộ tịch: 

• Tốc độ quét – quét nhanh giúp xử lý một lượng lớn tài liệu trong quá trình số hóa sổ hộ tịch

• Chất lượng hình ảnh quét phải rõ ràng, sắc nét 

• Phải có phần mềm chỉnh sửa đi kèm sau khi quét – giúp cán bộ số hóa dễ dàng sửa và điều chỉnh cho đúng kích thước theo yêu cầu chung

• Giá thành hợp lý giúp nhiều địa phương có ngân sách ít nhưng vẫn có thể sử dụng 

Một số dòng máy scan thông minh phù hợp với việc số hóa sổ hộ tịch nói riêng và công tác số hóa tài liệu nói chung.

Bên cạnh việc trang bị cơ sở vật chất và trang thiết bị, các đơn vị cũng cần chú trọng vào việc đào tạo, tập huấn, bồi dưỡng cán bộ. Tổ chức bộ máy nhân sự giúp vận hành, quản lý, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu. 

Xây dựng cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử quốc gia là vấn đề cấp thiết của đất nước hiện nay. Khi sử dụng hệ thống Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử quốc gia giúp giảm tải cho cán bộ phụ trách và tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho người dân khi làm thủ tục.